Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Client – Bedingte Formatierung

Mein heutiger Beitrag dreht sich um die Konfiguration und Nutzung der Bedingten Formatierung im Outlook 2010 Client, sowie einigen Bugs, die ich in diesem Zusammenhang gefunden habe.

Für die Demonstration habe ich zwei Benutzer herangezogen. Nutzer 1 hat die Systemadministrator Rechterolle, Nutzer 2 die Rolle Vertriebsmitarbeiter zugewiesen bekommen.

Im 1. Szenario möchte ich eine für mich erstellte Bedingte Formatierung an einen weiteren Nutzer ausrollen und nutze hierfür die Freigabe-Funktion.

PersAnsicht_erstellen

Hierzu bediene ich mich zunächst der Erweiterten Suche und der vordefinierten Ansicht “Meine offenen Verkaufschancen”. Ich lösche den Filter Besitzer gleich aktuellem Benutzer.

PersAnsicht_erstellen_speichern

Anschließend speicher ich über Speichern unter die Ansicht unter einem neuen Namen “Offene Verkaufschancen” ab. Soweit dürfte jedem die Prozedur bekannt vorkommen, um sich eine persönliche Ansicht zu erstellen.

PersAnsicht_auswählenIm nächsten Schritt öffne ich die gerade erstellte persönliche Ansicht in einem neuen Register, damit ich mit der Erstellung einer bedingten Formatierung beginnen kann.

Ansicht_anpassen

Hierzu klicke ich im Menüband auf das Register Ansicht und habe nunmehr ganz links die Schalt-fläche Ansichts-einstellungen, über die ich meine Bedingte Formatierung anlegen kann.

BedingteFormatierung_Regel

In meinem Beispiel lege ich zum Feld Wahrscheinlichkeit > 74% eine Regel an, die mir die Datenreihen blau und in Schriftgröße 11 formatiert.

Die Regel bestätige ich zwei Mal mit OK, so dass der Filter angewendet wird.

VKC_formatiert_User1

 

 

 

 

 

Ich erhalte eine schön formatierte Verkaufschancenansicht, die ich nunmehr meinem Kollegen zur Verfügung stellen möchte. Doch bevor ich die Freigabe für die Ansicht durchführe, soll ich den gerade erzeugten Filter speichern. (Danke Tripp Parker, der mich auch bei der Fehlersuche unterstützt hat.) Wie speichert man den Filter ab?

Button_FilterSpeichern

Im Menüband finde ich hierzu eine Schaltfläche, die mit Ihrer Bezeichnung darauf hindeutet, dass man hierüber den Filter speichern kann.

Picklist_FilterSpeichernEtwas versteckter hingegen, aber offen-sichtlich mit der gleichen Funktion aus-gestattet, findet sich die Funktion noch einmal am rechten Rand über die Filter-Funktion. Auch hier heißt es Filter speichern.

Doch bleiben wir beim Beispiel: Ich entscheide mich also zunächst für die Schaltfläche aus dem Menüband.

Im nächsten Schritt muss ich die Ansicht für meinen Kollegen freigeben.

Ansicht_sharen

Auch nicht weiter schwierig. Unter Gespeicherte Ansichten in der Erweiterten Suche findet sich die Ansicht. Diese ausgewählt und über die Schaltfläche Freigeben den Dialog gestartet.

Meinen Kollegen ausgewählt und Ihm Leserechte eingeräumt. Ich denke dies sollte der Praxis ziemlich nahe kommen – was meint Ihr?

Das war es von meiner Seite her. Also an den Rechner des Kollegen und auch hier die Ansicht ausgewählt und aufgerufen.

OffeneVKC_ohneFormatDoch zu meiner Enttäuschung liefert die Ansicht zwar die gefilterten Datensätze zurück, aber von meiner Formatierung ist nichts übrig geblieben. Was ist passiert?

Erst dachte ich an fehlende Sicherheitsrollenberechtigungen, dann an einen Fehler im Outlook Client. Also einen anderen Kollegen die Ansicht freigegeben, doch auch hier keine Formatierung.

Also die gesamten Schritte noch einmal durchgeführt und diesmal aber die Speicherung des Filters über die Option aus der Filter-Pickliste genommen. Und nachdem ich gespeichert habe, die Ansicht noch einmal freigegeben. Resultat:

VKC_formatiert_User2

Jetzt hat auch mein Kollege die Formatierung. Schnell habe ich also einen Fehler hinter der Schaltfläche im Menüband vermutet. Doch an ein anderes System gewechselt, dort die Schaltfläche aus dem Menüband genommen und …

Auch hiermit wurde dem Nutzer 2 die Bedingte Formatierung übertragen.

Fazit: Das Verhalten ist von System zu System unterschiedlich. Mit Sicherheit lässt sich aber festhalten, dass es auf die Reihenfolge ankommt.

1.) Neue persönliche Ansicht erstellen (Auch, wenn man die bedingte Formatierung für eine Systemansicht erstellen und freigeben möchte)

2.) Sicht öffnen und Bedingte Formatierung hinterlegen und anwenden.

3.) Erst den Filter speichern – Empfehlung: Nutzt die Picklist Option (scheint stabiler)

4.) Erst jetzt die Ansicht freigeben.

Doch damit nicht genug experimentiert.

Denn im 2. Szenario möchte ich eine weitere Bedingte Formatierung (Geschätzter Umsatz) hinzufügen und anschließend die Reihenfolge ändern.

NichtgespeicherteRegeln_User2_AlteAnsicht

Zunächst also die weitere Regel hinzugefügt und angewendet. Das Resultat scheint stimmig. Den Filter habe ich nicht abgespeichert.

Resultat: Der Kollege öffnet sein Outlook und die freigegebene Ansicht und sieht als Ergebnis die alte Ansicht. Okay, das hätte man jetzt auch vermuten können, denn ich habe den Filter ja auch nicht gespeichert. Startet der Outlook Client von Nutzer 1 neu ist übrigens auch hier die Ansicht zurückgestellt.

Den Filter diesmal gespeichert und fortan sehen wir beide die neue Formatierung.

Doch jetzt zu einem wirklichen Fehler, der noch im System steckt:

Reihenfolge_umgestelltIch stelle nämlich fest, dass ich die Reihenfolge umstellen muss. Also die Regel Gesch.Umsatz nach der Regel der Wahrscheinlichkeit angewendet haben möchte. Über die Schaltflächen Nach Oben / Nach Unten kann ich die Anwendung der Regeln beeinflussen.

In dieses Fenster gelange ich im Übrigen, wenn ich erneut die Ansichtseinstellungen aus dem Menüband angeklickt habe.

Hinweismeldung_keineRegel

Doch, wenn ich nunmehr mit OK bestätige, werden mir zwei Hinweismeldungen ausgegeben, dass für meine Regeln keine Bedingungen hinterlegt sind.

KeineBedingungen_gespeichertUnd ein Blick in die Bedingungen offenbart tat-sächlich, dass die zuvor gemachten Angaben nicht mehr gelistet werden.

Wo sind meine Angaben hin, wenn Sie doch scheinbar gespeichert wurden?

Ich bin mutig und bestätige einfach die Hinweismeldungen mit OK und warte das Resultat ab.

Ansicht_nachUmstellung_Reihenfolge

Verwundert blicke ich auf das Ergebnis, denn die Formatierung wird trotzdem umgestellt. Wie kann das sein, wenn doch angeblich keine Regeln gespeichert sind?

Nun, wir haben gelernt, wir sollen den Filter immer speichern, damit er permanent zur Verfügung steht. Und bei freigegebenen Ansichten sollte sich der Filter dann auch auf die Kollegen auswirken.Ansicht_nach_FilterSpeichern_zurückgesetzt

Ich wähle die Option aus der Pickliste und “Oh schreck…”. Die Ansicht ist wieder auf den ursprünglichen Zustand zurück gesprungen.

Was lernen wir daraus?

Offenbar werden die Regeln der Bedingten Formatierung nach dem 1. Mal in der Datenbank zusammen mit der Ansicht gespeichert, stehen aber dennoch Outlook nicht in vollem Umfang zur Verfügung. Denn die Bedingungen sind in Outlook allesamt weg. Das ist zunächst nicht schmerzlich, da Sie ja angewendet werden. Will man jedoch die Reihenfolge im Nachgang ändern, muss man die Bedingungen allesamt manuell erneut hinzufügen. Sehr zeitintensiv, wenn man sich viele Verschachtelungen überlegt hat. Und auch nicht praxisnah, da eine simple Änderung der Reihenfolge in der Anwendung der Regel jederzeit – also auch im Nachgang – noch möglich sein sollte.

Also Microsoft: Nacharbeiten! Denn dies ist definitiv ein Bug.

Abschließendes Fazit:

1.) Neue persönliche Ansicht erstellen (Auch, wenn man die bedingte Formatierung für eine Systemansicht erstellen und freigeben möchte)

2.) Sicht öffnen und Bedingte Formatierung hinterlegen und anwenden.

3.) Reihenfolge der Bedingungen prüfen, und ggfs. umstellen

4.) Erst den Filter speichern – Empfehlung: Nutzt die Picklist Option (scheint stabiler)

5.) Erst jetzt die Ansicht freigeben.

Ich hoffe, Ihr fandet den Artikel nicht zu lang, dafür aber hilfreich.

 

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2 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Client – Bedingte Formatierung

  1. Guter Beitrag! Kann man über die bedingten Formatierungen im Posteingang nach E-Mails filtern, die zwar im CRM nachverfolgt werden, jedoch z. B. keinen Bezug besitzen oder wo zu der E-Mailadresse kein Datensatz (Firma/Kontakt/Lead) gefunden wurde? ICH finde dabei leider keine CRM-Felder.

  2. Vor allem konnte ich feststellen, dass die Übergabe der Bedingten Formatierung nicht funktioniert, wenn auf dem Client die Konstellation Windows XP Betriebssystem + Office 2010 installiert ist und auf eine freigegebene Sicht mit Bedingter Formatierung zugegriffen werden soll. Win7 + Office 2010 zu Win7 + Office 2010 scheint etwas stabiler zu funktionieren.

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