Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Kontaktgruppen kompatibel?

In einer Schulung bin ich gefragt worden, ob denn das Nachverfolgen von E-Mails auch für Outlook-Kontaktgruppen möglich sei. Im Unternehmen dürfe sich jeder Nutzer derartige Gruppen selbst einrichten und dennoch sollen die E-Mails möglichst im CRM nachverfolgt werden können.

Kontaktgruppe_anlegen

Also schnell mal den Weg hin zu einer Kontaktgruppe erklärt (für diejenigen unter Euch, die diese Funktion in Outlook 2010 nicht so häufig nutzen) und die Frage beantwortet.

Über die Outlook Menüleiste Neue Elemente – Weitere Elemente – Kontaktgruppen könnt Ihr individuelle Kontaktgruppen (manche nennen es auch Verteilerlisten) anlegen.

Mitglieder_hinzufügen

Dabei könnt Ihr aus den unterschiedlichen Adressbüchern diverse Kontakte suchen und als Mitglieder einer Gruppe hinzufügen. Die Gruppe erhält einen von Euch vergebenen Namen, unter dem Ihr die Gruppe später in einer E-Mail adressieren könnt.

In meinem Beispiel habe ich zwei Kontakte ausgewählt, die ebenfalls im CRM nachverfolgt / bekannt sind.

E-Mail_Kontaktgruppe

Im Anschluss erstelle ich eine neue E-Mail, wähle den Button “Im CRM nachverfolgen” und gebe im Feld an den Namen meiner Kontaktgruppe an.

Wie Ihr im Bild links sehen könnt sieht die E-Mail im Prinzip aus, wie jede andere auch. Die Fußzeile mit Microsoft Dynamics CRM gibt den Hinweis auf die Nachverfolgung im CRM, ggfs. auch unter einem bestimmten Bezug.

Was passiert nunmehr, wenn die E-Mail versendet wird?

E-Mail_CRM_1terKontakt

Die Antwort ist recht simpel, denn die Kontaktgruppe wird aufgelöst und die einzelnen Mitglieder in der E-Mail unter Gesendete Objekte sichtbar.

E_Mail_CRM_2terKontaktSind die E-Mail Adressen im CRM bekannt, findet sich die Nachricht in den Geschlossenen Aktivitäten sowohl zum 1. Kontakt, als auch zum 2. Kontakt (aus meinem Beispiel)

Fazit: Microsoft Dynamics CRM 2011 kann auch E-Mails an Kontaktgruppen nachverfolgen und ordnet die E-Mail Elemente den jeweiligen Kontakten zu.

 

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