Microsoft Dynamics CRM 2011 | Überwachungsverlauf

Mit Umstieg auf die neue Version überlegen viele die neue Funktion der Überwachung zu nutzen und in diesem Zusammenhang kommen vermehrt Fragestellungen auch in den Foren auf.

CRM 4.0 verfügte nicht über eine eigenständige Audit-Funktion, aber es wurde viele PlugIns und Benutzerdefinierte Entitäten hierzu angeboten. Diese können zum Teil auch mit der neuen Version weiter genutzt werden.

EinstellungenÜberwachungUm die integrierte Funktion der Überwachung nutzen zu können, solltet Ihr Euch zunächst ein Konzept erstellen, welche Felder es wert sind, überwacht zu werden. In den Einstellungen findet Ihr die zentrale Konfiguration der Überwachung, aber auch das Management. Letzteres vergessen viele und es wird gefragt, wie man die Einträge aus Entitäten denn löschen könnte.

Schon komisch, da will man auf der einen Seite überwachen, fragt auf der anderen Seite aber auch gleich nach dem Löschen der Einträge!

Systemeinstellungen_ÜberwachungAktiviert

Nachdem Ihr Euch ein Konzept erstellt habt, könnt Ihr unter Einstellungen – Globale Einstellungen für Überwachung die Überwachung aktivieren.

Überwachung_aktiviertWenn Ihr dann in einer Entität in die Überwach-ungshistorie schaut, dann sieht das in etwa so aus.

Nehmt Ihr eine Änderung an der Entität vor, wird diese aber noch nicht mitprotokolliert. Dazu ist der zweite und dritte Schritt noch erforderlich.

Systemeinstellungen_GemEntitäten_aktiviertDer zweite Schritt ist ebenfalls im Optionsfenster der Globalen Einstellungen zu finden. Hierzu bekomme ich die meisten Fragestellungen.

Was sind gemeinsame Entitäten oder was sind Vertriebsentitäten? Was passiert, wenn ich hier ein Häkchen setze?

Es empfiehlt sich auf den Einträgen mit der Maus zu verweilen. In einem ToolTipp bekommt Ihr dann die jeweiligen Entitätsbezeichner ausgegeben, für die Ihr die Überwachung aktivieren würdet.

Hinter welchem dieser Einträge verstecken sich meine Benutzerdefinierten Entitäten, die ich selbst angelegt oder durch eine Lösung importiert habe?

Die Entität dürfte sich unter Gemeinsame Entitäten finden, habt Ihr Eure Entität mit einer Systementität verknüpft. In allen anderen Fällen könnt Ihr direkt bei der Erstellung Eurer Entität die Überwachung aktivieren und bei den Feldern entscheiden, ob diese überwacht werden sollen oder nicht.

Was wird denn überhaupt alles überwacht? Gibt es eine Übersicht hierzu?

Feldliste_Überwachungsverlauf

Hierzu öffnet Ihr den Bereich Überwachungs-einstellungen für Entität und Feld. Öffnet am Besten die Feldliste. Dort gibt es eine Spalte Überwachungsver-folgung aus der Ihr mit aktiviert/deaktiviert entnehmen könnt, ob das jeweilige Feld überwacht wird.

Daher sprach ich auch von einem Konzept. Denn wenn Ihr nur im Schritt 2 die Häkchen setzt, werden ggfs. viel zu viele Felder überwacht.

Hier sollte also durchaus vorab der Aktivierung der Überwachung über die Einstellungen einige Anpassungen vorgenommen werden.

Warum vor der Aktivierung fragt Ihr Euch?

FeldMobiltelefon_ÜberwachungDeaktivieren

Nun schauen wir uns an, was passiert, wenn wir die Überwachung bereits aktiviert haben und die Überwachung im Anschluss deaktivieren. Dies erledigen wir direkt am Feld, speichern die Einstellungen und ver-öffentlichen diese.

Zuvor habe ich an einem Lead die Mobiltelefonnummer einfach mal geändert, so dass ein Überwachungsein-trag erzeugt wurde.

LeadÜberwachungsverlauf_EintragSymbol

Wir stellen zwei Dinge fest:

1.) wurde unser zuvor erzeugter Protokoll-Eintrag in ein Symbol in der Spalte Neuer Wert umgewandelt.

2.) Auch für die Deaktivierung haben wir einen Protokolleintrag erzeugt.

Punkt 1 soll uns sagen, dass unsere Aufzeichnungen verloren gegangen sind, weil wir die Überwachung deaktiviert haben. Punkt 2 ist ärgerlich, weil diesen Eintrag ja alle lesen können.

Deshalb empfehle ich im Vorfeld der Aktivierung die Feldliste komplett durchzusehen und ggfs. die Überwachung schon zu deaktivieren. Dann haben wir keine unnötigen Einträge im Protokoll.

Denn nun kommen wir zur Frage: Wo kann ich denn solche Einträge löschen?

ZentralerPunktProtokollLöschen

Dieser Punkt ist momentan nur zentral zu finden und es können keine einzelnen Protokolleinträge gelöscht werden, sondern immer nur Datumsbereiche.

D.h. das System könnte durch viele vermeintlich überflüssige Einträge unübersichtlich werden, wenn man im Nachgang aktiviert/deaktiviert.

Darum nochmal – ein Konzept ist hilfreich! Auch, weil es z.B. Felder gibt, für die die Feldsicherheit gesondert aktiviert wurde. Und natürlich weil es auch Sicherheitsrechte gibt, um den Überwachungsverlauf einsehen zu können oder eben nicht.

Zum Abschluss dieses Artikels noch ein aktueller Hinweis auf einen Bug.

FehlermeldungÜberwachungsverlauf

Vereinzelt kann es vorkommen, dass Ihr beim Aufruf der Überwachungshistorie eine Fehlermeldung zu sehen bekommt.

Ein Blick in das Eventprotokoll auf dem Server gibt dann eine Warnung und einen Fehler aus.

FehlermeldungEventViewer

FehlermeldungPlugIn

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Meine Recherchen haben ergeben, dass es sich dabei um eine Fehler handelt, der erst mit Update Rollup 4 behoben sein wird. Es ist hierzu auch ein Hotfix angedacht, dieser ist allerdings noch nicht veröffentlicht. Sobald dieser zur Verfügung steht, werde ich diesen Artikel mit dem Link versehen.

 

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