Microsoft Dynamics CRM 2011 | Status = inaktiv oder doch nicht?

Lange habe ich überlegt, welches meiner Artikelthemen es wert sein könnte, in der Zeit zwischen den Jahren veröffentlicht zu werden. Das aktuelle Jahr neigt sich dem Ende entgegen und wir blicken gespannt mit oder ohne gute Vorsätze auf das Jahr 2012. So liegt es nahe, dass meine Wahl auf einen Tipp zum Thema “Status” viel.

East_Kontakt_WebClient

In meinem Beispiel arbeiten Earl East, Will West und der Systemadministrator im System. Earl East hat einen Kontakt angelegt, den er mit seinen Kollegen teilt. Es ist die Zeit des Jahresausklangs und der Systempflege. Beide – Will West und Earl East – haben den Datensatz im System zeitgleich geöffnet.

Während sich Will West über die schlechte Qualität des Kontaktdatensatzes ärgert, beschließt Earl East diesen (dessen Besitzer er ist) schlichtweg zu deaktivieren.

East_Kontakt_deaktivierenWir alle kennen den Dialog, der bei Klick auf die Schaltfläche deaktivieren erscheint. Earl East ist sich seiner Sache sicher und deaktiviert den Datensatz, da er seiner Ansicht nach im neuen Jahr nicht mehr benötigt wird.

East_Kontakt_deaktiviert

East erhält als Bestätigung seiner Deaktivierung den Kontakt erneut angezeigt und die Datenfelder sind allesamt grau, so dass eine weitere Dateneingabe ausgeschlossen ist.

Will West hingegen, der sich über die mangelnde Datenqualität immer noch ärgert hat in der Zwischenzeit am Datensatz die E-Mail Adresse ergänzt und speichert den Datensatz ab.

West_EMailAdr_Kontakt_SpeichernOK

Etwas verwundert blickt er anschließend auf den Datensatz. Denn seine Änderungen wurden übernommen, gleichwohl auch der Status aktualisiert wurde, so dass Ihm weitere Änderungen nun nicht mehr möglich sind.

East_Kontakt_Aktualisierung_F5Offenbar prüft das System vorab der Datensatzspeicherung serverseitig nicht den Statuscode aktiv/inaktiv. Denn nach einer Aktualisierung des Datensatzes erhält auch Earl East die geänderte E-Mail Adresse in seinem deaktivierten Datensatz.

Vorname, Nachname (ein weiterer Kollege und Administrator des Systems) hingegen hat zwischen den Tagen Urlaub genommen und seine Datensätze offline mitgenommen. Auch er besinnt sich im Urlaub auf etwas Datenpflege – das hatte er sich schon seit Langem vorgenommen.

Admin_Kontakt_Offline

Auch er öffnet den Datensatz in seiner Offline-Datenbank (damit Ihr sehen könnt, dass er auch wirklich offline ist, habe ich das Fenster mit STRG+N erneut geöffnet, so dass die URL zur Anzeige kommt).

Admin_Position_ergänzt_AnzeigeImCRMDie Position ist Ihm bekannt und er ergänzt die Daten im System.

Er überprüft anschließend den Datensatz via In CRM anzeigen und bekommt seine ergänzte Position ebenfalls zur Anzeige.

Ihr könnt Euch vorstellen, was als nächstes kommt? Richtig, es kommt der Tag, an dem er wieder online geht und seine Datenänderungen an die Hauptdatenbank übergibt.

Admin_Datensatz_hochgeladen_Änderungen_übernommen

Er bekommt keine Fehlermeldung, noch einen Hinweis auf mögliche Dateninkonsistenz. Stattdessen kann er sich den Datensatz anschließend (Es braucht mind. 15 Minuten, bis sich der Outlook Client synchronisiert, sofern eine autom. Synchronisation aktiviert ist) ansehen.

Und zu seiner Verwunderung sind seine Daten ebenso ergänzt, wie die Daten von Will West. Aber auch der Status ist auf inaktiv gewechselt und er kann seine Änderung nicht mehr rückgängig machen.

Hinzu kommt, dass er nach 15 Minuten den Datensatz nicht mehr in seiner Outlook Kontaktliste vorfindet (Vorausgesetzt es existiert keine Regel in der auch inaktive Datensätze synchronisiert werden sollen).

Fazit: Wer erwartet hätte, dass Datensatzänderungen nach dem Wechsel des Status so ohne weiteres nicht mehr möglich sind, der irrt. Dies sollte in Euren Systemdesigns berücksichtigt werden. Denn in vielen Gesprächen gehen Nutzer davon aus, dass an einem inaktiven Datensatz keine Änderungen mehr möglich sind.

Wie Ihr an meinem Beispiel seht, gibt es Ausnahmefälle!

Oftmals werde ich gefragt, ob es eine Methode gibt, Änderungen am Datensatz zu verhindern. Nun, in meinem Beispiel habe ich zwei Ausnahmesituationen vorgestellt. Ob es in der Praxis wirklich vorkommen kann, dass zwei Nutzer gleichzeitig den Datensatz geöffnet haben und einer von Ihnen deaktiviert den Datensatz? Eure Entscheidung. Sehr wohl kommt jedoch mein zweites Praxisbeispiel zum Einsatz und auch hier wäre es hilfreich zu wissen, welche Änderungen nach dem Wechsel des Status am Datensatz noch vorgenommen wurden.

Und genau hierfür gibt es die neue Audit-Funktion! (Anmerkung: Ich finde die Bezeichnung Audit der engl. Systeme deutlich besser, als die Übersetzung mit “Überwachung”, hat letzterer Begriff immer etwas negatives an sich)

East_Kontakt_Sample_deaktiviertEarl East deaktiviert erneut einen seiner Kontakte. Im Unterschied zu vorher, ist jetzt vom Administrator für die Kontaktdatensätze die Überwachung aktiviert worden (in meinem Beispiel habe ich die Standard-Überwachung aktiviert und keine besonderen Felder für die Überwachung ausgewählt).

Wir sehen im Bild links, dass sich der Datensatz erneut aktualisiert und die Datenfelder für Dateneingaben Überwachung_Kontakt_deaktiviertfortan nicht mehr zur Verfügung stehen. Als Zugriffs-berechtigter für Überwachungen können wir am Datensatz selbst in der Audit-Historie einsehen, welche einzelnen Schritte bis dato mit dem Datensatz erfolgt sind – so auch die Deaktivierung durch Earl East.

West_Änderung_E-Mail_speichernOK

Erneut ergänzt Will West die E-Mail Adresse des Datensatzes und speichert diese ab.

Wie im Verhalten zuvor auch, bekommt er keinen Hinweis, dass der Datensatz bereits deaktiviert wurde. Seine Änderungen werden übernommen und der Kontakt anschließend bei Ihm deaktiviert dargestellt.

Admin_Änderung_PositionUnd auch Vorname, Nachname hat den Datensatz wieder in seiner Offline-Datenbank mitgenommen und ergänzt den Kontakt mit den Angaben, die Ihm bekannt sind.

Auch bei Ihm erfolgt keine Hinweis- oder Fehler-meldung. Und nach Rückkehr in die Firma lädt er seine geänderten Datensätze in die Hauptdatenbank hoch.

Admin_Onlinegehen_Kontakt_Änderungen

Wie im Beispiel zuvor auch, sind seine Änderungen wieder im System übernommen. Er sieht nunmehr auch die Änderungen von Will West (Ergänzung der E-Mail Adresse). Des Weiteren ist der Status des Datensatzes gewechselt, so dass weitere Dateneingaben nicht mehr möglich sind.

Überwachung_Admin_Änderungen

Werfen wir nun einen Blick auf die Audit-Historie, so können wir erkennen, welche Änderungen nach Wechsel des Status des Datensatzes im System von welchem User vorgenommen wurden.

Was bringt uns diese Einsicht?

Wir haben ein oder mehrere Ereignisse, auf die wir z.B. mit einem Prozess reagieren könnten, um die Änderungen rückgängig zu machen. Wir können aber auch die Änderungen im System belassen und den Datensatzbesitzer über die nachträglichen Änderungen an seinem Datensatz informieren, so dass evtl. die Chance besteht, den Datensatz zu reaktivieren.

Ein weiteres Fazit: Überwachungen sind nicht nur Visualisierungsmöglichkeiten von Produktivität im System – wie Sie oftmals fehlinterpretiert werden – ich sprach schon den negativen Beigeschmack der Übersetzung an.

Audits oder Revisionen ermöglichen es uns auch, auf gewisse Ereignisse reagieren zu können, sei es via Prozesse oder auch Plug-Ins. Werden die Überwachungen im Vorfeld ordentlich geplant und konfiguriert, “überschwemmen” Sie das System nicht mit unnützen Datenfluten, Nutzer wissen um den Mehrwert dieser Funktion und fühlen sich in Ihrer Arbeit nicht überwacht.

Und wieder einmal bestätigt sich: Nicht alles muss von einer Programmierung client- oder auch serverseitig “abgefangen” oder gar verhindert werden.

Das Jahr 2011 klingt nun langsam aus, der Status ändert sich von aktiv in inaktiv und dies war mein letzter Tipp für dieses Jahr.

Ich wünsche Euch einen gesunden Start in das kommende Jahr, danke Euch für Eure (Leser-)Treue und freue mich schon auf weitere spannende Themen in 2012.

 

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