Microsoft Dynamics CRM 2011 | Aktivitätsfeeds (Tipps & Tricks)

Schon einige Blog-Artikel sind rund um die mit dem November Service Update (UR5) verfügbaren Aktivitätsfeeds in jüngster Zeit veröffentlicht worden. Doch weil es kein wirkliches Handbuch rund um die Konfiguration gibt, ist jeder Artikel wertvoll – so hoffentlich auch mein heutiger.

Als Beispiel wähle ich die Erfassung von Service-Anfragen, wie ich finde – auch aus meinen Projekten heraus – ein sehr häufig anzutreffendes Arbeitsszenario ist.

Auf der Standard-Anfrage Form, findet sich das Feld Kunde. Und wie wir alle wissen, können wir hier sowohl eine Firma, als auch einen Kontakt eintragen bzw. auswählen.

Doch was passiert eigentlich, wenn wir die Aktivitätsfeeds für Anfragen konfigurieren?

AF_Regeln_Anfrage

Zunächst einmal finden sich unmittelbar nach Konfiguration der AFs zu Anfragen entsprechende Regelwerke. Dort finden sich unter anderem auch die Regeln

  • Neue Anfrage für Firma bzw.
  • Neue Anfrage für Kontakt

Meist empfehle ich in meinen Projekten die Anfrage-Form anzupassen und das bereits im Standard vorhandene Feld Verantwortlicher Kontakt (responsiblecontactid) noch mit auf die Form zu bringen, um anschließend im Feld Kunde nur noch die jeweilige Firma anzugeben. Warum dies auch bei Euch sinnvoll sein kann?

Anfrage_DS_Pinnwand

Wir geben zunächst in der Anfrage im Feld Kunde einen Firmennamen an und wählen im Feld Verantwortlicher Kontakt einen Ansprechpartner aus diesem Unternehmen.

Wie wir direkt der Datensatzpinnwand der Anfrage  entnehmen können, finden wir einen erzeugten Eintrag.

Firma_DS_Pinnwand

Und auch auf der Firmenseite finden wir einen entsprechenden Eintrag auf der Datensatz-Pinnwand.

Bleibt noch die Frage, ob wir auch am Kontakt einen Eintrag finden?

Kontakt_DS_Pinnwand

Die Antwort ist: Leider nein! Trotzdem wir im Feld Verantwortlicher Kontakt einen Ansprechpartner eingetragen haben, gibt es keine Regel, die eine Eintragserzeugung an der Kontakt-Datensatzpinnwand veranlasst.

Doch hier kommt die Flexibilität der AFs zum Vorschein.

Denn wir können ja auch Einträge per Workflows erzeugen. Genau hier, beginnt jedoch die große Herausforderung.

Prozess_Nachricht_erstellen

Der Prozess selbst ist eigentlich klar definiert – oder doch nicht?

Denn es kommt darauf an, ob wir das Feld Kunde mit einer Firma oder einem Kontakt verknüpfen. Je nach Wahl muss sich der Prozess anders verhalten. Wir wollen ja keine doppelten Nachrichten.

Und dann bedarf es noch der korrekten Definition der Eigenschaften der Nachrichten.

Warum? Seht selbst.

Prozess_Eigenschaften_Nachricht_nicht_korrekt

In der Dynamischen Feldauswahl gibt es zwei dynamische URL Felder und hier gilt es die Richtigen auszuwählen.

Datensatz-URL (dynamisch) – im Bild links verwendet – erzeugt mir zwar einen Link auf den Datensatz. Allerdings ist dieses Feld für die neuen dynamischen Hyperlinks bei der Versendung von E-Mails gedacht. Verwenden wir dieses Feld bei den Nachrichten, so erhalten wir eine Nachricht, die in etwa so aussehen könnte:

Nachricht_Datensatz_URL

Die Links funktionieren zwar, sind aber für den Nutzer nicht leicht verständlich und vollständig einsehbar sind sie auch nicht.

Prozess_Nachricht_Eigenschaften_korrekt

Verwenden wir hingegen URL bereitstellen (dynamisch) – wie im Bild rechts verwendet – so erhalten wir eine andere Nachrichtendarstellung.

Hier sieht die Nachricht in etwa so aus:

Nachricht_URL_bereitstellen

Die Links haben nunmehr den Vollständigen Namen oder auch den Firmennamen als Anzeigeoption. Der Nutzer sieht also direkt, ohne den Link öffnen zu müssen, welcher Datensatz referenziert ist.

Bleiben aber noch ein paar offene Fragestellungen?

Was passiert, wenn man anstatt der dynamischen URL Felder einfach die direkten Datenfelder (z.B. Firmenname oder auch Vollständiger Name) verwendet?

Wie kommt das korrekte Symbol vorweg der Nachricht?

Und warum sollte ich bei den Anfragen im Feld Kunde nur noch die Firma eintragen und dafür das Feld Verantwortlicher Kontakt hinzufügen und hier den Ansprechpartner hinterlegen?

Die 1. Frage beantwortet sich wie folgt:

2_Kontakt_DS_Pinnwand

Hier haben wir in der Nachricht keine Verlinkungen zu den Datensätzen und im Symbol haben wir das Symbol des Kontakts, obwohl wir eigentlich das Symbol der Anfrage haben wollten.

Hintergrund: Da im Text der Kontakt nicht dynamisch referenziert wird, gelingt uns der Eintrag auf der Kontakt Datensatzpinnwand nur, wenn wir im Feld RegardingObjectId bei den Nachrichteneigenschaften den Verantwortlichen Kontakt (Anfrage) eintragen.

Leider bestimmt das Feld RegardingObjectId jedoch, welches Symbol für die Nachricht herangezogen wird.

Und damit sind wir bei der Antwort zur 2. Frage. Im Feld RegardingObjectId sollte in unserem Fall in den Eigenschaften idealerweise Anfrage (Anfrage) ausgewählt werden, um das Symbol einer Anfrage der Nachricht voranzustellen.

Nun wissen wir aber, dass wir, um die Nachricht auf den jeweiligen Datensatzpinnwänden veröffentlichen zu können, die Datensätze im Nachrichtentext referenzieren müssen.

Womit wir bei der Antwort zur letzten Fragestellung sind.

Haben wir im Feld Kunde den Kontakt angegeben, können wir mit Hilfe der dynamischen Felder nicht auf das Feld URL bereitstellen (dynamisch)(Kunde (Firma))) verweisen.

Ist dort jedoch die Firma eingetragen und im Feld Verantwortlicher Kontakt dann der Ansprechpartner aus dieser Firma, dann können wir ganz hervorragend auf alle Datensätze dynamisch verweisen und bekommen damit unsere Nachricht nicht nur auf den Datensatzpinnwänden von Anfrage und Firma (durch das Regelwerk), sondern auch vom Kontakt angezeigt (durch unseren Prozess). Und zur Krönung auch noch mit dem richtigen Symbol.

 

Anhand dieses Beispiels konnte ich Euch hoffentlich verdeutlichen, dass man sich unbedingt über Dateneingabefelder auf Formen unter Verwendung von Prozessen besondere Gedanken machen sollte. Hier können Reihenfolge und Zugriff auf dynamische Felder aus verknüpften Datensätzen eine tragende Rolle spielen.

Und merkt Euch

  • Datensatz-URL (dynamisch) = Hyperlinkerzeugung für E-Mails aus Prozessen
  • URL bereitstellen (dynamisch) = @ Referenzierung in Nachrichten innerhalb Eurer Prozesse

 

Und zum Schluss noch ein weiterer Tipp über den ich hier nicht ausführlich berichten muss, da es mir Maya Widyasari auf dem CRM Team Blog bereits abgenommen hat. Es geht um Datenmanagement für Nachrichten. Beherzigt den Tipp, um Euch Performance-Probleme verursacht durch stark wachsende Datentabellen zu ersparen. 4.0 Nutzer fühlen sich gleich an die AsyncOperationBase-Tabelle erinnert Zwinkerndes Smiley.

 

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