Microsoft Dynamics CRM 4.0 | Duplikaterkennungsregeln und Ihre Wichtigkeit

 

Die Tage bin ich auf eine interessante Nachfrage in der Community gestoßen: Wenn innerhalb des CRM Systems bereits ein Kontakt angelegt wurde, dem z.B. eine Verkaufschance zugewiesen wurde und nunmehr einige Zeit später ein identischer Lead (Interessent) angelegt wurde (E-Mail-Adressen absolut gleich), dann warnt das CRM System nicht, dass eine Dublette erstellt wurde, woran liegt das?

Wenn Ihr Microsoft Dynamics CRM 4.0 installiert, kommen ein paar Standard-Duplikaterkennungsregeln mit, die auch bereits veröffentlicht sind. Jedoch gilt es diese Regeln unbedingt seinen individuellen Anforderungen hin anzupassen.

Kontakt Wenn Ihr also z.B. einen Kontakt im System habt, der die E-Mail-Adresse ‘mmustermann@somewhat.com’ hat und Ihr durch Zufall oder auch bewusst einen Lead anlegt, der die gleiche E-Mail-Adresse besitzt, womöglich auch noch weitere Attribute gleich lauten:

– Vorname

– Nachname

– Adressinformationen

so warnt Euch das CRM System nicht bei der Speicherung des Lead-Datensatzes, dass es bereits einen Kontakt im System mit den gleichen Informationen gibt.

 

Lead

Wenn Ihr also sicher gehen wollt, dass bei der Anlage des Lead-Datensatzes auch eine Duplikaterkennung und damit Information an den User stattfinden soll, dann gilt es die Duplikaterkennungsregeln entsprechend anzupassen.

Genauer gesagt, müsst Ihr eine neue Regel erstellen und diese veröffentlichen.

Die Duplikaterkennungsregeln finden sich im Bereich Systemeinstellungen – Datenverwaltung

 

Duplikaterkennungsregel

So könnte eine Duplikaterkennungsregel z.B. aussehen:

Ihr vergebt einen sprechenden Namen, wählt als Basisdatensatztyp ‘Lead’ aus und als Übereinstimmender Datensatztyp ‘Kontakt’.

Ihr wählt Groß-/Kleinschreibung beachten aus und in der Attributsauswahl wählt Ihr in beiden Felder jeweils E-Mail aus. Als Kriterium dann noch Genaue Übereinstimmung.

Anschließend speichern und unbedingt veröffentlichen, da sonst keine Wirkung !

Natürlich könnt Ihr auch noch weitere Attribute bestimmen, die übereinstimmen müssen, bevor auf eine mögliche Dublette hingewiesen wird. So könnten z.B. noch

– Vorname, Nachname oder auch

– Adressinformationen

ergänzt werden. Letztlich müsst Ihr dies Euren Anforderungen entsprechend entscheiden.

Duplikaterkannt Wenn die Regel veröffentlicht ist, und der CRM Server seinen Index entsprechend generiert habt, erfolgt bei der Anlage eines neuen Lead-Datensatzes ein Feedback des Systems.

Selbstverständlich solltet Ihr der Vollständigkeit halber die Regel auch noch zwischen Lead und Firma erstellen.

So, nun wisst Ihr um die Bedeutung/Wichtigkeit der Duplikaterkennungsregeln und solltet Euch gleich mal an die Prüfung selbiger in Euren Systemen machen.

Wie sollte Microsoft auch wissen, was Ihr mit Euren Systemen so vor habt?

 

2 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 4.0 | Duplikaterkennungsregeln und Ihre Wichtigkeit

  1. Ein riesen Problem der Duplikatserkennung ist, dass Sie auch (Null-Werte) miteinander vergleicht. Z.B. wird bei der Eingabe eines neuen Kontakts „ohne E-Mailadresse“ ein (oder ganz viele😉 Duplikate erkannt, wenn Kontakte ohne E-Mail im Datenbestand sind.
    Oder kurz gesagt bei genauer Übereinstimmung wir auch Nix mit Nix verglichen und das nächste Nix als Duplikat erkannt.

    Wenn jemand dafür eine Lösung hat bitte melden🙂

    P.S. Das „Problem“ wurde in CRM 2011 gelöst. Ist aber meiner Meinung nach ein Bugfix, der auch für CRM 4.0 gelöst werden sollte.

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