Microsoft Dynamics CRM 2011 | statische / dynamische Marketinglisten

2011_Marketingliste_DynamischMit CRM 2011 wurden die dynamischen Marketinglisten eingeführt. Diese ermöglichen es, auf Basis eines hinterlegten Abfragefilters immer wieder Listenmitglieder hinzuzufügen. Sofern der Abfragefilter nicht mehr erfüllt wird, können auch bislang vorhandene Marketinglistenmitglieder aus der Liste “herausfallen”.

Den dynamischen Marketinglisten sind aber auch Grenzen gesetzt. So lässt sich nicht jede Aufgabenstellung mit einer dynamischen Marketingliste lösen. Es kann z.B. nur ein Abfragefilter pro Marketingliste gespeichert werden. Innerhalb des Filters können diverse Attribute mit ODER bzw. UND verknüpft werden. Es können jedoch keine zwei oder mehr Filter hinterlegt werden.

2011_Marketingliste_konvertiert_zu_statisch

Wird eine dynamische Marketingliste in eine statische konvertiert, so ist es anschließend nicht möglich den hinterlegten Filter zu bearbeiten. Der Punkt Mitglieder verwalten ist inaktiv und steht damit nicht mehr zur Verfügung.

Somit gilt es bereits im Vorfeld zu überlegen, welchen Typ Marketingliste (dynamisch oder statisch) benötige ich für meine Aufgabenstellung. Nehmen wir z.B. die Aufgabe, dass alle Firmen zur Ansicht gebracht werden sollen, für die kein Ansprechpartner existiert bzw. gepflegt wurde.

Ich habe dieses Beispiel gewählt, weil viele (auch unter 4.0) hierfür einen Bericht erstellt haben, eine Lösung jedoch auch über die Oberfläche – eben unter zur Hilfenahme der Marketinglisten möglich ist.

2011_Marketingliste_Dynamisch_Filter_angewendetZunächst versuchen wir unser Glück mit einer dynamischen Marketingliste und erstellen uns einen entsprechenden Filter, den wir anwenden wollen (siehe 1. Bild). Schnell jedoch stellen wir bei Anwendung des Filters fest, dass wir keine Firmen zu der Marketingliste hinzugefügt haben.

Auch unter CRM 2011 können wir mit Hilfe der Erweiterten Suche (Filter) nicht nach NICHTS suchen – wie ich auch in Schulungen immer gern zu sagen pflege.

2011_statische_Marketingliste_Schritt_HinzufügenWenden wir uns daher den statischen Marketinglisten zu. Schnell fällt auf, dass wir hier die aus 4.0 bekannten Dialog wiederfinden, mit dem wir Listenmitglieder Hinzufügen, Entfernen oder Bewerten können.

Im 1. Schritt fügen wir über eine Erweiterte Suche alle Firmen hinzu, deren Status aktiv ist.

2011_Marketingliste_Mitglieder_Schritt1

Natürlich können noch weitere Filter zum Einsatz kommen. In einer Umgebung mit Demonstra-tionsdaten sieht das Ergebnis ungefähr so (Bild links) aus.

Da alle Demonstrationsdatensätze einen zugeordneten Kontakt haben, habe ich einen weiteren Datensatz hinterlegt, zu dem ich keinen Kontakt eingepflegt habe.

2011_Marketingliste_Schritt_Entfernen

Um an unser Ergebnis zu kommen entfernen wir im nächsten Schritt erneut mit Hilfe einer Erweiterten Suche jene Firmen, für die ein Kontakt hinterlegt ist.

Der Trick besteht darin, dass wir das Feld Übergeordneter Kunde hernehmen und davon ausgehen, dass dieses Feld bei den Kontakten gepflegt sein muss, um den Kontakt als zugehörig zur Firma X zu klassifizieren.

Je nach System kann diese Ausgangsbasis auch mal nicht erfüllt sein, denn es gibt ja auch noch die neuen Verbindungen, mit deren Hilfe ebenfalls eine Beziehung zu der Firma hergestellt sein könnte.

Für unser Beispiel wollen wir diesen Aspekt außen vor lassen.

2011_Marketingliste_Entfernen_Filter

In unserem Filter suchen wir daher nach Firmen deren Status erneut aktiv ist und suchen uns aus den Verknüpfungen des Feldes Kontakte (Übergeordneter Kunde) jene hinzu, deren Nachname Daten enthält.

Das Feld Nachname nutze ich, da es sich üblicherweise um ein Pflichtfeld (Standardeinstellung) handelt. Also im Kontakt gefüllt sein sollte.

2011_Marketingliste_Mitglieder_ohne_Ansprechpartner

Jenen Filter angewendet, verbleibt in der Marketingliste in meinem Beispiel der Datensatz, wo kein Kontakt gepflegt wurde.

Mit einer dynamischen Liste und der Anwendung eines Filters ist eine solche Aufgabenstellung nicht zu lösen. Allerdings muss ich bei der statischen Liste immer wieder manuell eine neue “Auswertung” anstoßen.

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4 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | statische / dynamische Marketinglisten

  1. Hallo,
    vielen Dank für diesen Artikel. Auf diese Weise habe ich es aktuell auch schon gelöst. Jedoch frage ich mich immer noch, ob es keine Möglichkeit gibt, diesen Prozess zu automatisieren? wir haben eine ähnliche Anforderung. Statt Kontakten sind Firmen ohne Besuchsberichte im Zeitraum X (eigene Entität) gefragt.
    Ich würde daraus sehr gerne ein Dashboard stricken und die Aktualisierung ungern den Usern selbst überlassen (geringe IT-Affinität). Und auch mich würde eine Automatisierung ernorm entlasten.
    Wäre über Tipps dankbar!
    Viele Grüße

  2. Vielen Dank für das Verfassen des Artikels

    Besteht die Möglichkeit bei der Suche oder bei der erweiterten Suche nur die Personen anzuzeigen, die noch nicht in dieser Marketingliste vorhanden sind?
    Aktive Kontakte minus Personen die bereits in der Marketingliste vorhanden sind.

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