Microsoft Dynamics CRM 2011| Entität als Aktivität od. Aktivitätsentität (2)

Nachdem ich in meinem 1. Teil auf die Grundkonfiguration der einzelnen Entitäten und den hier vorliegenden Unterschieden eingegangen bin, möchte ich Euch heute im 2. Teil anhand des Beispiels “Besuchsbericht” weitere Unterschiede in der Funktionsweise vorstellen.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_VerknNN_Gesprächsthema

Zunächst fügen wir unserer Entität ein paar Beziehungen hinzu. Zum Einen eine N:N-Beziehung zu einer neuen Entität Gesprächsthema, mit Hilfe derer wir darstellen wollen, über welche Themen im Besuch gesprochen wurde.

Zum Anderen Beziehungen zu Leads, Kontakt und Firma, damit wir auch darstellen können, wen wir besucht haben.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_VerknNN_Gesprächsthema_Subgrid

Unsere N:N-Beziehung “hübschen” wir nun noch durch Einsatz der neuen Unterraster (Subgrids) etwas auf. Fügen hierfür ein Register hinzu, auf dem wir unser Unterraster für die Gesprächsthemen platzieren.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_VerknNN_Gesprächsthema_EditNavlink

Und im Anschluss daran entfernen wir den Navigations-Eintrag aus der Navigationsleiste, da wir unsere Gesprächsthemen nunmehr auch über das Unterraster direkt ansteuern können.

Danach noch die Felder zu den Leads, Kontakten und der Firma auf der Maske platziert und alle Anpassungen veröffentlicht.

Schauen wir uns danach unsere Entität in Aktion an.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_Neuerstellen

Wir stellen fest, dass wir unseren neu erstellten Besuchsberichtsdatensatz erst speichern müssen, um Gesprächsthemen hinzufügen zu können. In der Praxis müssen also erst alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, der Datensatz gespeichert werden und erst dann lassen sich Gesprächsthemen hinzufügen.Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_NachSpeichernGesprächsthemen_Hinzu

Wenn wir nach diesem Schema arbeiten, können wir im Anschluss daran unsere Gesprächsthemen jedoch wunderbar standardisiert an unserem Besuchsbericht erfassen. Der Vorteil dieser Methode: Unsere Gesprächsthemen bleiben quasi genormt, da die Themen in einer eigenen Entität als Stammdaten vorgehalten werden. Somit können später auch diverse Auswertungen erfolgen, z.B. wie viele Besuchsberichte enthielten das Thema “X”

Schauen wir uns mit Gegenzug unsere Aktivitätsentität an. Auch hier fügen wir Standard-Felder, die bereits für uns angelegt wurden dem Formular hinzu. Dies sind:

Erforderliche Teilnehmer, Optionale Teilnehmer und Kunden. Weitere Felder sind bereits im Standard dem Formular hinzugefügt.

Des Weiteren erzeugen wir eine Beziehung zu unserem Gesprächsthema und fügen uns auch dieses Feld hinzu. Hier können wir allerdings keine N:N-Beziehung verwenden, da dies bei einer Aktivitätsentität nicht unterstützt wird. Im Anschluss schauen wir uns auch dies in Aktion an.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_Neuerstellt_NurEinThema

Wir stellen bei der Anlage einer Aktivität zu einem Kontakt fest, dass der Bezug automatisch zum Kontakt hergestellt wird. Die Felder Kunde und Gesprächsthema müssen wir selbst ausfüllen, können dies aber umgehend, ohne diesen Datensatz speichern zu müssen.

Allerdings haben wir hier nur die Möglichkeit jeweils ein Gesprächsthema hinzuzufügen. Um mehrere Gesprächsthemen hinterlegen zu können, müssten wir mehrere Suchfelder (Lookups) anlegen. Und hier stellt sich in der Praxis immer die Frage nach: Wie viele Gesprächsthemenfelder soll es denn geben?

Nachdem wir diese Grundverhalten betrachtet haben, gehen wir noch tiefer in die Detailfunktionen jeder Entität.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsberichtsaktivität_Neuerstellt_keinSeriendruckDenn betrachten wir unser Menü bei Aktivitätsentitäten, so stellen wir fest, dass wir unsere Aktivität schließen oder aber auch in andere Zielentitäten konvertieren können. Aus unserem Besuchsbericht könnten wir also eine Verkaufschance generieren.

Eine Aktion vermissen wir jedoch – den Seriendruck ! Wir haben im Standard keine Möglichkeit unserer Aktivität ein Seriendruck zu entlocken und die Daten in MS Word z.B. für unseren Endkunden formatiert aufzubereiten und Ihm dies dann als Protokoll zukommen zu lassen.

Customize_Entity_or_Activity_Besuchsbericht_Entität_Neuerstellen_Seriendruck

In unserer Entität hingegen können wir diverse Aktivitäten hinzufügen und finden im Standard auch unseren Seriendruck, so dass wir ein Protokoll für unseren Endkunden mit MS Word aufbereiten könnten.

Hierbei muss man jedoch beachten, dass wir unsere N:N-Gesprächsthemen nicht zur Verfügung gestellt bekämen, da diese Beziehungsform im Seriendruck im Standard nicht unterstützt wird.

Wir können hier um diesen “Nachteil” herumarbeiten und ein Feld erstellen, in dem z.B. die Gesprächsthemen Trennzeichen-getrennt hinterlegt werden. Diesen “Job” kann ein Prozess (Workflow), eine Programmierung mit JScript oder auch ein Plug-In übernehmen.

Lasst und die heute gewonnenen Erkenntnisse wieder tabellarisch aufbereiten:

 

Aktivitäts-

Entität

Benutzerdefinierte

Entität

Aktivität schließen / Entität schließen

accept_thumb

star

via weitere Aktionen – inaktivieren oder indiv. Anpassung

Konvertieren in Verkaufschance / Anfrage

accept_thumb2

star

nur durch indiv. Programmierung

Seriendruck aus dem Menü heraus

cross_thumb1

accept_thumb3

Mehrere Gesprächsthemen via Suchfelder

star

nur durch Hinzufügen weiterer Suchfelder

accept_thumb3

Erforderliche / Optionale Gesprächsteilnehmer

accept_thumb4

cross_thumb1

Damit bin ich mit meinem 2. Teil am Ende und hoffe, Euch bei zukünftigen Entscheidungen zum Thema Entität oder Aktivitätsentität geholfen zu haben.

 

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