Microsoft Dynamics CRM 2011| Entität als Aktivität od. Aktivitätsentität (1)

Ihr kennt das vielleicht. Eine neue Abteilung soll Microsoft Dynamics CRM nutzen und Ihr habt die Anforderungen der Abteilung aufgenommen, um Euer System bestmöglich vorbereiten zu können. Eine dieser Anforderungen heißt – Erfassung von Besuchsberichten.

Bislang wurde dieser Aufgabe mit einer MS Word Vorlage nachgekommen oder Ihr habt die Berichte vielleicht in Infopath erfasst und aufbereitet. Das Ziel ist es, die Erfassung nunmehr im CRM zu ermöglichen und dabei gleichzeitig sicher zu stellen, dass entsprechende Berichtsprotokolle in einem für Endkunden aufbereiteten Format zur Verfügung gestellt werden können.

Schnell stellt sich die Frage:

Aktivitätsentität oder doch lieber eine eigene Entität mit Aktivitäten?

Richard Knudson ist in seinem Artikel auf die zahlreichen Verknüpfungen (Activityparties) eingegangen, die eine Aktivitätsentität im Standard gleich mitliefert. Im meinen beiden Artikeln möchte ich Euch ein paar Vor- und Nachteile zusammenstellen, damit Ihr Anforderungen noch konkreter aufnehmen, bewerten und in den Entscheidungsprozess einfließen lassen könnt.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_1

Beginnen wir mit der Erstellung einer Aktivitätsentität. Um diese im System anlegen zu können, sind zwei Checkboxen bei der Anlage interessant:

Als Aktivitätsentität definieren und

In Aktivitätsmenü anzeigen

Letztere nimmt Euch die manuelle Anpassung im System ab, Euch darum zu kümmern, dass Ihr diese Aktivität wie jede andere auch aus der Menüleiste heraus Euren Datensätzen hinzufügen könnt.

Des Weiteren fällt bei der Konfiguration auf, dass wir einer Aktivitätsentität keine weiteren Aktivitäten hinzufügen können. Diese Option ist dann inaktiv. Lediglich Notizen (inkl. Anlagen) können der Aktivitätsentität hinzugefügt werden. Und da diese Option im Nachgang nicht zu aktivieren ist, solltet Ihr bereits im Vorfeld klären, ob Ihr dies benötigt.

Gleiches gilt für Verbindungen und die Nutzung von Warteschlangen – sprich sollen Eure Aktivitäten ggfs. auch Warteschlange zugeordnet werden können.

Tipp: Wer mit Eskalationsmechanismen arbeiten möchte, der sollte den Weg über die Warteschlangen nehmen, da diese hervorragend geeignet sind Eskalationsszenarien abbilden zu können.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_2

Ebenfalls auffällig ist, dass wir das Hauptfeld bei Aktivitätsentitäten nicht selbst beeinflussen können. Dies ist im Standard der Betreff, die Eingabe ist erforderlich und die Länge ist mit 200 Zeichen ebenfalls vordefiniert.

Speichert Ihr die Aktivitätsentität in Eurer Lösung, so hat diese auch gleich ein benutzerdefiniertes Icon zugewiesen bekommen.

Kommen wir nunmehr zu den verschiedenen Beziehungsformen, die uns geboten werden.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_Verkn1N

Im Standard werden bereits zahlreiche 1:N- Beziehungen erzeugt, darüber hinaus können wir auch noch eigenständig weitere 1:N-Beziehungen definieren.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_VerknN1

Auch im N:1-Beziehungsbereich werden im Standard automatisch einige Beziehungen gesetzt und auch hier können wir eigenständig weitere N:1-Beziehungen hinzufügen.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_VerknNN

Bleibt noch der N:N-Beziehungsbereich.

Hier haben wir eine Menüauswahl mit weiteren Aktionen. Doch können wir unserer Aktivitätsentität keine N:N-Beziehung hinzufügen.

Warum dies wichtig in Eurem Auswahlprozess ist, verrate ich Euch später.

Doch für diejenigen unter Euch, die sich als “Neuling” dem Thema Anpassungen nähern, seien nunmehr noch die Entitätseinstellungen verraten.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_1

Bei der Anlage unserer Entität achten wir darauf, die Checkboxen für eine Aktivitätsentität nicht zu verwenden, dafür jedoch im Abschnitt Kommunikation und Zusammenarbeit unsere Häkchen zu setzen. In diesem Fall bei Aktivitäten. Warum?

Weil unser Beispiel eines Besuchsberichts Folgeaktivitäten auslösen wird. Nehmen wir als Beispiel die Aufgabe der Nachverfolgung eines bestimmten Gesprächsthemas aus unserem Besuchsbericht.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_2

Im Gegensatz zur Aktivitätsentität können wir im Register Hauptfeld unser eigenes Hauptfeld benennen – wenngleich wir auch hier auf den Typ Einzelne Textzeile / Text angewiesen sind. Um in meinem Beispiel weiter vergleichen zu können habe ich auch hier den Betreff als Hauptfeld genommen.

Widmen wir uns also wieder den Beziehungsformen.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_Verkn1N

Nach Speichern der Entität werden uns erneut zahlreiche 1:N-Beziehungen automatisch angelegt. Und wir finden auch wieder die Möglichkeit, eigene 1:N-Beziehungen anlegen zu können.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_VerknN1

Gleiches gilt für die N:1-Beziehungen, in denen wir ebenfalls automatisch erzeugte Beziehungen finden und über die Schaltfläche eigene N:1-Beziehungen ergänzen können.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_VerknNN

Fehlt noch der Bereich N:N-Beziehungen. Hier werden automatisch zwar keine Beziehungen für uns angelegt, aber im Gegensatz zu einer Aktivitätsentität, können wir hier über die Schaltfläche eigene N:N-Beziehungen hinzufügen.

Fassen wir also noch einmal die wesentlichen Kernaussagen in einer Tabelle zusammen:

 

Aktivitäts-   Entität

Benutzerdefinierte

Entität

Kommunikation & Zusammenarbeit – Notizen

accept

accept

Kommunikation & Zusammenarbeit – Aktivität

cross

accept

Hauptfeld – Eigener Typ

cross

cross

Hauptfeld – Eigener Bezeichner

cross

accept

1:N – Beziehungen automatisch erzeugt und eigene 1:N-Beziehungen anlegen können

accept

accept

N:1 – Beziehungen automatisch erzeugt und eigene N:1-Beziehungen anlegen können

accept

accept

N:N – Beziehungen automatisch angelegt

cross

cross

Eigene N:N-Beziehungen anlegen dürfen

cross

accept

Unterstützt Warteschlangen

accept

accept

Warteschlangen zwingend

accept

cross

Soweit mein 1. Teil in dem ich die Grundeinstellungen näher betrachtet habe. In meinem morgigen 2. Teil wird es um die Anpassungen und Erweiterungen gehen. Ich freu´ mich, wenn Ihr wieder reinschaut.

 

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