Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Client Dubletten verhindern

Eigentlich wollte ich Euch im heutigen Beitrag auf eine wirklich wichtige Einstellung aufmerksam machen, um Dubletten zu verhindern. Doch kaum mit dem Thema auseinandergesetzt, findet sich auch schon ein offensichtlicher Bug im Outlook Client. Dennoch beginnen wir bei der Einstellung.

PersönlicheOptionen

In den persönlichen Einstellungen findet sich ein wichtiger Schalter, den es unbedingt zu setzen gilt, will man das Erzeugen von Dubletten in den Griff bekommen – insbesondere dann, wenn Ihr mit Offline-Clients arbeitet.

Unter dem Register lokale Daten findet sich eine Checkbox, die im Standard nicht aktiviert ist. Dies hat gravierende Auswirkungen im Wechsel von Offline- auf Online-Modus. Und all zu gern übersieht man diese Einstellung.

Offline_NachverfolgterKontaktFolgendes Beispiel hierzu: Ein Vertriebsmitarbeiter ist unterwegs, ist dafür in den Offline-Modus gewechselt. Unterwegs erhält er Zugriff auf eine .vcf Datei, fügt diesen neuen Kontakt seinen Kontakten hinzu und verfolgt diesen Kontakt im CRM nach.

Für den Vertriebsmitarbeiter arbeitet intern ein Innendienstteam, welches ebenfalls den gleichen Kontakt per Akquise ausfindig macht und die Informationen im CRM System einträgt.

Der Mitarbeiter kommt nach seiner Vertriebstour wieder ins Unternehmen (oder stellt unterwegs eine Verbindung zum Unternehmensnetzwerk her) und wechselt vom Offline- in den Online-Modus. Ist der Haken nicht gesetzt, erfahren die beiden Datensätze nichts voneinander und schon hat sich eine Kontakt-Dublette in das System eingeschlichen!

Hinweis_bei_Online_gehenIst der Haken gesetzt, bekommt der Mitarbeiter eine Hinweis-Meldung. Hiermit erhält er Kenntnis davon, dass der Datensatz bereits im System existiert und kann mit einer Dublettenbehandlung den identifizierten Datensatz auflösen.

Hierzu der Hinweis, dass ich immer wieder zu den drei möglichen Optionen in Schulungen angesprochen werde, was denn die beste Alternative wäre.

Nehmen Sie die vierte Variante, heißt in diesem Fall meine Antwort

Markiert den Datensatz und Ihr erhaltet die Option den Button “Duplikate auflösen” zu betätigen.

Duplikat_auflösen

Mit einer Duplikatsauflösung können die identifizierten Datensätze miteinander verglichen werden und anhand der angezeigten Daten kann dann eine Entscheidung getroffen werden, welcher Datensatz bzw. welche Informationen übernommen werden sollten.

Duplikate_auflösen_Teil2

Und nachdem die Datensätze aufgelöst sind, sollten normalerweise alle beteiligten Personen wieder von einer einwandfreien Datenbank profitieren.

Das stimmt mit Sicherheit auch, sobald der nachfolgend beschriebene Bug mit einem Update Rollup aus dem Outlook Client verschwindet.

Ich konnte es selbst kaum anhand der Schilderungen glauben und musste das Szenario erst noch einmal selbst nachvollziehen.

Am eigenen System also in o.g. Szenario zunächst in den Offline-Modus im Outlook Client gewechselt.

Anschließend sowohl im Outlook-Client, als auch WebClient (online) den gleichen Kontakt angelegt.

CRM_Kontakt_OfflineKontakt_CRM

Im Anschluss an die Dateneingabe aus dem Offline- in den Online-Modus gewechselt.

Kontakte_im_WebClientIm 1. Moment dachte ich schon an einen Fehler in den Einstellungen auf dem Kundensystem, denn nachdem ich oben beschriebene Schritte durchgeführt hatte und ich ein Blick in die Kontaktliste im WebClient warf, fand ich den Kontakt bereinigt im System 1x vor.

Ein Wechsel in den Outlook Client und auch hier ein Blick in die Kontakte, stimmte mich positiv.

Auch hier war besagter Kontakt zunächst 1x zu finden.

Kontakte_im_OutlookClient

Es vergingen 15min. (wir erinnern uns an besagtes Zeitintervall zur Synchronisation) und upps – ich hatte den Kontakt jetzt 2x im Outlook Client in den Kontakten.

Ihr könnt es Euch bereits denken, natürlich auch 2x in meiner Kontaktliste auf meinem Smartphone!

Ein Kontrollblick in den WebClient machte die Verwirrung perfekt, denn hier war der Kontakt nach wie vor nur 1x gelistet. Auch unter den inaktiven Kontakten war dieser Kontakt nicht gelistet – die hatte ich zur Kontrolle gleich mal gelöscht.

Derzeitiger Workaround: Ihr könnt einen der Kontakte gefahrenlos löschen und anschließend mit dem CRM System synchronisieren. Es bleibt dann bei diesem einen Kontakt.

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