Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Sync Troubleshooting

Outlook_KontaktSynchronisation

Ihr habt den Outlook-Client neu konfigurieren müssen oder Ihr habt die Organisation mit der Outlook synchronisiert wird zwischendurch gewechselt und wieder zurückgestellt? Bei einem anschließenden Blick auf die Kontakte stellt Ihr fest, dass Ihr nach Synchronisation mit CRM diverse Dubletten im Outlook habt. Einige davon haben das CRM Kontakt Symbol, andere das CRM Symbol. Leider eignet sich dieses Symbol kaum zur Entscheidung, ob ein Kontakt gefahrenfrei gelöscht werden kann oder nicht, denn eigene Kontakte haben selbstverständlich auch das normale Outlook Kontaktsymbol.

Glücklicherweise stellt uns Microsoft eine einfache Möglichkeit zur Verfügung in einem solchen Fall in den Outlook Kontakten aufräumen zu können. Ihr fügt der Ansicht die neue Ansichtsspalte crmLinkState hinzu. Der Datentyp ist Nummer.

In dieser Spalte seht Ihr jetzt entweder

keinen Eintrag Der Kontakt wird nicht mit CRM synchronisiert
0 Der Kontakt wurde schon einmal mit CRM synchronisiert
2 Der Kontakt wird aktuell mit CRM synchronisiert

Aus dieser Konstellation ergibt sich, dass Ihr jene Kontakte mit einer “0” gefahrenlos als Dublette löschen könnt.

Aus der Praxis habe ich auch noch einen weiteren Tipp für Euch. Dieser bezieht sich auf eine Fehlkonfiguration der Outlook Synchronisationsfilter. Dies hängt damit zusammen, dass oftmals dem Nutzer die Kontrolle über die Synchronisation überlassen wird, was sicherlich nichts schlimmes an sich darstellt, jedoch das Verständnis auf Seiten der Nutzer für die unterschiedlichen Filterdefinitionen fehlt. Doch hierzu ein Beispiel:

Kontakt_Ablage_Fossi

Ein Nutzer Fossi, Bär hat einen neuen Kontakt angelegt, der eine E-Mail Adresse endend auf @example.com enthält.

OutlookSynchronisationsfilter

Für den Nutzer Vorname, Nachname existieren Outlooksynchronisierungsfilter. Einer davon sammelt alle Kontakte, deren E-Mail Adresse auf @example.com endet. Dieser Filter ist aktiv.

Outlook_OfflineSyncFilter_inaktiv

Doch für den User oftmals verwirrend, gibt es auch in den Offlinesynchronisierungsfiltern einen solchen Eintrag, dieser ist in meinem Beispiel deaktiviert worden.

Viele sind sich der Bedeutung und dem Unterschied dieser beider Filtergruppen nicht bewusst und kennen die Auswirkungen nicht.

Outlook_Kontakte_synchronisiert

In meinem Beispiel synchronisiert Vorname, Nachname seine Daten mit dem CRM und findet in seiner Kontaktliste fortan den neuen Kontakt Dennis Michalis.

E-Mails nachverfolgen und versenden funktionieren einwandfrei und es kommt der Tag, da Vorname, Nachname offline geht.

Outlook_Kontakt_Offline_anzeigen

In den Outlook Kontakten bleibt der Kontakt dabei weiterhin erhalten, jedoch bei einem Klick auf In CRM anzeigen wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Viele vermuten jetzt irgendwelche Rechterollenprobleme. In Wahrheit aber, ist der deaktivierte Offlinesynchronisierungsfilter hierfür verantwortlich. Offline_Kontaktanzeige_möglich

Denn kaum haben wir diesen wieder aktiviert, sind erneut offline gegangen und betätigen erneut die Schaltfläche In CRM anzeigen, zeigt sich der Datensatz auch im Offline-Modus.

Des Weiteren unterschätzen viele, dass die Regeln jeweils kumulativ arbeiten.

Wenn also eine Regel nur aktive Kontakte anzeigt, ich in einem anderen Kontaktfilter jedoch auf die Statusabfrage verzichtet habe, dann können deaktivierte Kontaktdatensätze weiterhin in den Outlook Kontakten angezeigt und synchronisiert werden.

Daher ist es ratsam, die einzelnen Filter genau zu definieren, damit auch nur diejenigen Datensätze rückgeliefert werden, die auch tatsächlich synchronisiert oder angezeigt werden sollen.

Nützliche Informationen findet Ihr in diesem Artikel auf dem Microsoft Dynamics CRM Team Blog.

 

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2 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | Outlook Sync Troubleshooting

  1. Hallo Carsten,
    sehr interessanter Artikel (wie übrigens alle in diesem Blog). Vielen Dank für Deine großartige Arbeit.

    Die Spalte crmLinkState funktioniert übrigens auch mit E-Mails z. B. im Posteingang. Allerdings habe ich festgestellt, dass nicht nur Mails, die in der eigenen CRM nachverfolgt werden den Wert „2“ bekommen, sondern auch Mails, die aus einer fremden CRM gesendet wurden!

    Gruß
    René

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