Microsoft Dynamics CRM 4.0 | Word Seriendruck (MailMerge) & Rechtschreibprüfung

 

eine mir jüngst untergekommene Anfrage richtete sich gen Rechtschreibprüfung im Fertig-gestellten Word Seriendruck-Dokument – Die vom CRM ausgefüllten Werte wurden der Rechtschreibprüfung nicht unterzogen, auch dann nicht, wenn z.B. Text nachträglich hier noch ergänzt wurde.

Vom Ehrgeiz gepackt, suchte ich mein Glück in diversen Suchmaschinen und hoffte, dass andere auch auf diesen “Fehler” gestoßen sind. Tatsächlich fanden sich in den diversen CRM Communities nur wenige Einträge/Anfragen dieser Art. Jedoch: Dies ist ein MS Word Standard Verhalten, wie ich nach weiteren Recherchen herausfand. Im Standard sind Mail-Merge-Felder auf “no proofing” formatiert.

Es gibt hierzu grundsätzlich zwei Lösungsansätze:

Sprachauswahl 1.) Wenn man unter Extras – Sprache – Sprache auswählen bei einem fertig gestellten Seriendruck nachsieht, stellt man fest, dass Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen aktiviert ist. Dies kann man ausschalten und die Rechtschreibprüfung anschließend wiederholen.

Jedoch in meinem Fall führte dies nicht zum gewünschten Erfolg, da sich bei einem erneuten Versuch immer noch keine Prüfung der Mail-Merge-Felder zeigte.

Daher möchte ich an dieser Stelle für Euch gleich noch die 2. Methode aufführen.

2.) Öffnet Eure Word-Seriendruck-Vorlage via Outlook (denn nur hier habe ich die Option die Vorlage anschließend verändert/aktualisiert wieder ins CRM hochzuladen).

Mit ALT + F9 bekommt Ihr die Code-Ansicht Eurer Mail-Merge Felder, die dann in etwa so { MERGEFIELD Name } aussehen sollten. Mit STRG + F9 fügt Ihr die geschweiften Klammern { } hinzu. Anschließend markiert Ihr Euren bisherigen Inhalt { MERGEFIELD Name } schneidet Ihn mit STRG + X aus und fügt Ihn innerhalb der neu hinzugefügten geschweiften Klammern hinzu.

Anschließend stellt Ihr den Cursor unmittelbar nach die öffnende 1. geschweifte Klammer und tippt QUOTE. Danach den Cursor an die Stelle hinter der 1. geschlossenen geschweiften Klammer setzten und \* CharFormat eintippen. Eure Merge-Field sollte jetzt so

{ QUOTE { MERGEFIELD Name } \* CharFormat } aussehen. Dieses Konstrukt wendet Ihr bei allen Seriendruck-Feldern an, deren Inhalt mit der Rechtschreibprüfung korrigiert werden soll. Anschließend die Vorlage wieder in CRM hochladen und fertig…

 

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