Microsoft Dynamics CRM 2011 | Update Rollup 5 / Nov. Service Update

die kommenden Tage – genauer gesagt bis zum 08. November – solltet Ihr die Zeit nutzen, Euch mit den Voraussetzungen bzw. Konsequenzen des Update Rollup 5 vertraut zu machen. Denn zum 08. November erscheint es mit den Windows Update Services. Selbstverständlich kann es bereits zuvor schon heruntergeladen und installiert werden.

Warum solltet Ihr Euch informieren? Weil mit Update Rollup 5 auch das November Service Update erschienen ist, in dem neue Funktionen zur Verfügung gestellt werden oder Vorhandene verbessert wurden.

Darum habe ich Euch in diesem Artikel einen ersten Erfahrungsbericht zusammengestellt.

Update Rollup 5 beinhaltet keine Hotfixes, die Ihr manuell aktivieren müsst. Jedoch muss zur Nutzung der Microsoft Dynamics CRM Aktivitätsfeeds die Lösung aus dem Dynamics Marketplace zusätzlich heruntergeladen und installiert, sowie konfiguriert werden.

Lasst Euch nicht vom Button “Ausprobieren” verwirren. Die Lösung ist voll funktionsfähig und es muss keine zusätzliche Lizenz erworben werden!

Neuigkeiten_ActivityFeeds

Habt Ihr die Lösung installiert und konfiguriert, dann stehen Euch neue Navigationspunkte zur Verfügung. Zum Einen unter “Meine Arbeit”, zum Anderen an jedem Datensatz.

Die deutsche Übersetzung mit “Datensatzpinnwand” finde ich nicht besonders gelungen, “Pinnwand” hätte es auch getan, aber das ist ja schnell korrigiert.

Die Konfiguration ist in der Hilfe sehr gut beschrieben. Wonach ich lange gesucht habe, ist die Größenangabe des Bildes, welches für den jeweiligen Nutzer hochgeladen werden kann. In einem Webcast konnte ich dann ermitteln, dass es 80×80 Pixel sein sollten. Es gibt keine Bildbearbeitungsfunktionen, so dass das Bild extern bearbeitet und angepasst werden muss.

Ribbon_FolgenMit der Lösung wird die Menüleiste um die neuen Menüpunkte “Folgen” und “Nicht mehr folgen” ergänzt. Sind diese bei Euch grau hinterlegt/nicht klickbar, dann habt Ihr die Konfiguration der Lösung nicht ordnungsgemäß abgeschlossen. Achtet auch unbedingt darauf, dass ActiveX-Komponenten bei Euch in den IE-Einstellungen aktiviert sind.

NeueProzessschritte_für_ActivityFeeds

Mit den Aktivitätsfeeds kommen auch zwei neue erstellbare Datensatztypen für das Prozesscenter mit. Ihr könnt in einem Prozess nämlich Datensätzen folgen oder auch neue Nachrichten an die Pinnwand posten.

Damit lassen sich viele Schritte über das Prozesscenter automatisieren und insbesondere bei der Leadgewinnung nutzen.

Kurznachrichten_@Zeichen

Und bei der Erstellung der Kurznachrichten an der Pinnwand gibt es nicht nur einen Zähler der verbleibenden Zeichen (grau oben rechts), sondern es lassen sich auch Bezüge zu im CRM befindlichen Datensätzen herstellen. Dazu tippt man das @-Zeichen ein und bekommt eine MRU-Vorschlagsliste kann hierüber aber auch nach weiteren Datensätzen suchen, um hierauf zu verweisen.

Gleichwohl werden die Sicherheitsrollen-Rechte der einzelnen Nutzer natürlich beachtet. Womit ich beim letzten Punkt der Aktivitätsfeeds bin. Die vorhandenen Rechterollen werden um die Rechte zu der Lösung ergänzt. Gleichfalls gibt es aber auch eine neue Sicherheitsrolle, die man den Nutzern hinzufügen kann.

Die Lösung spielt mit einer ebenfalls kostenlos verfügbaren Windows Phone App zusammen, mit der sich die Feeds einsehen und editieren lassen. Für andere Smartphone Betriebssysteme steht noch keine App zur Verfügung. Ich gehe aber davon aus, dass 3rd Party-Anbieter, wie z.B. CWR-Mobility Ihre App um dieses neue Feature ergänzen werden.

In der Praxis muss man einfach noch länger mit der neuen Lösung arbeiten, um das Potenzial in vollem Umfang für sich selbst nutzen zu können. Zumindest müssen über diesen Weg nicht mehr dutzende Informationsemails verschickt werden, die über eine Änderung am Datensatz informieren. Allerdings sollte man hierzu auch mit der RSS Funktion umgehen können.

 

OutlookClient_SubGridsNotes

Auch am Outlook Client hat sich einiges getan. So können in der Datensatz-Ansicht nunmehr auch Subgrids und Notizen direkt eingesehen werden können.

Gleichfalls wurde die Performance weiter optimiert, da das Nachverfolgen von E-Mails und damit die Erstellung von E-Mail Aktivitäten erst nach der Versendung der E-Mails (asynchron) erfolgt.

Gerade bei langsamen Verbindungen (VPN-Einwahl) ist die Performance von Outlook deutlich besser.

Weiterhin haben wir nunmehr deutlich mehr klickbare Links in den Datensätzen, die Aktionen auslösen können. Z.B. die Erzeugung von Nachrichten bei Klick auf die E-Mail-Adresse (dabei wird der Bezug automatisch zum Datensatz gesetzt) oder auch die Herstellung einer Telefonverbindung bei klick auf eine Telefonnummer (Lync oder TAPI-Tool vorausgesetzt).

Insbesondere mit Lync im Zusammenspiel sind viele Möglichkeiten geboten, so dass sich der Blick auf Lync als Kommunikationsplattform für Euer Unternehmen wirklich lohnt.

 

Kommen wir zu einer weiteren Verbesserung. Im Prozesscenter sind für Dialoge neue Datentypen verfügbar. Datum, Datum und Uhrzeit sowie Suche (Lookup). Damit können nunmehr wichtige Schritte in den Dialogen integriert werden. Sei es die Auswahl eines Termins für ein Vor-Ort-Gespräch oder auch für einen erneuten Kontakt. Oder auch der Umweg über Picklisten bei der Auswahl von bereits existierenden Datensätzen, welcher sich nunmehr durch den Typ “Lookup” erledigt hat. Damit nicht genug. In den Dialogen werden nunmehr Warnhinweise ausgegeben, wenn sich Werte auf einer vorangegangenen Seite verändert haben.

Mit diesen neuen Funktionen lassen sich Skripte für das Telefonmarketing deutlich leichter realisieren. Es freut sich also Euer Vertrieb und Marketing auf diese neuen Datentypen.

Prozess_DynamicRecordURLLängst überfällig ist eine weitere Ergänzung im Prozess-Center. In diesem Fall bei den Prozessen selbst. Denn im Schritt E-Mail senden können nunmehr Hyperlinks zu den Datensätzen (Dynamic Record URLs) integriert werden. Ihr könnt aber ebenso auch einen statischen Link, z.B. auf eine Kampagnen-Landing-Page unterbringen.

Da ich viele Installationen betreue, in denen E-Mails mit Links auf Datensätze intern im Unternehmen versendet werden, ist diese Ergänzung ein weiterer Meilenstein.

 

NeueDiagrammtypen

Wer sich den Dashboards bzw. Diagrammen im System angenommen hat, der wird sich über die Verbesserung des Editors freuen.

So wurden neue Diagrammtypen hinzugefügt, die die Visualisierung von Daten weiter verbessern helfen sollen.

Diagramm_SerienDarüber hinaus wurden so genannte Diagramm-Serien ermöglicht. Dabei können bis zu 5 Serien erstellt werden. Jede Serie kann über einen unterschiedlichen Diagrammtyp verfügen und Daten unterschiedlich zusammenfassen.

Damit sind im Editor zwar noch nicht alle Möglichkeiten gegeben, die sich in der XML Bearbeitung von Diagrammen ergeben. Aber man muss hier an den Erstellaufwand denken. Denn es bedarf nunmehr für z.B. im Vertrieb benötigte Diagramme nicht mehr einem Administrator, der die Diagramme erstellt. Der Vertrieb selbst kann sich seine Daten individuell zusammenstellen.

Gleiches gilt für Marketing- oder Service-Personal.

 

Audit_Benutzerzugriff

Wer den Zugriff auf das System besser auswerten oder kontrollieren möchte, der wird sich über die Verbesserung bei der Überwachung freuen.

So ist jetzt zentral die Benutzerüberwachung einzuschalten.

Diese Funktion wird noch einige Verbesserungen mit weiteren Releases erfahren. Es ist jedoch ein erster Anlaufpunkt gegeben, mit dem sich nachvollziehen lässt, ob und wann ein User Zugriff auf das System hatte.

 

Duplikaterkennung_neue_Funktion

Mich persönlich sofort überzeugt haben die Verbesserungen in der Duplikaterkennung. So können jetzt “inaktive Datensätze” vom Vergleich ausgeschlossen werden. Gerade bei den Regeln zu Kontakten oder Firmen ist dies sehr hilfreich. Sammeln sich im Laufe der Zeit doch zahlreiche Datensätze, die im Status “inaktiv” im System verweilen sollen oder müssen.

Des Weiteren können auf Feldebene nunmehr auch “Leere Werte” ignoriert werden. Warum ist dies so wichtig? Nicht immer werden alle Felder die für eine Duplikaterkennungsregel herhalten im System sofort gefüllt. Dies sorgt teilweise für sehr lange Ladezyklen bei der Ermittlung von vermeintlichen Duplikaten (CRM 4.0 Nutzer wissen, was ich meine).

 

Fazit: Mit dem November Service Update im Update Rollup 5 sind wichtige Verbesserungen im System ausgerollt worden. Des Weiteren wurden interessante Neuerungen mit dem nächsten Release im Frühjahr kommenden Jahres angekündigt (z.B. die Cross-Browser-Kompatibilität). Ob sich die Aktivitätsfeeds als Produktivitätsgewinn “outen” hängt stark von der internen Unternehmenskultur im Umgang mit Feeds und so genanntem “Social Media” ab.

Durch den Rollout von Service-Updates werden die Update-Rollups jedoch nicht vernachlässigt und Partner wie Endkunden haben die Möglichkeit, Einfluss auf die kommenden Service-Updates zu nehmen.

Lässt man die Finger von der Bearbeitung von Standard Dateien im CRMWeb-Verzeichnis, werden mit dem Update Rollup diese Dateien aktualisiert. Andernfalls können zahlreiche unschöne Wechselwirkungen auftreten.

Tests von Update Rollups vor der Einspielung in Produktiv-Umgebungen sind unerlässlich. Hat man diese Möglichkeit nicht selbst, so sollte man seinen Betreuungspartner um Freigabe bitten.

Gute Übersichten bzw. Videos zum Nov. Service Update finden sich unter

http://crm.dynamics.com/nov2011

http://democrmonline.com/

Release_Preview_Guide

 

Ein kleiner Wermutstropfen bleibt: Auch nach Einspielung von Update Rollup 5 kann es bei der Verwendung des Seriendrucks für Marketinglisten oder Mehrfachauswahl von Datensätzen dazu führen, dass nur an einem Datensatz die zugehörige Aktivität erzeugt wird. Das EMEA Support Team hat dies hier inkl. Workaround beschrieben.

 

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7 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | Update Rollup 5 / Nov. Service Update

  1. hallo carsten,
    sehr guter blog. danke.
    eine fragw noch zu den feeds. falls diese in einen rss-newsreader eingebunden werden können, wie ist die url zum rss-feed? und wie würde da zw. den verschiedenen abos der versch. user unterschieden werden? via zugangsdaten?

    danke gr.p.

    • Um RSSFeeds aus den AFs zu erzeugen, die dann mit einem Reader gelesen werden können, bedarf es einer Programmierung. Die Lösung selbst hat (noch) keine RSS Generierung bzw. Abo-Funktion. Jedoch ist eine API im SDK beschrieben und so kann man schnell aus den pers. Nachrichten eine solche Erweiterung entwickeln.

  2. Hallo Carsten,

    vielen Dank für die detaillierten Informationen! Ich habe RU 5 und auch die Aktivitätsfeeds installiert, jedoch ist „Folgen“ ausgegraut, obwohl Activex aktiviert ist. Woran kann es noch liegen?
    Danke Dir.

    Grüße, Daniel

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