Microsoft Dynamics CRM 4.0 | Mail-Merge Funktion des Web-Clients näher betrachtet

Wer sich den Screencast von Philip Richardson zur Mail-Merge-Funktion bereits angesehen hat, für den stellt sich zunächst die Frage nach der Unterstützung auch außerhalb des CRM Outlook-Clients. Hierzu hält die "What´s New in CRM 4.0" Dokumentation die Antwort parat: Ja, diese Funktion ist nunmehr auch aus dem Web-Client heraus zu nutzen.

Dies allein ist natürlich schon eine große Erleichterung, spielt es doch für den Benutzerkomfort eine entscheidende Rolle für jeden CRM Anwender schnell und effizient ein oder mehrere MS-Word-Dokument(e) aus der Anwendung heraus zu erzeugen.

Wer ein wenig näher in den Screencast einsteigt, dem wird auffallen, das entgegen der Version 3.0 der Datenbereich wesentlich komfortabler zusammengestellt werden kann, siehe nachfolgendes Schaubild.

imageHier zu sehen, dass neben den Daten aus der Account-Entität auch Daten aus anderen Entitäten hinzugewählt und damit weitere Attribute dem "DataSet" hinzugefügt werden können.

Dies hebt die starre Vorkonfiguration aus der Version 3.0 quasi auf, lässt jedoch immer noch Spielraum für Erweiterungen.

Denn wie unschwer zu erkennen ist, ist die Entität der "Weiteren Adressen" hier nicht aufgeführt. Somit können Attribute aus dieser Entität (noch) nicht hinzugefügt werden. Wie mich Michael Lu inzwischen auf Anfrage via Philip Richardson wissen ließ: "The Mail Merge related attributes only work on N:1 relationships (e.g. lookups). This is a limitation of Word Mail Merge–for the most part, each letter corresponds to one single record/row."
(Thanks Phil´ and Mike for your support)

Mit Hilfe der weiteren Adressen jedoch, wird so mancher Microsoft Dynamics CRM Nutzer mittlerweile arbeiten, bietet es sich doch hierüber an, die zahlreichen Zusatzadressen (z.B. einer Firma) zu pflegen und nicht durch zusätzlich angelegte Attributsfelder auf der eigentlichen "Account-Form" zu pflegen. Hier ist also noch Verbesserungspotential, gleichwohl aber auch der Spielraum, den die Entwickler benötigen…

Denn noch ein interessantes Praxis-Szenario lässt sich Dank der neuen Möglichkeit, die Mail-Merge-Funktion nunmehr auch aus dem Web-Client heraus nutzen zu können, lösen. Ahnt Ihr, wovon ich spreche?

Ein immer wieder für Fragen sorgendes Szenario ist die Brieferstellung mit Hilfe der Aktivität "Brief". Viele würden sich hier eine engere Integration mit Microsoft Office Word wünschen und vermissen bei der Erstellung eines Briefes den direkten Link gen MS Word.

Wer einen Brief bereits erstellt hatte, der konnte diesen via Dateianlage einfach der Aktivität Brief hinzufügen. Ein anderer Weg war die Nutzung der so genannten SNAP-Erweiterungen. Mit Hilfe des Business Data-Lookups konnte MS Word direkt auf Daten innerhalb des CRM zugreifen, damit waren Dokumente sehr schnell mit CRM Daten verknüpft. Auch dieser erstellte Brief konnte so dann in das CRM "hochgeladen" werden.

Ein sich nunmehr bietender Ansatz ist, die Mail-Merge-Funktion direkt z.B. per integrierten Button auf der Brief-Aktivitäts-Form-Ansicht aufzurufen. Da bereits der Empfänger vom Anwender ausgewählt wurde, können dessen Daten ausgelesen und an MS Word übergeben werden.

Mit der CTP3-Version ist es mir bereits gelungen dieses Szenario abzubilden und ab dem RC0 von Microsoft Dynamics CRM wird dies eine der ersten Funktionen sein, die ich persönlich testen werde. Ein weiterer Ansatz könnte hier auch die Nutzung der Workflow-Engine sein, diesen Prozess für den Anwender zu erleichtern.

Gern also ab der RC0 an dieser Stelle der Lösungsansatz in aller Ausführlichkeit.

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