Microsoft Dynamics CRM 2011 | Datenimport Verbindungen (2. Teil)

Nachdem ich Euch im 1. Teil über etwas Theorie berichtet habe, heute im 2. Teil zur Praxis.

VorlageVerbindungen

Zunächst laden wir uns die Vorlage für den Datenimport und speichern uns diese ab.

Tipp: Unbedingt die Datei speichern und anschließend öffnen. Trotzdem es sich um eine .xml-Datei handelt, sollte die Bearbeitung in MS Excel erfolgen.

ExcelVorlage

Habt Ihr die Datei gespeichert und in Excel geöffnet, solltet Ihr eine leere Vorlagendatei angeboten bekommen, die bereits Spalten-überschriften enthält. Wenn Ihr länger auf einer Zelle verweilt, kommt auch ein Tooltipp, der Euch über den jeweiligen Datentyp aufklärt.

Und genau hier gilt es die 1. Tücke zu erkennen. Denn Ihr könnt bei der Angabe sowohl den eindeutigen Namen des zu verknüpfenden Datensatzes ansprechen, als auch die GUID eintragen. Sprich bei einem Kontakt könnt Ihr den Vollständigen Namen angeben (z.B. Schröder, Thorsten), oder aber auch die GUID. Dies steht leider nicht im Tooltipp. Doch genau dieser Umstand hilft uns, wenn es im System mehrere gleichlautende Datensätze gibt.

HINWEIS: Beachtet, dass bei Kontakten und Nutzern die Sortierreihenfolge Auswirkungen auf die Eingabe haben. Ich habe die Sortierreihenfolge erst bei der Anlage weiterer Nutzer in Nachname, Vorname geändert. Somit lautet mein Administrator-Konto noch auf Vorname Nachname und ich muss dies auch so in der Import-Datei eintragen, damit der Datensatz aufgelöst werden kann.

VerbindungImportDatei

Im Muster seht Ihr, dass ich eine Verbindung Projektbeteiligter zwischen einem Benutzer und einer Verkaufschance erstellen will. Um die Verkaufschance anzu-sprechen, verwende ich jedoch nicht den Titel, sondern die GUID.

Wie kommt man am schnellsten zu dieser?

LinkKopieren

Der schnellste Weg ist den Datensatz zu recherchieren und dann über die Schaltfläche Link kopieren die erforderlichen Daten in die Zwischenablage zu kopieren.

Jetzt hat man die Möglichkeit in seiner Excel-Datei den Link einzufügen und den benötigten Teil zu extrahieren.

GUIDausURLermitteln

Die GUID befindet sich ziemlich am Ende und ist von %7b und %7d eingerahmt. Die GUID ist immer 36-Stellen lang (einfach zu kontrollieren in Excel mit der Funktion =Länge(Zelle)).

Gerade hier werden immer wieder Fehler beim Erstellen der Import Datei gemacht. So rate ich Euch: Konzentriert Euch auf die Erstellung der Import-Datei und lasst Euch nicht durch Telefon oder Kollegen von der Arbeit ablenken.

Wenn Ihr die Datei erstellt habt, dann speichert Sie im gleichen Format ab. Über die Schaltfläche Daten importieren könnt Ihr Eure Datei nunmehr mit einem Assistenten in das System übertragen. Es spielt dabei keine Rolle, auf welche Daten importieren Schaltfläche ihr klickt. Der Import-Assistent erkennt anhand der Import-Datei, welche Daten Ihr importieren wollt.

DatenimportAssistentDatenImportAssistent_PartII

Der Import Eurer Daten erfolgt nicht unmittelbar, sondern asynchron und daher könnt Ihr den Fortgang Eures Datenimports jederzeit überwachen.

MeinImport

Im Einstellungsbereich unter Importe findet Ihr Euren gerade initiierten Auftrag und könnt beobachten, wie der Import verläuft. Auch die möglichen Fehler sind von diesem Punkt aus zu erreichen.

Sollte der Datenimport nicht den Status Gesendet verlassen, solltet Ihr Euren Asynchronen Verarbeitungsdienst auf der Server-Seite prüfen. Möglicherweise ist der Dienst unerwartet beendet worden.

In einem 3. Teil will ich Euch noch von weiteren Tücken berichten, die während des Imports von Verbindungen auftreten können. Mehr dazu morgen.

 

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