Microsoft Dynamics CRM 2011 | Schnell(e)suche im Outlook Client

In meinem heutigen Beitrag greife ich ein Thema auf, dass in meinen Schulungen, im Support, aber auch in der Community stark nachgefragt wird – Das unterschiedliche Verhalten von Outlook und Web-Client im Bereich der Schnellsuche.

Suchspalte_Kontakt_hinzugefügt

Wie wir alle wissen, ist es in den Anpassungen möglich, über die Vorauswahl hinaus weitere Felder als Suchfelder in der Schnellsuche zu definieren.

In meinem Beispiel habe ich eine Entität “Soziale Netzwerke” eingerichtet und diese mit Kontakten verbunden.

Das auf meiner Entität entstandene Suchfeld (cg_contactid) habe ich der Form hinzugefügt und gleichzeitig füge ich es als Suchspalte hinzu.

Musterdaten_SozialeNetzwerke

Im Anschluss lege ich einige Musterdaten an und verknüpfe diese mit vorhandenen Kontakten (Beispielkontakte).

Nun können wir die Schnellsuche im Web-Client überprüfen.

Schnellsuche_Ergebnis_WebClient

Wie gewünscht erhalte ich meinen Treffer. Einen Datensatz, den ich Joris Kalz (Beispiel) zugewiesen habe. Da ich nach *Kalz gesucht habe und in keinem anderen Feld Kalz enthalten ist, wurde also meine Suchspalte cg_contactid herangezogen.

Outlook_EinstiegIm nächsten Schritt öffne ich in den Outlook Client. Da ich noch keine Navigationseinträge synchronisiert vorfinde – dies dauert einige Minuten – wähle ich den Einstieg über Arbeitsbereich, finde dort den Abschnitt Erweiterungen und kann hier meine neue Entität Soziale Netzwerke aufrufen.

OutlookClient_Suchergebnis_Einstieg_Arbeitsbereich

Im rechten Bereich (roter Kreis im Bild links) habe ich die Schnellsuche Option und kann auch hier nach *Kalz suchen. Ich erhalte einen Treffer.

Dies ist logisch, da ich im Prinzip die Web Oberfläche aufgerufen habe.

Ich warte also ein paar Minuten, bis die Navigation komplett synchronisiert ist.

Outlook_Schnellsuche_keineTreffer

Und nachdem ich meine Entität aus der Navigation heraus aufgerufen habe, finde ich in am oberen Rand der jeweiligen Ansicht ein Suchfenster.

Auch hier gebe ich *Kalz ein. Doch zu meiner Ver-wunderung erhalte ich keine Treffer.

Selbstverständlich prüft man in einem solchen Moment, ob die Suchspalte hinzugefügt wurde. Doch wir können sicher sein, sie ist hinzugefügt und alle Anpassungen sind auch veröffentlicht.

Suche_Nach_Hauptfeld

Als Gegenprobe suche ich nach einem Eintrag *XI und finde einen Datensatz.

Offenbar werden also für diese Suche nur die Daten aus dem Hauptfeld (Primäres Attribut) herangezogen. Alle anderen Felder werden nicht berücksichtigt. Denn weitere Suchalgorithmen nach Inhalten anderer Felder liefern ebenfalls keine Treffer.

Bug oder Feature?

Die Antwort liegt in der Betrachtungsweise der Anwenderin / des Anwenders

Outlook_FilterDer Outlook Client verfügt natürlich über eine andere Möglichkeit an gefilterte Datensätze heranzukommen. Ansatzpunkt hierfür ist die Schaltfläche rechts neben der Suche – Filtern.

Doch warum sollte ich Filtern, wenn doch auch die Suche nach allen Suchspalten in Outlook die gleichen Treffer, wie im Web-Client zurückliefern könnte?

In der Praxis jedenfalls sollten schnellstmöglich innerhalb der Suche alle Suchspaltenfelder auch für Benutzerdefinierte Entitäten durchsuchbar sein. Dies spart so manche Supportanfrage. Update Rollup 3 sollte dies eigentlich beheben, doch scheint dies nur für Systementitäten zu gelten. Mit UR 5 und Benutzerdefinierten Entitäten scheint der Fehler nicht behoben zu sein Zwinkerndes Smiley.

Rechtsklick_SpaltenhinzufügenDoch auch die Filterung hat natürlich Ihre Vorteile obgleich der Weg zur Einrichtung deutlich mehr Mausklicks verursacht, als eine Schnellsuche.

Die Filterung will ich Euch an dieser Stelle nicht explizit erklären. Oftmals unbekannt jedoch, ist dabei die Funktion, dass weitere Spalten nicht nur über die Anpassungen CRM, sondern auch direkt im Outlook Client hinzugefügt werden können. Ein Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften liefert Euch das Kontextmenü mit dem passenden Eintrag.

CRMFelder

In dem sich öffnenden Dialog wählt man Benutzerdefinierte Ordnerfelder aus und kann aus allen CRM Feldern auswählen und diese als Spalten hinzufügen.

Wundert Euch nicht, wenn Ihr die Spalten hinzufügt und die Reihenfolge nicht umstellt, sind Eure Spalten zunächst jeweils am Ende angefügt.

Öffnet Ihr die Ansicht jedoch ein zweites Mal, dann sind die Felder Kategorien und das Verfolgungssymbol (Fahne) wieder an letzter Stelle. Dies ist bedingt durch die Tatsache, dass es sich hierbei nicht um CRM Felder, sondern um Outlook Standard-Felder handelt.

So, nun bin ich schon fast am Ende meiner Tipps. Da kommt mit noch eine weitere Fragestellung aus meinen Schulungen in den Sinn. Warum findet sich im Outlook Client kein alphabetisches Register?

Alphabetical_Register

Die Standardantwort: Dies ist “by design”, denn der Outlook Client verfügt ja über die Funktion der Filter. Diese sollen den Einstieg/die Auswahl der korrekten Datensätze im Outlook Client für den Nutzer so bequem wie möglich gestalten. Doch einen Filter für jeden Buchstaben im Alphabet anlegen – kann das die Lösung sein?

Nun, auch hier kann man einen schnellen Workaround schaffen, der auch gleichzeitig die Problematik mit der Schnellsuche “entschärft”. Man nutzt die neue Funktion der Dashboards und erstellt sich ein so genanntes Schnellsuche-Dashboard.

QuickSearch-Dashboard_Workaround

Ich habe ein solches exemplarisch für die üblichen Entitäten Firmen, Kontakte, Leads, Anfragen, Aktivitäten und meiner Benutzerdefinierten Entität Soziale Netzwerke erstellt.

Wie Ihr im Bild rechts sehen könnt, habe ich hier sowohl die Schnellsuche, als auch ein alphabetisches Register zur Auswahl von Datensätzen.

Ein kleiner Wermutstropfen haftet dieser Lösung an. Leider ändert sich die Werkzeugleiste nicht dynamisch. Wählt Ihr also einen Datensatz aus, wird nicht die für diesen Datensatz zugehörige Werkzeugleiste eingeblendet. Es ist also ein Doppelklick erforderlich, um weitere Schritte durchzuführen. Auch der Rechtsklick und das Kontextmenü erlauben nur bedingte Aktionen mit den Datensätzen bei der Verwendung von Listen in Dashboards.

Doch wer weiß, vielleicht sehen wir hier demnächst schon eine Verbesserung. Sei es durch ein Update Rollup oder auch ein Service Release.

 

Update: Wer hätte es gedacht, das EMEA Support Team hat hier eine Workaroundlösung veröffentlicht.

 

Technorati Tags:

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s