Microsoft Dynamics CRM 2011 | Ansichten zuweisen & Teams

Ein in der Praxis häufig vorkommendes Szenario ist, dass so genannte KeyUser für Ihre Abteilungen bzw. Teams entsprechende Hilfestellungen im System geben. Dazu zählt meist auch die Erstellung von Ansichten (Aufbau der Filter und Konfiguration der Ansichtsspalten) und die Verteilung dieser an entsprechende Kolleginnen und Kollegen.

Teamansicht freigeben funktioniert

Wenn besagter KeyUser die Ansicht auch im Nachhinein noch anpassen soll, ist ein übliches Verteilungsszenario die Verwendung der Freigabefunktion. Dabei werden einem oder mehreren Teams oder Benutzern dann entsprechende Rechte auf die Sicht zugewiesen.

Wie uns bereits bekannt ist, werden automatisch bei der Anlage von Unternehmenseinheiten für jene auch entsprechende Teams im CRM eingerichtet.

Team Servicepersonal keine Sicherheitsrolle

Jene Teams haben keine Sicherheitsrollen zugewiesen. Aber den entsprechenden Teams sind Teammitglieder zugewiesen.

Oberes Szenario der Freigabe funktioniert in diesem Fall trotzdem einwandfrei. Ein Nachteil jedoch ist, dass man den Besitz dieser Ansichten nicht abgibt. Damit finden sich beim KeyUser dann nicht nur die für sich selbst Gespeicherte Ansichten, sondern auch jene, die für Teams, Abteilungen, Kolleginnen und Kollegen erstellt wurden.

Nicht gerade übersichtlich, wenn man sich nicht über eine geeignete Namensvergabe der Ansichten beholfen hat.

In anderen Situationen jedoch, möchte man den Besitz der erstellten Ansicht gern abgeben. Und was liegt in einem solchen Fall nicht näher, als den Besitz der erstellten Ansicht nicht einem Benutzer, sondern einem Team zu übergeben?

Erstellte Teamansicht

Zunächst also eine Ansicht erstellt – einen Filter konfiguriert und ein paar Ansichtsspalten hinzugefügt. Diese Ansicht dann zunächst als persönliche Ansicht unter einem neuen Namen gespeichert.

Button Zusammenarbeiten

Danach jedoch gehen wir nicht über die Schaltfläche Freigeben (rote Markierung), sondern möchten die Gespeicherte Ansicht zuweisen (grüne Markierung).

Teamansicht zuweisen

Im Dialogfenster wählen wir unser Team aus. Wir erinnern uns, dies ist ein automatisch erstelltes Team ohne Sicherheitsrolle.

Teamansicht zuweisen Fehlermeldung

Bestätigen wir den Dialog mit OK bekommen wir anschließend eine Fehlermeldung zu Gesicht. Und auch ohne das Protokoll herunter zu laden, können wir aus der Fehlermeldung entnehmen, dass es an Sicherheitsrechten liegt.

 

Und nun stehen wir vor einem Design-Dilemma, wenn wir uns im Vorfeld nicht ausreichend Gedanken über unser Sicherheitsrollenkonzept gemacht haben.

Team Minimale Rolle zugewiesen Denn wir wissen, sobald wir einem Team entsprechende Rechterollen zuweisen, erhalten alle Teammitglieder entsprechende Rechte. Im unglücklichen Fällen können die Teamrechte höher sein, als die Rechte aus den/der persönlichen Rechterolle(n).

Insbesondere dann, wenn Teams auch abteilungsübergreifend zusammengestellt worden sind – z.B. Projektteams.

Nun könnten wir zu unserem obigen Beispiel zurückkehren und in solchen Fällen unsere erstellten Ansichten über Freigaben mit Teams teilen.

Doch es gibt auch noch einen anderen Weg. Wir erstellen eine Rechterolle mit minimalen Rechten, um einem Team Ansichten zuweisen zu können und die Ansichten auch wieder in den persönlichen Besitz zu übernehmen.

Sicherheitsrolle minimale Rechte

Dafür braucht es nicht einmal viele Rechte. Unter dem Register Kerndatensätze müssen für Gespeicherte Sichten auf Benutzer-Ebene Rechte vergeben werden.

Lesen, Zuweisen und Optional Freigeben.

Teamansicht als persönliche Ansicht

Mit dieser minimalen Rechterolle statten wir nun unser Team aus und wiederholen den Vorgang der Zuweisung.

Diesmal können wir den Besitz erfolgreich an das Team übergeben. Und die Teammitglieder sehen diese Ansicht im Abschnitt Meine Ansichten (grüne Markierung).

Mission erfüllt. Der KeyUser ist nicht mehr im Besitz dieser Ansicht (es sei denn er oder sie ist Teammitglied). Die Gespeicherten Ansichten für die KeyUser bleiben somit ebenfalls übersichtlich.

 

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