Microsoft Dynamics CRM 2011 | E-Mail Vorlagen und WYSIWYG

E-Mail-VorlageE-Mail Vorlagen können den Alltag erheblich vereinfachen, wäre da nicht das WYSIWYG Problem, welches schon so manchen Anwender verzweifeln ließ. WYSIWYG – What you see is what you get: Nach diesem Prinzip soll der Editor für E-Mail Vorlagen eigentlich funktionieren.

Und doch ist die Verwirrung groß, verwendet man seine E-Mail Vorlage, die in Arial 10pt Schriftart formatiert wurde und MS Outlook den Text der Nachricht plötzlich in TimesNewRoman 10pt darstellt.

Deshalb von mir ein paar Hinweise, die Euch den Arbeitsalltag bei der Erstellung von E-Mail Vorlagen erleichtern werden.

E-Mail-Vorlage_mitAnlage_ArialformatiertBeginnen wir bei den einfachen Formatierungen. Ihr habt einen Text verfasst, dynamische Felder und ggfs. eine Anlage hinzugefügt und wollt sicherstellen, dass der gesamte E-Mail Text in einer speziellen Schriftart dargestellt/versendet wird.

Mit STRG + A markiert Ihr den gesamten Text und wählt anschließend aus der Werkzeugleiste eine Schriftart aus.

Im Anschluss formatiert sich der Text entsprechend Eurer Auswahl und Ihr könnt die Vorlage speichern.

Nun wollen wir die Vorlage in einer E-Mail Antwort (es ginge auch eine neue E-Mail) nutzen.

E-Mail_Vorlage_hinzufügenDazu gilt: Zunächst muss die E-Mail über Antworten/Weiterleiten oder Neu erstellt werden. Um jetzt die Vorlage hinzufügen zu können, muss die E-Mail zunächst nachverfolgt werden. Dies geht über die Schaltfläche Nachverfolgen oder auch Bezug festlegen. Sodann werden weitere Schaltflächen nutzbar – unter anderem Vorlage einfügen.

Tipp: Bevor Ihr die E-Mail versendet könnt Ihr die Nachverfolgung auch wieder aufheben. Auf diese Weise könnt Ihr die E-Mail Vorlagen nutzen, auch wenn Ihr die Nachricht nicht im CRM nachverfolgen wollt.

Vorlage_einfügen_Meldung

Enthält Eure Nachricht bereits einen Betreff (z.B. bei Antworten) erscheint noch dieses Hinweisfenster, in dem Ihr bestätigt, ob die Betreffzeile durch den Inhalt aus der Vorlage überschrieben werden soll.

E-Mail_mitVorlage_Arial10

Im Anschluss werden Daten vom CRM Webserver abgerufen und die E-Mail wird mit der Vorlage generiert. Habt Ihr der Vorlage eine Anlage hinzugefügt, wird auch diese Anlage der E-Mail hinzugefügt.

Tipp: Wenn Ihr die Anlagengröße unterhalb von 1MB haltet, dann ist die Antwortzeit auch akzeptabel. Wenn Ihr größere Anlagen oder mehrere Anlagen hinzufügt, dann kann es eine Zeit dauern, bis die Daten vom Server abgerufen wurden und Eure E-Mail generiert wurde.

Der E-Mail Text der Nachricht ist in Arial 10pt formatiert und Ihr könnt die Nachricht versenden.

Soweit nichts wirklich spannendes, weil erwartet.


E-Mail_mitVorlage_unterschiedlicheFormateDoch in der Praxis gibt es natürlich viel komplexere Formatierungen. So wird z.B gewünscht, dass  bestimmte Textpassagen in spezieller Formatierung dargestellt werden. Und in diesen Textpassagen sind auch Eure dynamischen Datenbankfelder integriert.

E-Mail_Vorlage_Step1

Während wir bei normalem Text WYSIWYG im Editor feststellen können, verhält es sich bei der Markierung von Text und dynamischem Feld schon ganz anders. Erstellt man dann die E-Mail aus der Vorlage ärgert man sich, dass das dynamische Feld nicht in der gewünschten Formatierung dargestellt wird.

Tipp: In der Praxis ist es einfacher vor dem Hinzufügen der dynamischen Felder mit Platzhaltern zu arbeiten. Diese werden dann markiert, eine Schriftart, eine Schriftgröße und ein Schriftschnitt ausgewählt und erst dann fügt Ihr das dynamische Feld hinzu.

E-Mail_Vorlage_verschiedeneFormate

Ihr werdet feststellen, dass das dynamische Feld nunmehr auch dem gewählten Format entspricht.

WYSIWYG = wahr

Auf diese Weise Eure E-Mail Vorlagen erstellt, stimmen die Formatierungen nicht nur in der Editor-Ansicht, sondern auch in den von Outlook erzeugten Nachrichten.


Damit nicht genug. Denn in der Praxis haben wir es natürlich nicht nur mit rein auf Text basierenden Vorlagen zu tun.

Viele wünschen sich die Integration von Grafiken.

Beginnen wir auch hier mit einem einfachen Beispiel: Wer nach der Möglichkeit Grafiken in Vorlagen zu integrieren im Internet sucht, der findet den Hinweis, dass dies nur möglich ist, wenn die Grafiken im Internet veröffentlicht sind.

E-Mail-Vorlage_einfügen_ausIE

Wenn man das Bild dann mit rechter Maustaste über die Funktion kopieren kopiert und in die Vorlage einfügt, dann….ups!

WYSIWYG? Wohl kaum. Die Grafik hat eine ganz andere Größe, als das Original.

Okay, dies kommt nicht immer vor, aber…

Außerdem wollen wir ja neben dem Bild auch noch etwas Text in die Vorlage einbringen und idealerweise soll der Text die Grafik quasi umschließen.

E-Mail-Vorlage_ohneGrafikHier behelfen sich viele mit MS Word und erstellen hier eine Vorlage. Eine Tabelle wird erstellt, die Grafik eingefügt und in der zweiten Tabellenzelle der Text geschrieben. Schon sieht das einigermaßen akzeptabel aus und mit STRG + A wird alles markiert, mit STRG + C kopiert und mit STRG + V eingefügt und …ups!

Wo ist unsere Grafik hin?

E-Mail_mitNewsletterVorlageVersucht man direkt im Editor neben der Grafik den Text zu platzieren, so sucht man vergeblich nach weiteren Formatierungsoptionen um den Text fließend am Bildrand darstellen zu können. Das Ergebnis fällt dann auch eher bescheiden aus und hat nicht wirklich etwas mit einer gelungenen Vorlage zu tun.


Doch gehen wir noch einen Schritt weiter.

E-Mail-Vorlage_korrekteGrafikgrößeWir generieren eine Vorlage mit einem HTML WYSIWYG Editor, erstellen uns auch hier eine Tabelle (randlos), formatieren die Zellen ein wenig und fügen Grafiken hinzu.

Im Anschluss wird das Ergebnis wieder mit STRG + A markiert, mit STRG + C kopiert und mit STRG + V in eine neue E-Mail Vorlage eingefügt.

Hinweis: Die Grafiken wurden dabei nach dem oben beschriebenen Verfahren direkt aus dem IE kopiert.

Das Ergebnis sieht doch nicht schlecht aus.

WYSIWYG = wahr

E-Mail-Vorlage_kleine_Grafik

Nutzen wir unsere Vorlage mit MS Outlook, so wird (in unserem Beispiel) die Kopf-Grafik falsch dargestellt. Die Größe stimmt nicht mit der Größe aus der Vorlage überein.

Andere Grafiken jedoch sind exakt wie in der Vorlage dargestellt. Wie kann das sein?

WYSIWYG = ???

Was also tun, damit die Darstellung einer E-Mail Vorlage auch in der generierten E-Mail übereinstimmt?

Dazu muss man sich in der HTML Sprache etwas genauer auskennen und verstehen, was der Editor interpretieren kann und was nicht. Leider finden sich hier kaum Hinweise im SDK.

Schauen wir uns den HTML Quellcode unserer Newsletter Vorlage einmal genauer an.

<td style="background-color: rgb(0, 0, 153); height: 70px;"
 colspan="2" rowspan="1">
<a id="thumbnail"
 href="http://crm.dynamics.com/">
<img
 style="border: 0px solid ; width: 172px; height: 65px;"
 alt="Vollbild anzeigen"
 src="http://_fRJZ6VvbpSJ2T_mgyxz0xU-ecUTDCumw"
 align="top" hspace="0" vspace="0">
</a>
</td>

Diese Grafik wird in falscher Größe dargestellt, obwohl mit Hilfe der style-Definition width und height definiert wurden.

Nun schauen wir uns den Quellcode einer korrekt formatierten Grafik an.

<td style="height: 173px;">
<img
 style="width: 160px; height: 147px; top: 5px; left: 3px;"
 class="sg_t"
 src="http://ts4.mm.bing.net/images/kermit3.gif"
 height="147" width="160">
</td>

Wo ist hier der Unterschied? Richtig. Wir haben direkt nach dem src Element die height und width Definition mit den Größenangaben zum Bild.

Wenn wir unserem oberen HTML Code also nach vspace=”0” auch noch height=”65” width=”172” hinzufügen, anschließend diesen Quelltext speichern und die Vorlage in einem IE E-Mail_mitVorlage_korrekteGrafikAnzeigen und markieren, dann in den Vorlagen-Editor einfügen und speichern, so ändert sich optisch in der Vorlage zunächst nichts.

Nutzen wir diese Vorlage dann jedoch in Outlook, so wird unsere Kopfgrafik auch in der korrekten Größe angezeigt.

WYSIWYG = wahr

 

Tipp: Installiert Euch einen einfachen WYSIWY HTML Editor Eurer Wahl. Generiert mit diesem eine E-Mail Vorlage und kopiert dabei die Grafiken immer über rechte Maustaste direkt aus dem Internetexplorer. Dazu müsst Ihr Eure Grafiken also zunächst in einer aus dem Internet verfügbaren Quelle ablegen. Die HTML Editor Software bietet Euch meist die Option der Vorschau im Browser, also im IE. Von dort aus könnt Ihr mit STRG + A die gesamte Vorlage kopieren und mit STRG + V in eure E-Mail Vorlage kopieren. Bevor Ihr dies jedoch tut, schaut Euch mit Eurem Editor den HTML Quelltext an und achtet darauf, dass height und width Variable nach src=”…” definiert sind.

Eure Vorlagen auf diese Weise erstellt, sorgen bei Euren Nutzern für größte Zufriedenheit, können mit ein wenig Design-Geschick, Kenntnisse der HTML Sprache und einem Grafikprogramm jeder handelsüblichen Newsletter-Software “das Wasser” reichen.

 

Technorati Tags:

3 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | E-Mail Vorlagen und WYSIWYG

  1. Hallo,
    ich beschäftige mich gerade mit der hier angesprochenen Problematik.
    Erst einmal vielen dank für die nützlichen Hinweise zur Einbettung von Grafiken.
    Sie erwähnen das Einfügen von Platzhaltern für dynamische Werte, wie kann ich diese dann im Editor einfügen?
    Vielen Dank

  2. Hallo
    Danke für den Beitrag. Sehr spannend. Gibt es eigentlich auch eine Möglichkeit den Anredecode von Microsoft Dynamics CRM für Email-Vorlagen entsprechend dem Anredecode: Männlich, Weiblich anzupassen sodass Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrte Frau anstatt Sehr geehrte(r) XXX steht? Vielen lieben Dank für die Unterstützung, Schönen Tag

    • Generiert man die E-Mails in Word aus einer Vorlage, so nutzt man hierfür die in MS Word integrierten Regeln/Funktionen. Nutzt man die E-Mail Vorlagen in CRM, so gelingt dies nur via Programmierung oder Einsatz eines Add Ons für E-Mail Marketing

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s