Microsoft Dynamics CRM 2011 | Benutzer Arbeitszeitenkalender

Neulich bin ich gefragt worden, welche Möglichkeiten bestehen zwischen einer Arbeitszeiterfassung und Microsoft Dynamics CRM 2011 einen geeigneten Austausch von Daten zu ermöglichen.

Den meisten dürfte bekannt sein, dass innerhalb des CRM Systems für jeden Benutzer ein so genannter Arbeitszeitenkalender angelegt und auch editiert werden kann. Die Arbeitszeiten finden Anwendung bei der Planung von so genannten Services. Und da ich mich gerade intensiv mit den Möglichkeiten des Kalenders auseinandergesetzt habe, konnte ich eine Variante der Anbindung vorschlagen.

Zunächst muss man wissen, dass es via SDK durchaus Möglichkeiten gibt, Einträge in den jeweiligen Arbeitszeitenkalender vorzunehmen.

Hier finden sich einige Beispiele mittlerweile im Netz, die jedoch von einigen 1:1 übernommen werden, ohne sich der Konsequenzen bewusst zu sein.

Daher stelle ich Euch die Code-Zeilen einmal etwas ausführlicher dar.

Ein Arbeitszeitenkalendereintrag besteht immer aus einem Kalendereintrag + einem so genannten inneren Kalendereintrag.

Der Kalendereintrag kann wie folgt erzeugt werden:

         // Get the calendar id of the user
         Entity systemUserEntity = slos.Retrieve(“systemuser”, userid, new ColumnSet(new String[] { “calendarid”}));
         // Retrieve the calendar of the user
         Entity userCalendarEntity = slos.Retrieve(“calendar”, ((Microsoft.Xrm.Sdk.EntityReference)(systemUserEntity.Attributes["calendarid"])).Id, new ColumnSet(true));
         // Retrieve the calendar rules defined in the calendar
         EntityCollection calendarRules = (EntityCollection)userCalendarEntity.Attributes["calendarrules"];
         // Create a new inner calendar
         Entity newInnerCalendar = new Entity(“calendar”);
         newInnerCalendar.Attributes["businessunitid"] = new EntityReference(“businessunit”, ((Microsoft.Xrm.Sdk.EntityReference)(userCalendarEntity["businessunitid"])).Id);
         Guid innerCalendarId = slos.Create(newInnerCalendar);
         // Create a new calendar rule and assign the inner calendar id to it
         Entity calendarRule = new Entity(“calendarrule”);
         calendarRule.Attributes["description"] = “Time Off Rule”;
         calendarRule.Attributes["name"] = “Reason”;
         calendarRule.Attributes["duration"] = 60;
         calendarRule.Attributes["extentcode"] = 2;
         calendarRule.Attributes["pattern"] = “FREQ=DAILY;INTERVAL=1;COUNT=1″;
         calendarRule.Attributes["rank"] = 0;
         calendarRule.Attributes["timezonecode"] = _timeZoneCode;
         calendarRule.Attributes["innercalendarid"] = new EntityReference(“calendar”, innerCalendarId);
         // starting at 12:00 on 7 May
         calendarRule.Attributes["starttime"] = new DateTime(2013, 5, 7,12,0,0,DateTimeKind.Utc);
         calendarRules.Entities.Add(calendarRule);
         // assign all the calendar rule back to the user calendar
         userCalendarEntity.Attributes["calendarrules"] = calendarRules;
         // update the user calendar entity that has the new rule
         slos.Update(userCalendarEntity);

Wie Ihr seht habe ich zwei Zeilen besonders hervorgehoben, da Sie in zahlreichen anderen Beispielcodes schlichtweg vergessen oder direkt gesetzt werden.

Zum Einen handelt es sich um die Angabe eines Abwesenheitsgrundes. Vergeblich sucht man in der Kalenderentität nach einem Attribut “Reason”. Hier muss schlichtweg der “Name” gesetzt werden, um im Kalender einen vernünftigen Eintrag zu erzeugen.

Zum Anderen sollte der Zeitzonencode nicht fest gesetzt werden, sondern in Abhängigkeit des Benutzers, für den ein Eintrag erzeugt werden soll.

Glücklicherweise kann man auch diese mit einfachen Mitteln auslesen.

 //Retrieve TimeZoneCode
var currentUserSettings = _serviceProxy.RetrieveMultiple(
              new QueryExpression(UserSettings.EntityLogicalName)
              {
                  ColumnSet = new ColumnSet(“localeid”, “timezonecode”),
                  Criteria = new FilterExpression
                  {
                      Conditions =
                {
                    new ConditionExpression(“systemuserid”, ConditionOperator.EqualUserId)
                }
                  }
              }).Entities[0].ToEntity<UserSettings>();

_localeId = currentUserSettings.LocaleId;
_timeZoneCode = currentUserSettings.TimeZoneCode;

Damit jedoch nicht genug, denn es fehlt noch die Definition des inneren Kalenders.

Entity calendarRule1 = new Entity(“calendarrule”);
         // duration of 60 minutes
         calendarRule1.Attributes["duration"] = 60;
         calendarRule1.Attributes["effort"] = 1.0;
         calendarRule1.Attributes["issimple"] = true;
         calendarRule1.Attributes["offset"] = 0;
         calendarRule1.Attributes["rank"] = 0;
         // subcode 6= vacation
         calendarRule1.Attributes["subcode"] = 6;
         // time code 2 = unavailable
         calendarRule1.Attributes["timecode"] = 2;
         calendarRule1.Attributes["timezonecode"] = -1;
         calendarRule1.Attributes["calendarid"] = new EntityReference(“calendar”, innerCalendarId);
         EntityCollection innerCalendarRules = new EntityCollection();
         innerCalendarRules.EntityName = “calendarrule”;
         innerCalendarRules.Entities.Add(calendarRule1);
         newInnerCalendar.Attributes["calendarrules"] = innerCalendarRules;
         newInnerCalendar.Attributes["calendarid"] = innerCalendarId;
         slos.Update(newInnerCalendar);

 

Wenn man diesen Code nunmehr verwendet, um einen Eintrag im Arbeitszeitenkalender zu erzeugen, erhält man einen ordnungsgemäß erstellten Eintrag mit gewählter Auszeit.

Und selbst im Kalender des jeweiligen Benutzers ist der Eintrag gelistet. Etwas verwun-derlich, ist allen-falls die Tat-sache, dass nach dem Eintrag die weitere verfügbare Zeit nicht hellblau markiert ist.

Doch dies ist meiner Meinung nach lediglich ein Darstellungsfehler, den wir schon seit geraumer Zeit im System haben. (Bei manuell erstellten Einträge ist die Darstellung nämlich zu 100% identisch).

Nun habe ich im obigen Quellcode noch eine weitere Zeile hervorgehoben. Auch hierfür finden sich im SDK einige Beschreibungen:

Member name	Description
Appointment	A block of time that is already scheduled for an appointment. Value = 7.
Break	A block of time that cannot be committed due to a scheduled break. Value = 4.
Committed	A block of time that is committed to perform an action. Value = 2.
Holiday	A block of time that cannot be scheduled due to a scheduled holiday. Value = 5.
ResourceCapacity	Specifies the capacity of a resource for the specified time interval. Value = 10.
ResourceServiceRestriction	A restriction for a resource for the specified service. Value = 9.
ResourceStartTime	Specifies to filter a resource start time. Value = 8.
Schedulable	A schedulable block of time. Value = 1.
ServiceCost	An override to the service cost for the specified time block. Value = 12.
ServiceRestriction	Specifies that a service is restricted during the specified block of time. Value = 11.
Uncommitted	A block of time that is tentatively scheduled but not committed. Value = 3.
Unspecified	Specifies free time with no specified restrictions. Value = 0.
Vacation	A block of time that cannot be scheduled due to a scheduled vacation. Value = 6

Wie es scheint können wir also noch weitere Einträge mit anderen Subcodes erstellen.

Und natürlich habe ich es mir nicht nehmen lassen, für Euch zu experimentieren. Wir nehmen als nächstes den Subcode 4 und erstellen eine Pause.

Das Arbeitszeitenmodell wird entsprechend angepasst. Die Pause ist ebenfalls berücksichtigt, wenn auch nicht angezeigt.

Wollte man die Pause gar bearbeiten und klickt auf den Arbeitszeiten-eintrag des Tages, so stellt man fest, dass die Pause hier nicht angezeigt wird.

Die Pause wird ebenfalls nicht im Benutzer-Kalender angezeigt. 

Dennoch ist sie im System und wird beispielsweise von der Service-Planung berücksichtigt.

Was passiert, wenn wir mit dem Subcode 7 einen Termin erzeugen?

Wie schon bei der Pause, wird auch hier ein geändertes Arbeitszeitenprofil ausgegeben, ein Termin jedoch nicht angezeigt.

Nun könnte man meinen, es handelt sich um einen Termin, also müsste dieser in den Aktivitäten oder aber im Kalender des Benutzers zu finden sein.

Doch weit gefehlt. Weder unter den Aktivitäten, noch im Kalender des Benutzers ist dieser Termin sichtbar.

Ist der Termin also gar nicht im System?

Doch, denn auch hier ergibt ein Test mit der Service-Planung, dass für den Benutzer zu dieser Zeit kein Service-Termin geplant werden kann, da er/sie nicht verfügbar ist.

Widmen wir uns noch einem weiteren interessanten Subcode zu. In diesem Fall den Ferien (Subcode 5).

Eine Anzeige im Arbeits-zeitenkalender erfolgt. Doch will man den Eintrag verändern (Doppelklick),

so erhält man eine Fehler-meldung.

Was also, wollte man den Benutzer-Kalender anzeigen?

Auch hier erhält man eine Fehlermeldung für den kompletten Tag. Und in der Folge kann man keine Einträge für diesen Tag vornehmen.

Wer jetzt ein On-Premise-System besitzt, der kann direkt in der SQL-Datenbank die erstellten Kalender-Einträge löschen und erhält im Anschluss wieder Zugang zu dem Benutzer-Kalender. Wer hingegen eine Online-Version besitzt, der darf nunmehr mit dem Support ein Ticket bearbeiten.

Darum aufgepasst bei den SubCodes !!!

Nicht jeder Subcode der in der Beschreibung einen geeigneten Eintrag enthält, lässt sich auf diese einfache Art und Weise erzeugen.

Kommen wir nach diesem kurzen Testausflug zurück auf die mögliche Lösung zur Anbindung einer Arbeitszeiterfassung und Microsoft Dynamics CRM.

Mit obigem Beispiel können wir ein Plug-In programmieren. Wir brauchen in unserem CRM-System nunmehr noch eine Benutzerdefinierte Entität “TimeOffs”. Immer dann, wenn hier für einen bestimmten Benutzer eine “Arbeitsfreie Zeit” eingetragen wird, erstellt unser Plug-In einen Eintrag in seinem/ihrem Arbeitszeitenkalender. Auf diese Art und Weise haben wir eine Möglichkeit, per Export-/Import aus dem Arbeitszeitenerfassungssystem Einträge in unsere neue Entität zu übernehmen und diese dann in den Arbeitszeitenkalender vom CRM zu übertragen.

Hierfür benötigen wir die Felder:

Abwesenheitsgrund, Start- und Enddatum der Abwesenheit, Suchfeld zu Benutzern (zur Auswahl), Dauer.

Obiger Code muss nun noch verbessert werden, so dass die Zeitzone für den Benutzer abgefragt wird, für den eine Abwesenheit eingetragen werden soll. Und die anderen Werte sind ebenfalls dynamisch aus den jeweiligen Werten der Entität zu übernehmen.

Ich hoffe, dieses Beispiel hat Euch gezeigt, dass noch eine Menge Flexibilität im System steckt, dessen man sich (manchmal mangels Dokumentation) nicht immer bewusst ist.

Viel Spaß beim Experimentieren und bis zum nächsten Mal

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | GeoFlow mit Excel 2013

Nach PowerPivot gibt es erneut ein interessantes Add-On namens “GeoFlow”, welches seit kurzem als öffentliche Preview verfügbar ist.

Das interessante daran ist die Nutzung einer vertrauten Umgebung (Excel und Bing Maps), um Daten einfach zu analysieren, aufzubereiten und in einer Zeitachse als eine Art “Video” betrachten zu können.

Im Excel Blog findet Ihr einen ausführlichen Artikel mit einem Fallbeispiel und allen weiterführenden Links. Ich wollte es mir nicht nehmen lassen, dieses neue Tool im Zusammenspiel mit Microsoft Dynamics CRM zu testen.

Nachdem das Add-On installiert und aktiviert ist, nutzt man im CRM System die Möglichkeit des Exports von Daten gen Excel.

Um die Lokalisierung von Daten zu ermöglichen, empfehle ich entweder die Felder Längen- und Breitengrad in den Export mit aufzunehmen (sofern Ihr geocodierte Adressen in Euren Systemen habt), oder aber zumindest Ort und Postleitzahl in die Export-Ansicht als Spalten hinzuzufügen.

Darüber hinaus solltet Ihr in Eurem Export mindestens ein Datum/Zeit-Attribut exportieren, um die Zeitachsenfunktion von “GeoFlow” nutzen zu können. Auf diese Art, könnt Ihr Eure Daten in einem Zeitraffer anschauen.

Nachdem Ihr die Daten exportiert habt, wäre es wünschenswert, wenn Ihr, wie im “Getting Started Document” beschrieben, die Schaltfläche für GeoFlow betätigen könntet. Doch beim direkten Export von Daten ist diese Option inaktiv. Ihr müsst Eure Daten daher zunächst kopieren und dann in eine neue Arbeitsmappe einfügen.

Erst danach öffnet sich die 3D Weltkugel und Ihr könnt mit der Konfiguration Eurer “Szene” beginnen.

Ein Nachteil des Kopierens ist natürlich die Tatsache, dass Ihr anschließend keine dynamischen Daten mehr habt. Ändern sich also Daten im CRM, werden diese nicht in Excel aktualisiert. Dementsprechend sind dann auch die Auswertungen nicht dynamisch.

Aber ich habe die Hoffnung, dass dies nur während der Preview der Fall ist und wir auf eine volle Unterstützung hoffen können.

 

Habt Ihr die Konfiguration Euren Vorstellungen entsprechend durchgeführt, so könnt Ihr die Daten auf verschiedene Art und Weise auf einer 3D-Karte darstellen.

Habt Ihr ein Datum-/Zeit-Attribut mit exportiert, so bietet Euch GeoFlow die Möglichkeit Eure Daten in einem Zeitraffer darzustellen.

Ihr habt dann eine Abspiel-Funktion und Ihr könnt Euch im Zeitraffer die Entwicklung Eurer Daten ansehen.

Als zusätzliche Darstellungsoption könnt Ihr auch die aus Bing-Maps bekannte “Heat-Map” Darstellung nutzen.

Mein persönliches Fazit: Mit GeoFlow könnt Ihr Eure Microsoft Dynamics CRM Daten in beeindruckender Art und Weise aufbereiten.

Sei es eine Heat-Map Darstellung Eurer Umsatzsstärksten Kunden, eine Darstellung aller in einem Zeitraum aufgelaufenen Support-Fälle kumuliert nach Kunde (Ort) oder auch die Effektivität Eurer durchgeführten Marketing-Kampagnen.

Wenn jetzt noch das Zusammenspiel mit Microsoft Dynamics CRM dahingehend verbessert wird, dass Ihr GeoFlow auch direkt nach dem Export starten könnt oder gleich diese Option als Export-Variante angeboten wird, entsteht ein einfach zu nutzendes Werkzeug, um die Daten imposant aufbereiten zu können.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | Ein (Aus-)Blick gen Orion

Die Convergence 2013 ist zu Ende und es wurden weitere Highlights im Zusammenhang mit Microsoft Dynamics CRM präsentiert.

Nach der Akquisition von Marketing Pilot, welches im Gemini Release im Zusammenspiel mit Microsoft Dynamics CRM erscheinen wird, wurde die nächste Akquisition verkündet. Netbreeze aus Zürich gehört nunmehr zur Microsoft Familie und wird direkt und kurzfristig in Microsoft Dynamics CRM integriert werden. Somit steht der Analyse von Social Media Kanälen innerhalb von Microsoft Dynamics CRM nichts mehr im Wege.

Natürlich wurden auch ein paar neue Screenshots vom Orion Release gezeigt, die ich Euch nicht vorenthalten möchte.

Beginnen möchte ich bei der Hauptnavigation. Über diesen Weg können wir zukünftig zwischen den Bereichen hin- und herspringen. Die 4 Ordnungsgruppen Vertrieb, Marketing, Service und Einstellungen sind geblieben.

Der Bereich Meine Arbeit wurde eingespart.

Wenn wir uns innerhalb einer Navigations-gruppe be-wegen, finden wir unsere Untergruppen innerhalb des Menübereichs.

Und wir dürfen uns – wenn auch einfarbig – wieder an Icons erfreuen, die es dem Nutzer einfach machen, zwischen verschiedenen Entitäten zu unterscheiden.

 

Hinweis:

Erfreulicherweise wird hier allem Anschein nach auf die bereits bekannte Größe von
32 x 32px gesetzt. Die Icons sind in einem black- und white-Schema vorzuhalten, wie man es bereits von der Windows 8 Entwicklung her kennt.

 

Die Listenansichten existieren auch weiterhin in Orion. Die Abstände zwischen den Zeilen haben sich bereits im Polaris Release zu Gunsten einer besseren Touch Nutzung vergrößert. Mehrere Datensätze können über ein Kontrollkästchen ausgewählt werden.

In den Listenansichten bleiben ebenfalls die Charts erhalten, die von der rechten Seite aus eingeblendet werden können und grafische Auswertungen enthalten können.

Innerhalb eines Datensatzes findet sich am oberen Bildschirmbereich die neue Hauptnavigation.

Diese ist im Polaris Release derzeit noch nicht zu sehen. Ob hier eine Änderung des Farbschemas erlaubt sein wird, bleibt abzuwarten.

Aus der Haupt-navigation heraus wird man auch wieder auf die in Beziehung stehenden Datensätze wie z.B. Aktivitäten, Beziehungen, etc. zugreifen können.

Darüber hinaus können aus diesem Menüpunkt heraus neue Aktivitäten angelegt werden. Ein Klick auf das Plus-Zeichen legt jeweils einen neuen Datensatz an und bietet hierfür eine Datenerfassungsmaske.

Und auch die MRU-Liste existiert weiterhin. Der Zugriff erfolgt auch hier aus der Hauptnavigation heraus.

Auffällig am neuen Design ist, dass man sich auf die Anzeige auf 6 Elemente innerhalb des Menüs konzentriert. Dies werden jeweils die Elemente sein, die der Nutzer am häufigsten anwendet.

Und natürlich dürfen auch die Dashboards nicht fehlen. Diese stehen je nach ausgewählte Bereich (Vertrieb, Marketing, Service) zur Verfügung. Aus den Dashboards heraus kann man auch weiterhin direkt in die Datensätze springen.

Soweit ein erster Einblick auf das Orion Release. Selbstverständlich alles ohne Gewähr. Denn bis zum finalen Release können noch einige Änderungen erfolgen.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | Adressauswahl weiterer Adressen

In vielen meiner Projekte werde ich immer wieder auf den Adressauswahldialog angesprochen.

Mit CRM 2011 hat sich hier der zu verwendende Quellcode leicht geändert, so dass ich in dem heutigen Artikel gern noch einmal auf die Quellcode Passagen eingehen möchte.

var parentCustomerField = Xrm.Page.getAttribute(“new_account”);
    if (parentCustomerField && parentCustomerField.getValue()) {
        var parentCustomer = parentCustomerField.getValue()[0];
         var url = ‘/’ + Xrm.Page.context.getOrgUniqueName() +
            ‘/_controls/lookup/lookupsingle.aspx?class=BrowseCustomerAddress&objecttypes=1071&browse=1&bindingcolumns=line1%2cpostalcode&parentType=’
            + parentCustomer.type + ‘&parentId=’
            + parentCustomer.id + ‘&ShowNewButton=1&ShowPropButton=1&DefaultType=1071′;
       
        var selectedAddress = window.showModalDialog(url, null, ‘dialogWidth:600px;dialogHeight:400px;resizable:yes’);
      

Mit obigem Code lässt sich beispielsweise eine Funktion im onLoad einer Form hinterlegen. Diese Funktion wird über eine Schaltfläche gestartet und öffnet dann das Dialogfenster zur Auswahl der zu einem Kontakt oder einer Firma hinterlegten Adresse.

Dazu muss ein Feld “new_account” auf der Form existieren, in dem auf eine Firma verwiesen wird.

Dies ist noch nicht wirklich spannend. Viel interessanter wird es schon bei der Fragestellung, wie kommt man an die Auswahl heran und kann diese für weitere Funktionen verwenden.

Idealerweise würden wir gern die ID ermitteln wollen, um damit die Adressinformationen nachladen und in unsere Form übernehmen zu können.

if (selectedAddress != null) {
            var addressFields = JSON.parse(selectedAddress)
            var sLookupValue = addressFields.items[0].id;
        }

Hier hat sich die Logik der Lookups / Dialoge verändert und uns steht neuerdings ein JSON Objekt zur Verfügung. Wenn wir dieses also parsen, können wir mit .id einfach an unseren selektierten Datensatz gelangen.

Dies ist im Gegensatz zu früher viel einfacher, da wir nicht nur an die ID, sondern auch an alle anderen übergebenen Objekte herankommen.

In meinem Beispiel habe ich in sLookupValue nunmehr die ID und kann mit dieser weitere Abfragen im System starten.

 

}
else {
    alert(‘No customer selected’);
}

Natürlich gehört der Quellcode noch vernünftig abgeschlossen, für all diejenigen von Euch, die dieses Script übernehmen oder testen wollen.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | Add-Ons Check–Besser beraten…

In meiner Add-Ons Checkliste stelle ich Euch heute die Besser-Beraten-Software vor, einer gemeinsamen Initiative von Microsoft Dynamics CRM und proRM Business Solutions.

Nun könntet Ihr Euch Fragen, was hat eine Besser-Beraten-Software mit einem Add-On zu tun? Der Grund ist schlichtweg darin begründet, dass das Gesamtpaket aus Microsoft Dynamics CRM und einem von proMX entwickelten Aufsatz besteht. Durch die Ergänzung von Microsoft Dynamics CRM im Bereich Ressourcen- und Projektmanagement entsteht eine Lösung, mit der Berater zu jeder Zeit, an jedem Ort und von jedem Endgerät aus Zugriff auf Ihre Projektplanungen haben.

Dank der Verfügbarkeit für sowohl On-Premise-, als auch Online-Kunden ist jedem CRM Benutzer der Zugang zu dieser Lösung möglich. Und wer sich selbst von der Leistungsfähigkeit überzeugen möchte, ohne dabei in seiner Live-Umgebung ein Installationsszenario durchdenken zu müssen, dem sei die Einrichtung einer CRM Online Test-Instanz für 30 Tage in Kombination mit dem Angebot von proMX empfohlen.

Ich konnte bei meinem Einblick zahlreiche Ansatzpunkte für den täglichen Einsatz, aber auch im Zusammenspiel mit weiteren Add-On-Lösungen erkennen.

Dabei sind es natürlich nicht nur Berater, die von einer Ressourcen- und Projektmanagement-Software Integration in Microsoft Dynamics CRM profitieren. Idealerweise überzeugt Ihr Euch selbst im Rahmen der Teststellung – es ist wirklich kinderleicht.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | CRM auf der CeBIT 2013

Auch in diesem Jahr konnten alle interessierten Besucher der CeBIT auf dem Stand von Microsoft die Flexibilität und Leistungsfähigkeit von Microsoft Dynamics CRM sehen.

Auf der Center-Stage stellten Sebastian Graßl und Lutz Jannausch die Vorzüge unter dem Motto “Ihre Kunden brauchen Liebe und Sie CRM!” vor.

Besonders hervorheben möchte ich in diesem Zusammenhang die Verfügbarkeit der neuen App im Windows 8 Store – dem Microsoft Dynamics CRM Infocenter.

Hier bekommt Ihr zusätzliche Informationen kompakt und übersichtlich in einer Anwendung aufbereitet zur Verfügung gestellt.

In diesem Jahr standen mit Jürgen Beck und mir gleich zwei CRM- (MVP) Experten des deutschsprachigen Raums sowohl im Chat, als auch am Stand für Eure Fragestellungen zur Verfügung.

Deshalb darf ich mich an dieser Stelle bei allen Besuchern bedanken. Soweit uns dies möglich war, hoffen wir alle Fragestellungen zur Zufriedenheit beantwortet zu haben bzw. Euch an die jeweiligen Kontaktpersonen bei Microsoft vermittelt zu haben.

Da einige Fragen mit Sicherheit auch für meine Leser von Interesse sind, habe ich einige exemplarisch herausgegriffen und stelle Euch die Antworten kompakt zur Verfügung.

Microsoft Dynamics CRM ist für mich völlig neu und ich suche weiterführende Informationen, was mir Microsoft Dynamics CRM alles bietet. Wo finde ich diese Informationen?

Zum Einen natürlich in o.g. Anwendung als Windows 8 Nutzer, aber selbstverständlich auch kompakt aufbereitet unter: http://crm.dynamics.com/de-de/home

 

Ich habe gehört mit Office365 kann ich nunmehr auch CRM Online zusätzlich als Option “hinzubuchen” und damit nutzen. Ist diese Aussage richtig?

Dynamics CRM und O365 spielen perfekt miteinander. Einen passenden O365 Plan sollte man sich aus der Übersicht entnehmen. Für Kombinationsangebote einfach eine Anfrage an Microsoft per E-Mail stellen.

 

Ich bin mir noch unsicher bezüglich des Angebotes von CRM Online in der Cloud. Wie sicher sind meine Daten in der Cloud? Wird mir hier auch ein Backup geboten?

Microsoft nimmt das Thema Datensicherheit in der Cloud sehr ernst und stellt ausführliche Informationen in den so genannten Trustworthy-Centern bereit. Für Office365 genauso, wie für CRM Online

 

Mir wurde geraten mit einem Implementierungspartner zusammen zu arbeiten. Gilt das auch für CRM Online und wenn ja, wie finde ich einen geeigneten Partner, der sich in meiner Branche auskennt?

Auch im CRM Online Umfeld lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Implementierungs-partner. Obgleich das Thema Installation durch die Cloud-Bereitstellung einen geringeren Anteil an Beratungsleistungen ausmachen wird, gilt es vor allem doch die Lösung den individuellen Anforderungen hin bereitzustellen. Somit also auch im CRM Online Bereich die individuellen Anpassungsmöglichkeiten gemeinsam mit einem Partner zu diskutieren und möglicherweise durch den Einsatz gezielt ausgesuchter Add-On-Module das Microsoft Dynamics CRM seinen Anforderungen entsprechend einzusetzen.

Einen geeigneten Partner zu finden, ist dabei kinderleicht. Im so genannten Microsoft Dynamics Marketplace einfach die Branche und/oder die PLZ eingeben und sich über die Partner informieren.

 

Mir wurde gesagt, dass Microsoft Dynamics CRM für den Bereich IT-Service keine Angebote hat und mir wurde vom Einsatz abgeraten.

Sowohl im Service-Bereich, als auch in den Bereichen Marketing und Vertrieb, hat Microsoft Dynamics CRM ein großzügiges Angebot für alle Interessierten.

Neben dem im Standard gebotenen Funktionen bieten sich über den Dynamics Marketplace eine Vielzahl unterschiedlichster Add-On Lösungen von Partnern, die sich auf Business-Szenarien konzentriert und Erweiterungen hierfür entwickelt haben.

Grundsätzlich bietet Microsoft Dynamics CRM dank des xRM Frameworks eine Flexibilität, die es ermöglicht, die Software jederzeit Euren aktuellen Anforderungen hin anzupassen. 

 

Ich habe Microsoft Office Outlook bereits bei mir installiert (On-Premise-Installationsumgebung) und interessiere mich für Dynamics CRM Online. Wie verhält es sich denn dabei mit der Installation und dem Zusammenspiel?

Egal, ob bei einem bereits auf dem Rechner installiertem Outlook (Office 2010/2013) oder ein durch das neue O365 Abo installiertem lokalen Outlook – Nach der Einrichtung einer CRM Online Organisation und entsprechender Konfiguration startet Ihr das CRM Online System in einem Browserfenster Eurer Wahl. Ihr findet dann ein gelb-unterlegtes Hinweisfenster mit der Möglichkeit des Download des so genannten Outlook-Clients.

Nachdem Ihr diesen heruntergeladen und installiert habt, konfiguriert Ihr diesen mit Hilfe des Konfigurations-Tools aus der Programmgruppe Microsoft Dynamics CRM. Hier wählt Ihr “CRM Online” aus (keine URL eingeben), werdet nach Euren Zugangsdaten gefragt und schon seit nach Abschluss der Konfiguration bei jedem Start des lokalen Outlook mit Eurer CRM Online Instanz verbunden. Dazu braucht es keinerlei zusätzlicher Firewall oder Port-Freigabe. Lediglich Eure Anti-Virenschutz-Software solltet Ihr über die neue Outlook-Erweiterung bzw. Eure neue CRM URL informieren, da Ihr fortan die Seite sicherlich häufiger aufsuchen werdet.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | iPad (Sales) Experience–redux

Wie viele meiner Stammleser ja bereits wissen, hatte ich mir die iPad Erfahrung in diesem Artikel schon mal unter die Lupe genommen. Jetzt, da die offizielle Unterstützung inkl. Yammer Support verkündet wurde, habe ich es mir nicht nehmen lassen, meine Erfahrungen für Euch zusammen zu fassen.

Übersichten

Beginnen wir mit dem Dashboard (ja, ich hatte vergessen, mir eine andere Standard-Einstellung im Browser zu setzen). Alles ist sehr übersichtlich dargestellt. Das Scrollen funktioniert sehr flüssig und die Elemente sind extra etwas weiter auseinandergezogen, als sonst – der besseren Bedienbarkeit halber.

Auch die Neuigkeiten Seite lässt sich sehr gut einsehen und bedienen.

Die Navigationselemente (wenn eingeblendet) sind weit genug entfernt, um die einzelnen Links mit dem Finger ansteuern zu können.

Gehen wir über in das Querformat. Für mich – solange die Tastatur nicht zum Einsatz kommt – das optimale Format für die Bedienung. Auch hier ist genügend Abstand bei den Listenansichten, um einzelne Datensätze auswählen zu können. Und bei eingeblendeter Navigation ist das Plus-Zeichen zur Anlage eines neuen Datensatzes wirklich einfach anzusteuern.

 

Leads

 

Erstellen wir uns einen neuen Lead Datensatz über das Plus-Zeichen und testen die neue Oberfläche. Hier geht es ja vor allem um die schnelle Bedienbarkeit. Denn ich unterstelle mal die notorische Knappheit an Zeit, um das System nach oder während eines Kundenbesuchs zu bedienen.

Die Eingabe in die einzelnen Datenfelder geht sehr leicht von der Hand und die einzelnen Felder sind auch gut selektierbar.

Versuchen wir als nächstes doch unseren Lead zu qualifizieren, wie wir es aus der klassischen Oberfläche heraus gewohnt sind. Die Verarbeitung beginnt…und…

Wir erhalten eine ISV-Code Fehlermeldung im unteren Bildbereich.

Für alle gleich mal der Hinweis: Dieses Verhalten ist auch im Web-Client so. Also keine Besonderheit oder kein Bug im Mobile Client.

Was ist zu tun? Wir müssen zunächst einen Kontakt und eine Firma auswählen. Ja, für alle aufmerksamen Bildbetrachter Firma wurde hier tatsächlich falsch übersetzt.

Tragen wir doch einfach einen Namen ein, wie wir es im Web- oder Outlook-Client tun würden. Doch leider haben wir hier keine Quick-Edit-Funktion, um den Kontaktdatensatz schnell aus der Oberfläche heraus anzulegen.

Aus vorhandenen Datensätzen hingegen können wir sehr gut auswählen.

Doch finden wir unseren Lead-Datensatz natürlich noch nicht unter den Kontakten. Also den Prozess abgebrochen. Zurück zum Hauptfenster und einen neuen Kontakt anlegen ?!

Doch halt: Wir sollten vielleicht erst seine Firma anlegen, um den Kontakt dann auch gleich der Firma zuordnen zu können. Also erst die Firma, dann der Kontakt. Und jetzt aber zurück zum Lead und zur Qualifikation.

Qualifizieren angeklickt und…

Jawohl der Datensatz wurde qualifiziert und ich bin im nächsten Prozessschritt.

 

Verkaufschancen

 

Schauen wir uns als nächstes die Verkaufschancen an. Auch hier erstellen wir uns einen neuen Datensatz und wollen uns die Bedienung mal genauer anschauen.

Die Dateneingabefelder sind wieder schnell ausgefüllt. Doch kommen wir erneut zu einem Suchfeld. Der Angabe eines Kontaktes.

Auch hier gilt, wie bereits zuvor erwähnt, der Kontakt will bereits im System angelegt worden sein. Denn im entsprechenden Suchfeld suchen wir eine Schaltfläche Neu vergebens.

Gleiches gilt im übrigen auch für die Firma.

Und auch bei der Angabe eines Mitbewerbers suchen wir die Schaltfläche Neu vergebens.

Die Mitbewerber sollten daher vom Inside-Sales Team ordentlich gepflegt werden. Da stört die fehlende Schaltfläche an dieser Stelle eigentlich gar nicht, bedenkt man die vielen Informationen, die man zu einem Mitbewerber sammeln / ermitteln und in das CRM System einpflegen sollte.

 

Wenden wir uns wieder den Suchfeldern zu. Diesmal wollen wir den Kontakt auswählen, doch haben uns in der Auswahl vertan. Nun wollen wir den Eintrag löschen und hier wird es tricky… Wir klicken auf das Feld und werden umgehend auf den Datensatz verwiesen, der sich in einem neuen Register öffnet. Wir klicken leicht rechts daneben und erhalten die Möglichkeit des nativen iPad Kontext-Menüs. Doch leider kein “Feldinhalt löschen”.

Der Trick ist auf den Feldnamen zu klicken. Umgehend wird das Feld blau markiert, die Tastatur öffnet sich und ich habe die Möglichkeit den Wert zu entfernen oder auch direkt einen neuen Namen einzutragen.

Für Suchfelder also merken: Auf dem mobilen Gerät einfach den Feldnamen anklicken und der Feldinhalt ist markiert / editierbar.

 

Ansonsten jedoch ist eine Verkaufschance von unterwegs aus schnell angelegt und entsprechende Aufgaben bzw. Nachrichten für das Inside-Sales Team erstellt.

Das Inside-Sales Team kann sich dank der Nachrichten oder Aufgaben schnell der weiteren Qualifikation oder Angebotserstellung widmen und so gemeinsam mit dem Außendienst zu einem hoffentlich erfolgreichen Verkaufsabschluss kommen.

Bleiben nunmehr noch ein paar grundlegende Aufgabenstellungen, denen ich mich ebenfalls auf unterschiedlichen Masken angenommen und für Euch nachfolgend zusammengefasst habe.

 

Grundlegendes

In den Systemeinstellungen findet der Administrator eine neue Option für den so genannten Click-To-Call Anbieter. Dies kann entweder Skype oder Lync sein. Diese Vorauswahl lässt sich nur global treffen. Der Nutzer hat hier keine individuellen Konfigurationsoptionen. Auf meinem Gerät sind beide Anwendungen installiert und ich bin auch an beiden Systemen angemeldet – dies nur Vorweg.

Egal, wo ich bei einer Telefon-nummer auch hinklicke, die Skype bzw. Lync-Anwendung startet nicht. Auch suche ich ein entsprechendes Symbol neben der Telefonnummer vergeblich.

Auf dem Web- bzw. Outlook Client funktioniert die Interaktion hingegen, wie sie soll.

Hier ist noch etwas Nachbesserung erforderlich.

Update: Die Interaktion mit Lync setzt den Einsatz des Internet-Explorers voraus, weshalb Lync auf dem iPad und die iPad Sales-Experience derzeit noch nicht zusammen spielen.

Die Anwahl von Telefonnummern via Skype ist derzeit nur aus der Listenübersicht heraus möglich. Hierzu muss in der Listenansicht die jeweilige Telefonnummer als Spalte zur Ansicht mit ausgewählt werden. Klickt man dann auf die Telefonnummer, so öffnet sich die Skype Anwendung.

 

Doch was passiert eigentlich bei einem Klick auf eine E-Mail Adresse?

Nun, es öffnet sich ein Nachrichtenfenster und ich bin in der Lage die Nachricht an den Empfänger zu senden. Allerdings wird diese Nachricht anschließend nicht in den geschlossenen Aktivitäten angezeigt, noch ist sie überhaupt im CRM System zu finden.

Der Grund: Als Versendungsclient springt hier die iPad Mail App ein und hier gibt es keinen Nachverfolgungsbutton.

Mit einem kleinen Trick lässt sich dies aber umgehen. Einfach eine E-Mail Router-Adresse vom Administrator einrichten lassen und diese Adresse als BCC oder CC eintragen. Dann wird die Nachricht im CRM System hochgestuft und kann mit einem Workflowprozess auch der Verkaufschance zugeordnet werden.

Und dann war da noch… (There´s one more thing….)

Richtig, da war ja noch Siri. Fragen wir Siri doch mal, ob es eine Unterstützung gibt?

An dieser Stelle muss ich mich bei Joris entschuldigen, mit dem ich schon seit vielen Jahren zusammen arbeite…

Und nein, eine Siri Unterstützung ist noch nicht gegeben. Wie auch, da es sich ja nicht um eine Anwendung, sondern um eine Browser Integration handelt. Da müssten also einige Befehlssätze von Siri erlernt werden. In weiteren Beispielen, die ich hier nicht zeigen möchte, wurde z.B. meine Resco-iPad App gestartet.

 

Mein Fazit

Wir sind mit Sicherheit noch nicht dort angekommen, wo eine iPad-Integration oder generell Touch Geräte Integration hingehen kann, aber dies ist ja auch erst der erste Schritt von vielen, die da noch kommen werden.

Wer sich an einige Prozessreihenfolgen hält, der kann bereits heute mit dem iPad und Microsoft Dynamics CRM Online viel Spass haben und seien wir doch mal ehrlich:

Viel Zeit zur Bedienung hat der Außendienstmitarbeiter im Außendient doch eh nicht – schließlich soll sie/er sich auf die Kundenbetreuung oder das Autofahren konzentrieren.

Update: Wer weiterführende Informationen haben will, dem sei der auf dem Dynamics CRM Team Blog erschienene Artikel CRM for iPad empfohlen.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | Xrm.Utility.openEntityForm

Für alle Online Kunden/Partner, die vor kurzem eine E-Mail erhalten haben, dass Wartungsarbeiten für Ihre Organisation anstehen:

Das Rollup .3339 wird derzeit ausgerollt und es bringt ein Problem mit der o.g Methode mit sich. Etwaige Verwendung (z.B. in der Ribbon-Leiste) führt zu einer Fehlermeldung.

Microsoft hat die Ursache bereits ermittelt und arbeitet an einem Roll-Back, um die Funktion schnellstmöglich wieder bereit zu stellen.

Ein genaues Datum wurde hierfür noch nicht genannt.

Wer allerdings mit der Tatsache leben kann, dass

a) entweder nur der Web-Client genutzt wird oder

b) Outlook Nutzer evtl. eine Aufforderung zur Eingabe der Anmeldedaten bekommt,

der kann sich auch einem Workaround mit der window.open Methode behelfen.

Die Lösung von Jim Daly findet Ihr hier inkl. Link zu seinem Tool, mit dem Ihr Euch Eure Links individuell zusammenstellen könnt.

 

On-Premise Anwender / Installationen sind von diesem Fehler nicht betroffen.

 

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | extremeCRM Day2/3

So back home from extremeCRM in Rome – what are the final things you might have missed or asking me to blog about?

Okay we didn’t had reliable internet connection, which of course can be a rough path, if you have to present on stage and we are all moving online…

But of course there´s a lot more to talk about then internet connections – so let’s get started:

 

Day #2

On day two we had so much great sessions that I only want to highlight a couple of things you should be aware of. First xRM Framework is still alive and you can build great Social CRM solutions on it as Tourism Ireland presented us. And after this we saw some nice little apps created within 24hours of AppChallenge.

Second even if there´s no Script Support on Polaris newUI yet and Customization of Process Control is limited, you can start creating a new process driven data collection. Creating and searching for cases for example is a lot easier then dealing with the grid, quick search or classic forms.

And if you think of Workflows that can do things from behind the scenes you will find a valuable platform creating your business needs.

One of the best sessions this day ended with was the Ask the Experts:
Polaris Deep Dive with the Microsoft Product Team session. Unfortunately a lot of questions why there´s no Script Support integrated yet, why there´re still limitations to the process control and will there be plans for the feature to enable new UI for ISV Development.

We also had questions around the yammer integration and the story behind. Will yammer documents move to Sharepoint and will Yammer and Sharepoint both join together.

One hour wasn´t enough to answer all the questions but if you want to build the story of Orion, Leo and … with the product team, go with Connect. Make use of it and start giving feedback to the product team. Also start voting for existing issues or suggestions you would like to see in future releases. You can help making Dynamics CRM your beloved CRM System.

 

Day #3

Starting the day with an Ask the Experts: Deployment Topics Session I was involved a 4th time on stage. I couldn´t answer as much questions as on day one, but I didn´t have to.

Finally our last session with Bill Patterson – Winning Today & Tomorrow. We had the chance to take a look on a first preview of Gemini Release which will start in Q2/2013 before Orion will be rolled out. We didn’t saw anything from Orion Release but could catch Q3/2013 as release date and the info this will be a major release candidate. So customers need to have a valid SA around this date to get this release.

There´s also a chance we will see Polaris and Orion as a mixture in the market. And it is still not determined, if the product name will be Microsoft Dynamics CRM 2013. If you take a look to other product names there´s still a chance having a Number for this release as well.

 

Quick Sum Up

So let me sum up this meeting and the information we got so far:

 

Design Principles for future releases and for your customized CRM as well

Simple: Focus on the essential functions with a clear, consistent purpose that matches user intention

Usable: Measure usability, incorporate feedback into designs

Modern: Create delightful, engaging people and process centric experiences

Fast: Design and deliver great perceived performance

and finally

Loved: Design for Love. Create software that people not only want to use, but simply can´t live without

 

Mobility Roadmap & Vision

Polaris	Orion	Leo	2014…
iPad for Sales (Online)	Hybrid Sales Application Win8/iPad	Phone & Android Support	Offline Support
	iPad for CRM (On Premise)	Hybrid Service Application	Device Management
	Basic Customization	Advanced Customization	Hybrid Marketing Application

 

Future of Update Rollups and Features

We won´t see any features in upcoming Update Rollups. Update Rollups will continue to roll out fixes for known issues and we will start a new way delivering feature releases.

 

Polaris Release and around

- Sales Processes taken with the help of using workflows should be migrated to the new process control, cause it is more flexible, more fluent. But this doesn’t mean there will still be some scenarios where a WF is the better choice
- Yammer Integration Febr. Online and maybe July On Premise
- Sharing Documents in Yammer doesn’t mean there’s a SP Story behind right now. But long term Yammer and SP will integrate as well.
- we could have wait longer to publish the new UI, but there are scenarios right now where the new UI fits the needs. Great Feedback from customers and partners so far.

 

Gemini Release

- before Orion comes (Q3/13) there will be Gemini (Q2/13), actually the Integration of Marketing Pilot

 

Orion Release

- Even with Orion we won’t see all the entities being updated to the new UI cause there’re just too many
- the long-term goal is having only one Form left – guess which
- classic forms will be removed beginning with Orion
- there will be an upgrading customized forms story from classic to new UI Forms
- Customizations will be taken and migrated to the new UI Form with Orion.
- there will be an administration function to control Auto-Save
- Process Controls will be opened for custom entities in the future as well

- Scripting Support is #1 for new UI with Orion

 

Online First

- First on cloud, On Premise last is the future. This enables a faster Development of Features, as well as testing, giving more flexibility and make sure it fits market needs.
- “I can also cut butter with a chainsaw, but it is probably not the best tool for it”
- make sure to expand the right way, ensure viability & TCO.

 

So that´s it. Great content, great event and a great opportunity to network.

So don´t miss the next event. See you there.

Thanks extremeCRM Team for this show.

 

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Microsoft Dynamics CRM 2011 | extremeCRM–Day 1

First day of extremeCRM in Rome. Bob Stutz on stage not only presenting latest news on Polaris release. Also explaining why UR12 has to be dropped from the Download Center just minutes after Bytes got published. “We won’t ship features with Update Rollups anymore. Update Rollups will continue to have bugfixes and there will be a new way rolling out features for On-Premise users.” Looking behind the scenes there’re a couple of design principals used to make Microsoft Dynamics CRM an even more loved solution in the future.

Designing the new UX with process driven UI, Cross-Browser Support and Ubiquitous Access are challenging. It should be simple, usable, modern and fast. But in the end a solution needs to be loved.

Finally Palak Kadakia showed us a little bit more from the upcoming iPad Experience and Yammer Integration. NewUI looks great and with a little bit more space added, Touch Experience on an iPad makes it easy to navigate, adding data or just selecting and copy things for sharing them in an email. We won’t have to wait long to get our hands on this.

And what should be next?

Watch the screenshot taken from the announced Roadmap & Vision. There’s a lot more to come within the next upcoming month. Finally you should use your CRM on any device you want. Collaborating, sharing, searching across platforms and other upcoming features.

Oh I forgot to introduce our MC David Brown and the other sessions with great content offered so far and finally an Ask-the Experts round with my MVP Colleagues and Microsoft Partner Technology Advisors. We had some great questions and should have offered an answer for everyone. If not use my email address and send me your questions or use the comment function. Your’re welcome.

 

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