Microsoft Dynamics CRM 2011 | Seriendruck und Designfehler

Der Seriendruck von Microsoft Dynamics CRM 2011 bietet zahlreiche Möglichkeiten. Einer der größten Vorteile besteht darin, dass sich die Nutzer die Vorlagen selbst erstellen können. Und in diesem Zusammenhang möchte ich Euch heute über einen Designfehler und dessen Auswirkungen aufklären.

Seriendruck_CRM_Datensatz

Nehmen wir an, Ihr habt in einer Eurer Benutzer-definierten Entität zwei Felder Namens Check In. Den Datenbanknamen habt Ihr dabei eindeutig gestaltet.

Seriendruck_Formular_Anpassen_Feld

Um noch eine Besonderheit aufzeigen zu können, habe ich die Situation mit zwei Feldern nachgestellt cg_check_ina und cg_check_inb. Die beiden Felder sind dem Formular meiner Beispiel-Entität Soziale Netzwerke hinzugefügt.

Seriendruck_Formular_anpassen

Dabei habe ich das Feld check_inb vor das Feld check_ina gestellt.

Nun befüllen die Nutzer die neuen Felder mit entsprechenden Daten und starten im Anschluss einen Seriendruck.

Seriendruck_Spalten_auswählen

Da noch keine Vorlage erstellt wurde, wählt der jeweilige Nutzer die Datenfelder entsprechend im links dargestellten Dialogfenster aus.

Wie auch im Formular, heißen die Felder beide Check In, haben jedoch einen eindeutigen Datenbanknamen. Daher “stolpert” der Nutzer in diesem Moment möglicherweise noch nicht über die gleichen Bezeichner.

Im Anschluss wird der Dialog mit OK bestätigt und es öffnet sich MS Word.

Hier beginnen wir nun unsere Seriendruck-Felder einzufügen.

Seriendruck_gleicheTitel

Doch zur Ver-wunderung findet sich nunmehr ein Feld Check_In und ein Feld Check_In1 in der Feldauswahlliste.

Welches Feld ist jetzt mit welchem Inhalt gefüllt?

Seriendruck_Word_Seriendruckfelder

In meinem Beispiel füge ich einfach einmal beide Felder in mein Seriendruck-Dokument ein und schaue mir das Schreiben anschließend über die Vorschau an.

Seriendruck_Word_Vorschau

Da ich unterschiedliche Datum- und Zeitangaben in meinem Beispiel verwendet habe, kann ich die Felder über die Werte zuordnen.

<<Check_In>> entspricht also tatsächlich dem cg_check_ina Feld,

<<Check_In1>> entspricht hingegen dem cg_check_inb Feld.

Hätte ich als Nutzer dieses Ergebnis erwartet? Eher nicht, da in dem Formular das Feld cg_check_inb vor dem Feld cg_check_ina kommt und auch in der Auswahlliste der Datenfelder das Feld _ina nach dem _inb Feld aufgeführt wurde.

Ich hätte also erwartet, dass <<Check_In>> dem Feld cg_check_inb und <<Check_In1>> dem Feld cg_check_ina entsprechen würde. Also exakt der Reihenfolge, die ich auch im Formular gewählt habe. Daraus ergeben sich folgende Fragen:

Warum definiert MS Word das zweite Feld mit einer fortlaufenden Nummerierung?

Weil für beide Felder bei der Anlage die Bezeichnung Check In gewählt wurde. Wohl gemerkt: Hier sind Bezeichnung und Anzeigename jeweils Check In.

Und warum dreht mir MS Word offensichtlich die Feldreihenfolge um und orientiert sich nicht an der Reihenfolge der Felder auf dem Formular?

MS Word orientiert sich an dem Datenbank-Namen (Anzeigename) und sortiert hier nach A – Z Reihenfolge.

 

Wie gesagt, hat man zwei unterschiedliche Werte, ließe sich dies eventuell noch leicht erkennen. Hat man jedoch mehrere Feldnamen mit gleicher Bezeichnung oder gar gleiche Dateninhalte (z.B. gleiches Datum und Uhrzeit in meinem Beispiel), kann es für den Nutzer schnell undurchsichtig werden. Wie also den Designfehler beheben?

Seriendruck_Label_geändert

Als schnelle Maßnahme greifen viele zu einer Anpassung des Bezeichners direkt auf dem Formular und veröffentlichen dieses. In meinem Beispiel heißt das 1. Feld weiterhin Check In und das 2. Feld nunmehr Check Out.

Doch bei der Feldauswahl und auch im anschließenden Word Seriendruck muss der Nutzer leider feststellen, dass sich die Situation nicht verändert hat. Nach wie vor gibt es ein Check_In und ein Check_In1 Feld in der Auswahl verfügbarer Seriendruckfelder.

Seriendruck_Feldeigenschaften

Die erste Vermutung eines Systemanpassers ist wohlmöglich, die Anpassungen nicht veröffentlicht zu haben. Doch ein Blick in die Feldeigenschaften enthüllt: Auch hier heißt das Feld korrekt Check Out.

Die Anpassungen sind veröffentlicht worden. Wieso “greifen” die Anpassungen also nicht in MS Word?

Seriendruck_Formular_anpassen_Label

Hierzu lohnt sich ein Blick auf das Formular. Dort erkennt man im rechten Feld schnell, dass die Bezeichnung durchaus geändert wurde, es findet sich aber auch ein grau dargestelltes Check In.

Es ist also offenbar nicht ausreichend, lediglich die Bezeichnung zu ändern, da sich MS Word nicht an der Bezeichnung orientiert.

Doch wie ändert man den bei der Anlage verwendeten Bezeichner Check In?

Seriendruck_Feldeigenschaften_Details

Schauen wir uns hierzu noch einmal die Feldeigenschaften an und öffnen dort das Register Details.

Im Bereich Anzeigename findet sich hier unser Check In, jedoch grau dargestellt. Wir können es direkt also nicht bearbeiten.

Doch wir finden darunter eine Schaltfläche Bearbeiten.

Seriendruck_Feldeigenschaften_bearbeiten

In einem weiteren Dialogfenster findet sich hier der Anzeigename blau markiert und wir können diesen bearbeiten und die Änderungen anschließend mit OK bestätigen.

Nun noch die Anpassungen veröffentlicht und im Anschluss erneut einen Seriendruck gestartet.

Seriendruck_Spalten_hinzufügen

An der Reihenfolge habe ich nichts geändert. D.h. mein Feld _inb heißt Check In und mein Feld _ina heißt jetzt Check Out.

Seriendruck_Word_Seriendruckfelder_eindeutigUnd dies ist nicht nur in der Auswahlliste der Datenfelder so, sondern auch in der Seriendruckfelder-Auswahlliste von MS Word.

Jetzt haben es also auch unsere Nutzer einfacher die erforderlichen Felder zu selektieren und in die korrekte Reihenfolge zu setzen.

Ein anfänglicher Designfehler ist also schnell behoben, sollte jedoch möglichst von Beginn an vermieden werden. Auf gleiche Anzeigenamen sollte daher ebenso verzichtet werden, wie die Tatsache, die Bezeichnung auf dem Formular von dem Anzeigenamen abweichen zu lassen. Dies kann für die Nutzer, die Seriendruckvorlagen erstellen wollen sehr verwirrend sein, da Sie die Felder nicht mehr mit der Bezeichnung im MS Word vorfinden, wie die Bezeichnung, die auf dem Formular gewählt wurde.

 

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