Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Reminder Process Appointments

Termin_ohne_ErinnerungIm Forum tauchte die Frage auf, warum ein durch einen Prozess erstellter Termin sich zwar korrekt mit Outlook synchronisiert, jedoch das Outlook-Erinnerungsfenster nicht an diesen neuen Termin erinnert.

Wird hingegen der Termin direkt in Outlook erzeugt und in CRM nachverfolgt, so erscheint das Erinnerungsfenster.

Da es auch mit dem neu eingeführten Dialogen möglich ist, einen Termin (z.B. aus einer Befragung eines Interessenten für diesen zu erstellen), sollten bei der Erzeugung des Termins durch den Prozess einige Punkte beachtet werden.

WF_Termin_ohne_ErinnerungZunächst muss der Termin über eine Startzeit und eine Endzeit verfügen. Des Weiteren sollte im Feld Planung der Nutzer ausgewählt werden, der den Termin synchronisiert bekommen soll. Wählt man die Eigenschaften des neu zu erstellenden Termins aus, stellt man fest, dass die standardmäßige Einstellung im Feld “Zeitspanne zeigen als” auf Frei (rote Markierung)vorbelegt ist.

Allzugern übersieht man diesen Punkt. Der Termin wird einwandfrei durch den Prozess erstellt und bei entsprechender Synchronisierung mit Outlook wird der Termin auch im Kalender angezeigt. Eine Erinnerung an diesen Termin mit dem Outlook Erinnerungsfenster bleibt jedoch aus.

WF_Termin_mit_Erinnerung

Ändert man im Feld “Zeitspanne zeigen als” in dem Eigenschaftenfenster des neu erstellten Termins den Wert auf Mit Vorbehalt (rote Markierung) und aktiviert den Prozess, so wird der Termin erstellt, bei nächstem Synchronisationslauf der Termin in den jeweiligen Outlook-Kalender eingetragen und es erscheint wie Termin_mit_Erinnerunggewünscht ein Outlook Erinnerungsfenster, welches auf den neu anstehenden Termin hinweist.

[Vorausgesetzt natürlich man hat vorher die Outlook Filter so eingestellt, dass auch Termine synchronisiert werden]

Unschön bleibt jedoch, dass der Termin nunmehr mit einem Status “Mit Vorbehalt” im Kalender eingetragen ist. Wie erhält man also einen gebuchten Termin im Kalender, der der Erzeugung direkt aus Outlook heraus entspricht?

WF_Termin_Status_aktualisieren

Die Antwort liegt in den verwendeten Schritten innerhalb des Prozesses. Zunächst erstellt man den Termin. Im Anschluss aktualisiert man den Status des gerade erzeugten Termin-datensatzes (Lokale Werte – Auswahl des Termins).

Termin_gebucht_Erinnerung_Outlook

Wird der Prozess nunmehr angestoßen, so erhalten wir einen Termin in Outlook nach der Synchronisation, sehen das Outlook-Erinnerungsfenster [15Min. Vorwarnung sind im Standard eingestellt] und sehen den Status als “Gebucht”.

Dies hat insbesondere für die weitere Planung den Vorteil, dass der Termin auch berücksichtigt wird, wenn z.B. eine Einsatzplanung aus CRM heraus erfolgt und eine Service-Aktivität geplant werden soll.

Könnte mit der 1. Option noch eine Doppelbelegung stattfinden, kann dies bei einer Statusaktualisierung als “Gebucht” nicht mehr passieren.

Ein kleiner Schritt im Prozess/Dialog, eine große Auswirkung im weiteren Umgang mit diesem Termin.

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