Microsoft Dynamics CRM 2011 | Seriendruck f. weitere Adressen?

ADR_Kontakt_weitere_AdressenWer kennt das nicht? Im System sind neben der eigentlichen Kontaktadresse auf der Form noch zahlreiche weitere Adressen im System hinterlegt. Hierfür wird einem mit den weiteren Adressen auch die nötige Basis geliefert. Doch kommt es zum Seriendruck, stellt man fest, dass die weiteren Adressen hierfür leider nicht im Standard vorgesehen sind.

Natürlich gibt es zahlreiche Add-On-Lösungen, mit denen sich diese Schwäche ausgleichen lässt. Doch gibt es auch im Standard Möglichkeiten, eine in der Praxis nutzbare Lösung für dieses Szenario zu schaffen.

ADR_Kontakt_mit_Adressfeldern

Ausgangsbasis hierfür ist, die Nutzung der Adressfelder 2 auf der Kontaktmaske. Es ließen sich aber auch selbstverständlich weitere Adressfelder direkt auf der Maske hierfür erstellen.

Die Seriendruck-Vorlage beinhaltet nunmehr ausschließlich die Adressfelder 2 als Seriendruckfelder. Jetzt müssen wir nur noch dafür sorgen, dass diese Felder mit den für den Seriendruck korrekten Adress-daten gefüllt sind.

ADR_Kontatk_Dialog_startenHier hilft uns ein einfacher Dialog, mit dessen Hilfe wir einen Adressselektor abbilden und damit unserem CRM Nutzer die Möglichkeit geben, aus den vorhandenen Adressen die präferierte für den Seriendruck auszuwählen.

ADR_Dialog_Adressselektor

Dialog daher, weil dieser synchron arbeitet, mir die Adresse im Anschluss also unmittelbar zur Verfügung steht.

Der Dialog selbst besteht aus einer Abfrage, mit deren Hilfe ich die zum Kontakt existierenden Adressen abfrage. Einer Eingabeaufforderung, mit der ich den Nutzer bitte, aus den vorhandenen Adressen zu selektieren und einer Aktualisierung des Datensatzes, wo ich die ausgewählten Werte in die Adressfelder 2 auf die Kontaktform “zurückschreibe”.

Die Abfragetechnik

 

ADR_Abfrage_definieren

Zunächst definieren wir uns eine Abfrage auf die Adressen und bestimmen dabei, dass aus dem Übergeordneten Element (Kontakt) der Vollständige Name gleich einem Wert entsprechen soll.

Ihr könnt hier irgendeinen Wert eingeben. Diesen werden wir im nächsten Schritt durch eine dynamische Variable ersetzen.

ADR_Spalten_hinzufügen

Über Spalten hinzufügen, bestimmen wir die notwendigen Informationen, die uns zur Verfügung stehen sollen.

Hinweis: Beachtet, dass Ihr hier alle Variablen auswählt, die Ihr an die Adresse 2 Felder übergeben wollt. Unabhängig davon, was Ihr später in der Auswahlliste zur Verfügung stellen werdet.

 
Abfragevariablen

ADR_Abfrage_Fetch_in_falscher_Reihenfolge

Wer die Spalten komplett hinzugefügt hat und mit OK bestätigt hat, der kann im Anschluss über das Register Abfragevariablen ändern, die dynamischen Variablen integrieren.

Dabei wird einem auch das FetchXML angezeigt.

Doch leider musste ich feststellen, dass hier die Reihenfolge nicht der Reihenfolge entspricht, in der ich die Felder als Spalten hinzugefügt habe.

ADR_Spalten_in_Reihenfolge_bringen

Auch der Versuch, die Reihenfolge der Spalten anschließend zu korrigieren und danach in die Abfragenvariablen einzusteigen, bringt die Reihenfolge im FetchXML nicht in Ordnung.

ADR_Abfrage_definieren_Fetch_korrekt

Betrachten wir das Kontext-Menü, so können wir zwar kopieren, doch nicht Einfügen. Eine manuelle Bearbeitung, des FetchXML mit einem anderen Editor ist also nicht möglich.

Wie bringt man die Werte dennoch in die gewünschte Reihenfolge?

ADR_Spalten_einzeln_hinzufügen

Man fügt die Spalten jeweils einzeln hinzu und bestätig immer wieder mit OK.

Hier sollte man gleich die in korrekter Reihenfolge auswählen.

Geht man über diesen Weg, ist im Anschluss die Reihenfolge im FetchXML korrekt.

ADR_Abfrage_definieren_Variable_dynamisch

Nun können wir also unsere temporäre Variable test durch den Dynamischen Wert ersetzen.

Ich wähle hier den Vollständigen Namen.

 
Eingabeaufforderung

 

Kommen wir nun zum Schritt der Eingabeaufforderung, in der ich die Abfragevariablen nutze, um für den Nutzer eine Auswahlliste der verfügbaren Adressen anzubieten.

ADR_Eingabeaufforderung

Hier biete ich über ein Trennzeichen | die abgefragten Adressen als

Adressname | Adresstyp | Straße 1 | PLZ | Ort

an. Da ich die Reihenfolge in diesem Fenster nicht verändern kann, muss ich zuvor die Reihenfolge in der Abfrage korrekt setzen.

ADR_Eingabeaufforderung_Reihenfolgen_in_Vorschau_korrekt

Ist dies geschehen, stimmt auch in der Vorschau die Reihenfolge und ich kann mit der Konfiguration des Dialoges fortsetzen.

Hinweis: Ihr müsst hier in der Ausswahlliste nicht alle Felder, die Ihr abgefragt habt anbieten.

Wählt nur die Felder aus, mit der eine Selektion der passenden Adresse möglich ist. Zu viele Felder verwirren hier. Weniger ist daher mehr…!

 

Kontakt Update Schritt

 

ADR_Kontakt_aktualisieren_Dyn_Felder

Ihr wählt den Schritt Datensatz aktualisieren aus und setzt in die Adresse 2 Felder nunmehr die Dynamischen Werte aus unserer Abfrage.

Achtet hier auf die korrekte Auswahl bei den Dynamischen Werten. Ihr müsst hier die lokalen Werte aus dem Dialog nutzen.

Im Anschluss könnt Ihr den Dialog speichern und veröffentlichen.

 

Die Praxis

 

ADR_Dialog_Adresse_selektierenSchauen wir uns den Dialog in der Praxis an, haben wir im 1. Schritt die Möglichkeit aus allen Adressen auszuwählen. Voraussetzung hierfür ist, dass wir auch der 1. Adresse auf der Kontakt-Entität selbst einen Adressnamen gegeben haben.

ADR_Dialog_Adr_ausgewählt

Nachdem wir unsere Adresse ausgewählt haben und mit Weiter in den nächsten Schritt des Dialoges einsteigen, können wir auf der Folgeseite auch schon ADR_Dialog_Fertigüber die Schaltfläche Fertig stellen den Dialog beenden.

ADR_Kontakt_Adresse2_aktuell

Im Anschluss haben wir in den Adresse 2 Feldern auf der Kontaktmaske unsere ausgewählten Werte und können nunmehr über die Schaltfläche Seriendruck unseren eigentlichen Prozess starten.

Mit dieser einfachen Methodik lässt sich also die Schwäche des nicht vorhandenen Seriendrucks für weitere Adressen ausgleichen.

Viel Spaß in der Umsetzung.

 

Mögliche Verbesserungen

 

Custom Activities programmieren, um

a) den Seriendruck aus dem Dialog heraus direkt zu starten

b) bei nicht vorhandener Adresse eine manuelle Eingabe im Dialog der neuen Adresse zu ermöglichen und diese dann als weitere Adresse im System zu hinterlegen.

 

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4 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | Seriendruck f. weitere Adressen?

  1. Hallo! Eine guten Anleitung. Kann ich denn auch die vorausgewählten Spalten verändern? Das zusammenklicken ist doch etwas mühsam.

    • Mit jeder Seriendruckvorlage lassen sich die ausgewählten Spalten speichern. Somit lassen sich Vorlagen für Adresse1 und Adresse2 Felder speichern. Das zusammenstellen der Vorlagen ist somit ein einmaliger Aufwand, abgesehen von Layoutänderungen oder sonstigen Anpassungen

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