Microsoft Dynamics CRM 2011 | Scan 2 E-Mail (Multifunktionsgeräte)

Heute möchte ich Euch aus der Praxis einige Empfehlungen zum Umgang mit Scan2EMail Prozessen, nachverfolgten E-Mails und Microsoft Dynamics CRM 2011 aussprechen.

Aktuelle Multifunktionsgeräte bieten sehr häufig die Möglichkeit von Scan2E-Mail-Prozessen. Dies ist für alle Mitarbeiter komfortabel erhält man doch innerhalb kürzester Zeit sein Dokument als PDF-Anlage per E-Mail vom Multifunktionsgerät zugestellt.

Aus meiner Praxis darf ich berichten, dass viele diese Funktion auch dafür nutzen, Dokumente und Belege in PDF-Form schnell zu einem Betrieb im Microsoft Dynamics CRM 2011 System abzulegen. Doch dies kann schnell zu ungewollten “Seiteneffekten” führen.

PersönlicheOptionenErstellenDatensätze

Beginnen wir bei den persönlichen Optionen und der Einstellung zur automatischen Erstellung von Datensätzen.

Die häufigste Einstellung ist, dass Kontakte automatisch erstellt werden sollen.

Angelegter_Kontakt

In dem Moment, wo der erste Nutzer eine E-Mail vom Multifunktionsgerät nachverfolgt, wird also ein Kontakt angelegt.

Tracked_E-Mail

Die E-Mail wird anschließend nachverfolgt und unter Bezug wird die Firma angezeigt, zu der die E-Mail abgelegt wurde.

Soweit also ein natürliches Verhalten. Doch wie sieht es bei weiteren E-Mails aus? Oder was passiert, wenn auch andere sich PDF-Anlagen in E-Mails vom Multifunktionsgerät zusenden lassen und diese zu anderen Firmen in Bezug setzen?

Scan_Ablage2

Sofern weitere E-Mails folgen, werden – möglicherweise ungewollt, diese ebenfalls im CRM System hinterlegt. Und das, obwohl der Nutzer dies gar nicht wollte.

Schlimmer noch, auch bei anderen Nutzern, die sich über das Multifunktionsgerät ein gescanntes Dokument haben zukommen lassen und dieses nachverfolgen, müssen feststellen, dass auch weitere Nachrichten im CRM System zu finden sind, die dort ungewollt nachverfolgt werden.

Welche Ursachen hat dies?

Bei näherer Betrachtung der E-Mails vom Multifunktionsgerät stellt Ihr folgendes fest:

Die E-Mail Adresse ist immer Scan@company.de bzw. jene, die Ihr vergeben habt. Folglich wird immer zu dem erzeugten Kontakt- oder Lead-Datensatz hin aufgelöst werden.

Zudem lautet der Betreff der Nachricht immer “Message from KBMT_C253” (wie in meinem Beispiel, bei Euch wahrscheinlich anders).

Dadurch, dass die Betreffzeile immer gleich und der Absender bzw. der Empfänger vom Tracking-Prozess gen Datensätze im CRM hin aufgelöst werden können, werden die Nachrichten automatisch nachverfolgt. Achtet man nicht auf diesen Prozess, können schnell ungewollt einige gescannte Dokumente als Nachrichten im CRM System auffindbar werden, die dort eigentlich nichts zu suchen hätten.

Sollte man den Kontakt daher nach dem Nachverfolgen einer Nachricht wieder löschen?

In der Praxis ist dies wohl kaum vertretbar, geschweige denn denkt jeder Mitarbeiter daran.

Was kann man sonst noch ändern?

Viele Multifunktionsgeräte lassen es in den Einstellungen zu, dass der Betreff pro Nutzer individualisiert werden kann. Somit ist die Betreffzeile nur pro User gleich.

Des Weiteren empfehle ich, einen Prozess aufzusetzen, der E-Mail Nachrichten unmittelbar nach der Erstellung ausfindig macht (z.B. anhand der verwendeten Absender-E-Mail-Adresse) und einen Hinweis an den Nutzer (Besitzer) ausgibt. Dieser kann dann entscheiden, ob die Nachricht aus dem System eher wieder entfernt werden sollte.

Und um die Erstellung eines Kontaktes zu verhindern, empfehle ich, eine Warteschlange einzurichten, die die Absender-Adresse des Multifunktionsgerätes erhält. Wenn Ihr jetzt noch ein Postfach hierfür einrichtet, und den E-Mail Router installiert habt, könnt Ihr diesen so konfigurieren, dass die Nachrichten per Regel (im jeweiligen Nutzer-Postfach) an das Weiterleitungspostfach (scan@company.de) weitergeleitet werden. Dort werden Sie durch den E-Mail-Router abgeholt und in die Warteschlange gestuft.

Nun habt Ihr in jedem Fall durch die Warteschlange und die Warteschlangenelemente einen zentralen Ablageort, in dem Ihr alle E-Mail Elemente findet, die durch den Scan-Prozess Eures Multifunktionsgerätes erzeugt wurden. Von hier aus können Elemente entfernt oder Nutzer benachrichtigt werden.

Andere Workarounds?

a) Die Nutzer darauf hinweisen, dass die PDF-Anlage zunächst gespeichert werden sollte und im Anschluss als Dateianhang an den Datensatz im CRM platziert werden sollte oder

b) die Anlage gleich in einem Sharepoint zum Datensatz anlegen.

 

Damit genug der heutigen Tipps. Ihr solltet über eine geeignete Strategie zum Einsatz von Multifunktionsgeräten mit Scan2E-Mail Funktion und das Nachverfolgen von E-Mails erarbeiten und Eure Nutzer in der Praxis über die Konsequenzen aufklären.

 

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