Microsoft Dynamics CRM 2011 | Seriendruck für Anfragen

Anfrage_2011_SeriendruckIn CRM 4.0 noch schmerzlich vermisst, ist es in 2011 nunmehr möglich auch zu Anfragen Seriendruck-Dokumente ohne 3rd Party-Lösung oder “unsupported” – Anpassungen durchzuführen.

Im Zuge eines aktuellen Projektes, habe ich mir die Funktion noch mal näher angesehen. In einer Anfrage findet sich in der Menüleiste der Eintrag Seriendruck und im Verhalten erstellt sich ein Serienbrief ebenso, wie in der CRM 4.0 Version.

Seriendruck_Aktivität_erstellen

Eine Vorlage wird also ausgewählt oder mit einer leeren Vorlage begonnen und Datenfelder selektiert. Dabei lassen sich neben den Datenfeldern aus Anfrage natürlich auch Daten aus verknüpften Entitäten heranziehen. Dies ist sehr hilfreich, um z.B. dem der Anfrage zugewiesenen Kunden ein Dokument zukommen zu lassen.

Wir alle kennen den Abschlussdialog des Seriendrucks. Üblicherweise erstellt man eine Aktivität, um das versendete Dokument im System zu hinterlegen und üblicherweise ist die Checkbox Aktivitäten automatisch als abgeschlossen schließen gesetzt.

Nun stellte sich mir die Frage, wie denn wohl die erstellte Aktivität aussieht.

Anfrage_2011_Brief_Empfänger_Anfrage Wie erwartet, findet sich die Aktivität unter geschlossene Aktivitäten und der Bezug ist auf die Anfrage gesetzt. Also die Anfrage geöffnet und die Details betrachtet.

Und hier muss ich feststellen, dass als Empfänger ebenfalls die Anfrage gesetzt ist, nicht jedoch der in der Anfrage hinterlegte Kunde.

Was hat dies für Auswirkungen? Im Bereich des Kunden kann ich dieses Dokument nicht nachvollziehen. Dies wäre jedoch sehr hilfreich.

Da ich dieses Verhalten auch schon bei von mir angepassten CRM 4.0 Systemen nachvollziehen konnte, stellt sich also die Frage nach einer Lösung.

Hierzu gibt es drei Möglichkeiten:

  • Der Aktivitätserstellen Dialog wir “unsupported” angepasst und der im Standard gesetzte Haken bei “…als abgeschlossen schließen” wird entfernt

 

  • Dem Benutzer wird in der Schulung erklärt, der Haken ist zu entfernen. Im Anschluss muss er die Aktivität aus dem Bereich Aktivitäten öffnen, den Empfänger manuell korrekt setzen und anschließend die Aktivität abschließen

Mal ehrlich: Die 1. Lösung ist nicht unterstützt und bedingt die Anpassung einer Systemdatei. Die 2. Lösung passt nicht wirklich in den Arbeitsablauf. Wer hat schon Lust im Nachgang die Aktivität noch mal zu öffnen, Empfänger zu ändern und anschließend die Aktivität zu schließen?

Glücklicherweise bietet sich hier eine dritte Lösung in Form der Prozesse an.

Workflow_Empfänger_Änderung

Mit diesem simplen Prozess verändern wir auch für die bereits abgeschlossene Aktivität (Brief) den Empfänger und setzen Ihn auf den Kunden der Anfrage.

Dabei ist es natürlich wichtig, dass der Prozess nicht ausgeführt wird, wenn es sich um einen Serienbrief zu anderen Bezügen handelt. Zum Beispiel einem aus einer Kampagne heraus gestarteten Kundenanschreiben.

WF_storniert

Wie wir sehen können ist dies mit Hilfe der Überprüfung im Prozess nahezu vollständig verhindert.

Der Prozess wird in solchen Fällen storniert. Es bleibt natürlich der Umstand, dass bei jedem erstellten Brief der Prozess startet. Man könnte sich also überlegen, den Startprozess noch etwas geschickter zu gestalten und nur für Briefe zu erzeugen, die im Bezug zu der aktuellen Anfrage stehen.

Änderungsvorschläge sind herzlich willkommen.

Serienbrief_Aktivität_neuer_Empfänger

 

Das Ergebnis zählt! Denn nun ist diese Aktivität nicht nur an der Anfrage einzusehen, sondern auch am Kunden der Anfrage.

Es gebe auch noch eine 4. Lösung durch Programmierung eines Plug-Ins. Ich wollte den Prozess jedoch so einfach wie möglich und für den Kunden nachvollziehbar gestalten.

Viel Spass damit

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