Microsoft Dynamics CRM 2011 | Länderangaben & Adressblock

To be or not to be… Eine Frage wurde mir schon hunderte Male in Schulungen gestellt. Sollen wir die Länderangaben bei einem Firmen, Kontakt oder Lead-Datensatz pflegen?

Was empfehlen Sie?

Die Antwort hängt schlichtweg von Euren Datensätzen, Euren Nutzern und den Aufgabenstellungen des CRM ab. Wenn Ihr beispielsweise mit dem CRM System mehrere Briefe per Seriendruck erstellt und Ihr International aufgestellt seid, dann lohnt sich die Erfassung der Länderangaben bei den Adressdatensätzen.

AdressblockDenn Microsoft Word 2010 bietet eine wunderbare, zeitsparende Funktion – den Adressblock.

Diese Funktion wird oftmals unterschätzt und noch häufiger gar nicht genutzt, weil nicht konfiguriert. Dabei ist die Konfiguration und damit das Zusammenspiel mit den Daten aus Microsoft Dynamics CRM doch so einfach.

Datenfelder_wählen

Wenn man über Felder wählen… die Konfiguration beginnt, hat man die notwendigen Felder schnell im Überblick. Die Felder “Erforderlich für Adressblock” sollten dabei im Standard bei jedem Seriendruck als CRM Datenfelder zur Übergabe ausgewählt werden.

Hat man die Felder übergeben, gilt es die Felder nunmehr zuzuweisen.

Und ganz wichtig, will man die Arbeit nicht mehrfach erledigen ist das Speichern der gefundenen Übereinstimmungen.

Datenfelder_nach_Speichern

Habt Ihr die Datenfelder zugewiesen und die Einstellungen gespeichert, dann kann bei jeder weiteren Verwendung der Seriendruckfunktion diese Feldzuordnung erneut genutzt werden.

Der Vorteil: Ihr benötigt nur noch den Adressblock, um fortan die korrekte Anschrift für den Datensatz zu erzeugen.

Adressblock_Std_Deutsch

Voraussetzung dafür ist, dass Ihr beim Einfügen des Adressblocks den Optionsschalter Adresse entsprechend dem Bestimmungsland/der Region formatieren gesetzt habt.

Adressblock_entsprechend_Bestimmungsland

Habt Ihr dann in Eurem CRM System im Feld Land die entsprechende korrekte Angabe, erledigt MS Word für Euch den Rest und bereitet den Adressblock entsprechend auf.

Als Beispiel habe ich einfach mal zwei Kontakte angeschrieben und über den Adressblock die Anschrift zusammenstellen lassen.

Mr. Dennis Michalis
Microsoft
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052
United States

Microsoft Deutschland GmbH
Herr Ralph Haupter
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim

Wie Ihr sehen könnt, sind die Adressen hervorragend formatiert.

Da schließt sich dann auch gleich die 2. Frage an: Können wir anstatt die Länderangaben auszuschreiben auch die Länderkurzzeichen verwenden?

Okay, pflegen wir bei den Datensätzen also einmal US und einmal DE ein und sehen uns das Ergebnis an.

Mr. Dennis Michalis
Microsoft
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052
US

Microsoft Deutschland GmbH
Herr Ralph Haupter
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim

DE

Unser Problem ist jetzt, dass DE angezeigt wird, obwohl wir dies gern bei Deutschen Adressen ausgeblendet hätten. Unser Optionsschalter, den wir gesetzt haben heißt Land/Region nur dann einfügen, wenn anders als:

Schauen wir uns die Liste hier an, stellen wir fest, dass “DE” nicht zur Auswahl steht, sondern die Länder allesamt ausgeschrieben sind.

Es ist daher ratsam auch im CRM mit vollständig ausgeschriebenen Länderbezeichnungen zu arbeiten.

Hier gibt es diverse Beispiele im Netz, wie man es dem Nutzer dennoch recht machen kann und die Dateneingabe optimiert.

Ansätze wären z.B.

- Kurzzeichen eingeben – Langname in das Feld einsetzen

- DE als Kurzzeichen vorgeben, da ein Großteil der Adressen aus Deutschland

Damit jedoch nicht genug. Die Eingabe des Landes lohnt sich auch, wenn Ihr mit Geoangaben zukünftig mehr über Eure Datensätze in Erfahrung bringen wollt. Also zum Beispiel Bing-Maps Karten einbindet oder auch aus dem Windows Azure Marketplace Datenanreicherungen vornehmt. Hier ist eine vorhandene Länderkennung besonders hilfreich, damit z.B. bei Bing Maps im korrekten Land der Ort gesucht wird.

 

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