Microsoft Dynamics CRM 2011 | Datenimport Verbindungen (3. Teil)

In den ersten beiden Teilen habe ich Euch bereits über einige Stolpersteine berichtet. Im letzten Teil will ich nun auf weitere Tücken eingehen und aufzeigen, wie Ihr dennoch einen erfolgreichen Datenimport vornehmen könnt.

NeueImportDatei

Wir modifizieren unsere 1. Import Datei und kopieren die GUID der Verkaufschance in die Spalte Verbunden mit und den Namen des Benutzers in die Spalte Verbunden von. Als Verbindungsrolle nehmen wir erneut Projektbeteiligter.

FehlerImImport

Wir importieren die Datei erneut und erhalten nunmehr eine Fehlermeldung.

Wenn wir mit der Maus auf der Zeile verweilen erhalten wir im Tooltipp auch den kompletten Text der Fehlermeldung ausgegeben.

Und hier scheitern viele an der Deutung der Fehlermeldung, kommen der Ursache also nicht auf den Grund.

Projektbeteiligter

In unserem Fall schauen wir uns die verwendete Rolle Projektbeteiligter einmal genauer an.

Wir finden hier bei den Datensatztypen unter anderem Benuzter, Kontakt, Lead gelistet (Häkchen gesetzt).

Projektbeteiligter_keineVKC

Scrollen wir etwas weiter nach unten, so haben wir jedoch kein Häkchen bei Verkaufschancen.

Dies ist die Ursache, warum unsere Import-Datei einen Fehler verursacht. Denn wir wollten eine Verkaufschance direkt mit einem Benutzer verbinden – also die umgekehrte Richtung.

Ihr seht also, wie wichtig es ist, sich mit den Grundeinstellungen zu beschäftigen. Denn der Fehler kommt erst während des Imports zum Tragen. Der Assistent bewertet die Datei noch als eine gültige Import-Datei mit gültigen Datenmappings.

Verbindung_BenutzerKontaktEine weitere Tücke ist das bereits angesprochene Verhalten von Übergeordneten und Untergeordneten Elementen.

Im Beispiel legen wir über die Oberfläche eine neue Verbindung an und erhalten neben der ausgewählten Verbindung am Kontakt-Datensatz auch automatisch eine erzeugte komplementär-Verbindung am Benutzer-Datensatz.

Dies ist dann der Fall, wenn an einer Verbindungsrolle unter Schritt 3 eine Angabe zu finden ist.

GesetzteVerbindung

Während dies über die Oberfläche automatisch geschieht, verhält es sich während des Datenimports etwas anders.

Erstellen wir uns hierfür eine Import-Datei.

ÜbergeordnetesElement_ImportDatei

Benutzername in die 1. Spalte, Rollename in die 2. Spalte, Kontakt-GUID in die 4. Spalte.

Und vielleicht noch ein Datum zur Identifikation unseres Tests.

Wir importieren diese Datei und der Import läuft fehlerfrei durch.

Wir kontrollieren unser Ergebnis.

ImportierteVerbindung_ÜbergeordnetesElement

Unter dem Kontakt finden wir den verbundenen Datensatz des Benutzers mit der Rolle Übergeordnetes Element.

Sieht also soweit korrekt aus. Doch machen wir die Gegenkontrolle und rufen den Benutzer-Datensatz auf und werfen hier einen Blick in die Verbindungen.

KeineAutomZuordnungBeiImport

Hier finden wir den Kontakt-Datensatz in den Verbindungen wieder, jedoch ist keine Rechterolle (Bezeichner) angegeben. Dieses Verhalten ist also anders, als bei der Erstellung der Verbindung über die Oberfläche.

Was also müssen wir beachten, wenn wir das gleiche Ergebnis erzielen wollen?

ImportDatei_ÜberUndUntergeordnetesElement

Wir müssen unsere Import-Datei modifizieren und in der Spalte Rolle (von) unser Untergeordnetes Element ergänzen.

Auch hierbei gilt es

a) die Richtungen zu beachten und

b) verfügt meine Verbindungsrolle über ein untergeordnetes Element?

Wir hier z.B. der Name einer anderen Verbindungsrolle eingetragen, wird der Datenimport erneut auf einen Fehler stoßen.

2terImport_ÜbergeordnetesElement2terImport_UntergeordnetesElement

Habt Ihr die Datei korrekt modifiziert, so habt Ihr auch das gewünschte Ergebnis.

Fazit: Verbindungsrollen sind überaus interessant in der Verwendung und bieten diverse Möglichkeiten das System seinen Anforderungen hin zu erweitern. Beim Datenimport jedoch gilt es diverse Stolpersteine aus dem Weg zu räumen und sich im Vorfeld über neue Verbindungsrollen ausgiebig Gedanken zu machen. Schnell kann sonst ein Planungsfehler zu ungewollten Systemeinträgen führen, die nur schwer aus dem System zu bereinigen sind.

Wer bei der Erstellung von Verbindungsrollen und Datenimport-Dateien entsprechende Sorgfalt walten lässt, der freut sich hinterher über den Mehrwert bei der Nutzung jener neuen Entität.

 

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