Microsoft Dynamics CRM | Tipps zur Grundkonfiguration (1)

Wenn man sich der Grundkonfiguration des Dynamics CRM 2011 Systems widmet, sollte man ein paar wichtige Verhaltensweisen kennen, um sich im Nachgang nicht verwirren zu lassen bzw. seine Organisationsanforderungen auch jederzeit umsetzen zu können.

Über das Warteschlangenchaos nach Upgrade einer CRM 4.0 Installation hatte ich bereits berichtet.

Unternehmenseinheit_AnlegenHeute möchte ich Euch mit den Verhaltensweisen von Unternehmenseinheiten, Teams und Warteschlangen vertraut machen. Beginnt man unterhalb der “Root”-Unternehmenseinheit eine neue Einheit anzulegen – wie in meinem Fall “Vertrieb” – so legt das System auch immer automatisch ein zugehöriges Team gleichen Namens an.

Team_AutomatischeWarteschlange

 

Darüber hinaus wird ebenfalls eine Warteschlange gleichen Namens angelegt. Benutzer, die der Unternehmenseinheit zugewiesen werden, werden auch automatisch dem Standard-Team der Unternehmenseinheit zugeordnet.

Doch was ist, wenn eine Reorganisation ansteht. Unter 4.0 wussten wir um den Umstand, das dies eine besondere Herausforderung war/ist. Mit CRM 2011 können Unternehmenseinheiten nunmehr auch umbenannt werden (selbst die “Root”-Unternehmenseinheit). Doch wie wirkt sich dies konkret aus?

Unternehmenseinheit_Umbenannt

Nehmen wir an, eine Unternehmensreorganisation führt dazu, dass unterschiedliche Vertriebs-Mannschaften nunmehr in einer Organisationseinheit “Vertrieb (Europa)” zusammengelegt wurden.

Da liegt es also nahe die Unternehmenseinheit entsprechend umzubenennen, was wir ja nunmehr können.

Team_AutomatischUmbenannt

Automatisch wird auch das Standard-Team entsprechend umbenannt, wie wir im Schaubild links sehen können (roter Kreis).

Doch da war ja auch noch die Standard-Warteschlange, die automatisch für die Unternehmenseinheit erzeugt wurde. Team_Warteschlange_NichtUmbenanntUnd hier sehen wir dann bei einem Blick auf das Team, dass sich der Warte-schlangenname nicht automatisch mit umbenannt hat, also immer noch “Vertrieb” lautet.

Dies kann bei der Arbeit mit dem System für zahlreiche Verwirrungen sorgen. Daher sollte man auf jeden Fall im Nachgang manuell ebenfalls noch den Warteschlangennamen anpassen.

Kein großer Aufwand – aber wichtig zu wissen!

Also unbedingt mit auf die Checkliste bei Unternehmensreorganisationen.

Den angelegten Standard-Teams sind im Übrigen keine Sicherheitsrollen hinzugefügt. Und da man Teams oft Abteilungsübergreifend zusammenstellt und dann mit einer oder mehreren Sicherheitsrollen versieht, stellt sich dem Administrator natürlich die Frage, ob die die Standard-Teams denn nicht löschen könnte.Team_NichtLöschbar

Ich erspare Euch mal wieder die Klicks. Nein, dies führt zu einer Fehlermeldung, so dass diese Teams im System auf jeden Fall verweilen müssen.

Aufgepasst daher bei der Lookup-Ansicht aller Teams. Gibt es jetzt noch ein weiteres Team namens “Vertrieb (Europa)” – in diesem Fall jedoch mit einer hinterlegten Sicherheitsrolle und z.B. weiteren Mitarbeitern aus der Unternehmenseinheit “Vertriebsinnendienst”, so hat man schnell das Problem, dass das falsche Team herangezogen werden könnte!

Aus der Lookup-Ansicht kann nicht ersehen werden, ob das Team mit oder ohne Sicherheitsrolle angelegt ist.

Daher gilt: Sorgfältige Bezeichner für Teams und Ihre Aufgabe finden.

Dies erleichtert auch die Recherche von Fehlerursachen im Zusammenhang mit den Sicherheitsrollen.

 

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