Microsoft Dynamics CRM 2011 | PowerPivot–First Steps

Mit dem Q4 Service Update wird PowerPivot auch in Microsoft Dynamics CRM Einzug halten. Doch muss man eigentlich auf das Q4 Service Update warten? Nein.

Im Rahmen einer Kundenpräsentation habe ich eine entsprechende Maschine vorbereitet und stelle Euch die ersten Schritte für Eure eigenen Projekte in diesem Artikel zur Verfügung.

Zunächst solltet Ihr die Systemanforderungen auf Eurer Test-Umgebung überprüfen und anschließend PowerPivot installieren.

Wer richtig Spass haben will, der sollte die 64Bit Variante installieren und damit auch die entsprechende Variante des Office-Paketes einsetzen. Damit lassen sich dann auch große Datenmengen analysieren.

PP_Installiert_in_ExcelKommen wir nun zur Einrichtung von PowerPivot im Zusammenspiel mit Eurem CRM System. Nachdem Ihr das Programm installiert habt, gibt es eine neue Registerkarte in der Werkzeugleiste. Ihr klickt auf PowerPivot-Fenster und beginnt damit Eure Daten zu PP_Tabellenimport_Assistimportieren. Hierzu wählt Ihr nicht etwa “Aus Datenbank” aus dem Aktionsmenü Externe Daten abrufen, sondern Ihr wählt “Aus Datenfeeds”.

Wer die Datenbank bevorzugt, sollte die Filtered…-Sichten als Datenquelle nutzen. Denn bei allen Auswertungen (z.B. Berichten) gilt auch hier: Wir wollen nur die Daten auswerten können, auf die wir auch zugriffsberechtigt sind.

Nachdem wir den DatenFeed-Assistenten geöffnet haben, stellt sich die Frage, wie kommen wir an einen solchen für Microsoft Dynamics CRM 2011?

PP_EntwicklerressourcenGlücklicherweise werden uns hierfür bereits diverse solcher Feeds geboten. Wir benötigen hierfür nur die URL des Organisationsdatendienstes.

Diese findet Ihr in den Einstellungen im Punkt Anpassungen – Entwicklerressourcen in Eurem CRM System.

PP_ODATAsvc

Wer die URL im Browserfenster aufruft, bekommt einen XML-Strang zurück- geliefert.

Hier finden sich verschiedene Namen von DatenFeeds. Z.B. AccountSet, ContactSet, LeadSet, etc.

Ja sogar von Euren individuellen Anpassungen existieren bereits DatenFeeds. Auch diese lassen sich also hinzufügen.

PP_Assist_1

In 3 einfachen Schritten ist dies passiert:

1.) Ihr kopiert die URL in die DatenfeedURL Auswahlliste und fügt der URL ein /AccountSet für diesen Datenfeed hinzu.

Anschließend prüft Ihr mit Verbindung testen den Zugriff auf die URL und bestätigt mit Weiter.

Wer mag, kann den Anzeigennamen der Verbindung anpassen. Dieser wird jedoch auch automatisch gefüllt, sobald Ihr eine URL angegeben habt.

PP_Assist_2

2.) Im nächsten Fenster solltet Ihr den Anzeigenamen für Euer Datenset angeben. Hierdurch könnt Ihr später die ausgewählten Tabellen leichter identifizieren.

PP_Assist_3

3.) Ihr klickt auf Fertig stellen und der Import der Daten beginnt.

Im Anschluss habt Ihr die 1. Daten hinzu-gefügt und könnt nunmehr weitere Daten konsumieren, indem Ihr weitere URLs mit Datensets oder auch Externe Daten, z.B. aus Eurer Produktions-NAV-Datenbank Eurem PowerPivot-Arbeitsbuch hinzufügt.

PP_Tabellen_hinzugefügtDabei braucht Ihr Euch zunächst nicht um irgendwelche Datenverbindungen zu kümmern.

Habt Ihr Eure gewünschten Daten alle auf diese Art und Weise hinzugefügt, habt Ihr im unteren Bereich, wie in einer normalen Excel-Tabelle auch die Auswahl auf Eure Datentabellen.

Diese sind bereits interaktiv verbunden. Ändern sich also Daten im CRM so könnt Ihr über eine Datenaktualisierung die Daten aktualisieren.

PP_Summen_hinzufügen

Im nächsten Schritt bearbeitet Ihr die Daten und fügt beispielsweise Summen hinzu. Ihr könnt auch Durchschnittswerte, etc. berechnen lassen. PowerPivot stellt dafür PowerPivot DAX als Erweiterungs-sprache zur Verfügung.

Eine Übersicht der neuen Funktionen und Operatoren findet Ihr hier.

Darüber hinaus stellt Microsoft auch entsprechende Beispiele zur Verfügung, die Ihr hier herunterladen könnt. Und im online Ressourcen-Center findet Ihr schließlich die komplette Referenz zu dieser neuen “Sprache”.

PP_KPIs_erstellen

Habt Ihr entsprechende Berechnungen / Analysen durchgeführt, könnt Ihr diese mit KPIs in Relation bringen.

Wer zuvor noch nie mit KPIs gearbeitet hat, der findet hier ein Video, in dem erklärt wird, wie man innerhalb von 5 Minuten ein KPI Dashboard erstellen kann.

Als nächstes erstellen wir uns eine PivotTabelle aus unserem neuen Zahlenmaterial und stellen uns die Daten nach unseren Vorstellungen zusammen.

PP_Pivot_erstellen

Wie in einer “normalen” PivotTabelle auch, finden wir den Assistenten auf der rechten Seite. Zusätzlich zu Berichtsfiltern, Spalten- und Zeilenbezeichnungen, sowie Werten, finden wir zwei neue Elemente:

Den vertikalen und horizontalen Slicer.

PP_Formatierter_Bereich

Ich stelle mir meinen Bericht individuell zusammen und damit es nicht mehr nach Excel aussieht, kann ich entsprechende Formatierungen durchführen und die Gitternetzlinien entfernen. Diese Datei kann ich wie eine normale Excel-Datei speichern.

PP_Zellen_ZusammenstellenEs kommt der Moment, in dem Ihr Daten Eurer PivotTabelle hinzugefügt habt, da warnt Euch im Assistenten ein gelbes Hinweisfenster, dass möglicherweise Beziehungen erforderlich sind, um die Daten korrekt darstellen zu können.

PP_Autom_BeziehungenKlickt auf Erstellen und ein Assistent versucht, automatisch die notwendigen Beziehungen herzustellen. Diese kann man auch manuell in der PP_DiagrammansichtDiagrammansicht hinzufügen. Hierzu sollte man dann jedoch das zugrunde liegende Daten-modell der CRM Datenbank ver-standen haben.

Alle Datenverbindungen werden in der Excel-Datei mit gespeichert. Das faszinierende dabei ist die Größe der Datei, die nicht wesentlich größer ist, als eine “normale” Excel-Datei.

PP_Bericht_aus_CRM_gestartet

Den “Bericht” könnt Ihr anschließend direkt Eurem CRM System hinzufügen und habt fortan immer Zugriff auf Eure aktuelle Zahlen.

Darüber hinaus könnte die Datei auch auf einem Sharepoint zur Verfügung gestellt werden und hierüber den Nutzern des CRM Systems Zugriff auf Ihre Datenauswertungen gewährt werden. Eure Daten bleiben im Hintergrund immer den aktuellen Sicherheitsberechtigungen hin aufbereitet.

Soweit mein erster Einblick in die PowerPivot Welt.

Viel Spass bei der eigenen Umsetzung.

 

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