Microsoft Dynamics CRM 2011 | Datenimport Verbindungen (1.Teil)

Verbindungsrollen

Verbindungsrollen bzw. Verbindungen sind neu in CRM 2011 hinzugekommen und ergänzen die aus 4.0 bekannten Beziehungen. Sie bieten deutlich mehr Flexibilität, doch auch hier will ein Import sehr gut überlegt sein.

So gilt es z.B. zu beachten, dass es im System mehrere “Thorsten Schröder” geben kann oder auch Verkaufschancen mit dem gleichen Titel.

Da fragt man sich dann auch schnell, wie man mit Hilfe des integrierten Import-Assistenten für Eindeutige Importe sorgen kann.

Doch bevor ich dazu komme, noch schnell etwas Theorie zu den Verbindungen.

Verbindungsrollen_KategorienBearbeiten

Im System sind bereits mit Installation einige Ver-bindungsrollen zur Verfügung gestellt. Diese sind in unterschiedliche Kategorien sortiert und wenn man neue Verbindungsrollen hinzufügen will, dann fehlt einem oftmals eine Kategorie zur Zuordnung.

Bevor man vorschnell eine vorhandene Kategorie in der Not auswählt: Auch die Kategorien lassen sich über die Anpassungen ergänzen, umbenennen oder gar löschen. Vor letzterem warne ich – denn bevor eine Kategorie gelöscht wird, sollten erst die dort enthaltenen Elemente umgebucht oder ebenfalls ent-fernt werden.

Verbindungsrolle_Schritt3

Doch es gilt auch noch mehr bei den Verbindungen zu beachten. Neben der Bezeichnung kann man im Schritt 2 festlegen, auf welche Entitäten sich die Verbindungsrolle auswirken soll. Gerade vor der Verwendung einer bereits integrierten Rolle für den Datenimport, solltet Ihr hier einen Blick riskieren. Denn nicht alle Verbindungsrollen sind für alle Entitäten aktiv.

In meinem Beispiel zeige ich Euch später, welche Aus-wirkungen dies haben kann.

Da ich in Schulungen jedoch immer noch die Frage nach dem optionalen Schritt 3 erhalte, sei Euch hier noch schnell erklärt: Verbindungen können eine komplementär Verbindung haben. Ein Beispiel kommt bereits mit der Installation. Übergeordnetes Element und Untergeordnetes Element. Was hat es damit auf sich?

GesetzteVerbindung

Wenn Ihr über die Oberfläche eine neue Ver-bindung hinzufügt (z.B. zwischen einem Nutzer und einem Kontakt), dann fügt das System nicht nur das Übergeordnete Element am Nutzer hinzu, sondern auch automatisch am Kontakt das Unter-geordnete Element.

HINWEIS: Dies ist jedoch nur der Fall, wenn Ihr die Verbindung aus der Oberfläche heraus anlegt und die Verbindung in Schritt 3 eine weitere Rolle zugewiesen bekommen hat.

VerbindungAutomErgänztFür den Datenimport, gilt es jene Verbindung manuell durch den Import setzen zu lassen.

Dies vergessen viele in Ihren Datenimporten und wundern sich, dass die Verbindungen dann im System anders aussehen, als jene, die über die Oberfläche erstellt wurden.

 

VorlageDatenimport

Bevor Ihr dann mit dem eigentlichen Import beginnt, bietet Euch das System noch eine Hilfestellung, die ebenfalls neu zur Version 4.0 ist – so genannte Vorlagen für Datenimporte. Zugegeben so ganz neu ist der Punkt nicht, aber es ist deutlich einfacher geworden, an der-artige Vorlagen heranzukommen.

So könnt Ihr, sofern Ihr über das Recht des Datenimports verfügt, an entsprechende Vorlagen über die Datenverwaltung herankommen. Ich empfehle jene Vorlagen zu nutzen, um sich lästige manuelle Datenmapping-Erstellungen zu ersparen.

Damit genug der Theorie. In meinem 2. Teil erfahrt Ihr, welche Tücken es in der Praxis beim Import von Verbindungen geben kann und wie Ihr trotz-dem zu dem gewünschten Ergebnis kommt.

 

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2 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | Datenimport Verbindungen (1.Teil)

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