Microsoft Dynamics CRM 2011 | Add-Ons Check–Universal Search

US_SearchScreenSonoma Partners haben eine globale Suche als freies Add-On zur Verfügung gestellt, dass ich mir diese Woche in verschiedenen Umgebungen mal intensiver angesehen habe.

Einer der wohl größten Nachteile, die noch im Microsoft Dynamics CRM System von Nutzern benannt werden, ist die Tatsache, dass nicht übergreifend innerhalb verschiedener Entitäten gesucht werden kann. Insbesondere bei der Anlage von neuen Kontakten (existiert ein Telefonanrufer möglicherweise schon als Kontakt oder auch als Lead in meinem CRM System?) ist eine solche Suche vorweg der “Arbeit der Anlage” hilfreich.

Bei einer übergreifenden Suche gibt es aus meiner Sicht zwei wesentliche Gesichtspunkte, die in der Praxis erfüllt werden müssen:

1.) Die genutzte Technologie muss stabil und performant sein

2.) Die grafische Oberfläche muss intuitiv für den Nutzer bedienbar sein

 

Unter diesen beiden Gesichtspunkten habe ich mir die Lösung von Sonoma Partners angesehen und nachfolgend bewertet.

Technologie

US_WebRessources

Wenn man sich die Lösung im Detail anschaut, besteht Sie im Wesentlichen aus HTML und JS WebRessourcen – von ein paar Grafiken mal abgesehen.

Diese sind bis auf wenige Ausnahmen jedoch allesamt nicht anpassbar – was in einer verwalteten Lösung nicht ungewöhnlich ist, jedoch zu einem Nachteil führt, auf den ich später noch im Rahmen der UI zu sprechen komme.

US_Fiddler_Timeline

Schauen wir uns hingegen mit dem Fiddler Tool die Ausführungszeiten an, wenn wir mehrere Entitäten ausgewählt haben, stellen wir fest, dass pro ausgewählter Entität eine Anfrage an den WebService gestellt wird. Erfreulich dabei ist die Antwort-Zeit, in der uns Fiddler die jeweiligen Antworten auch in größeren Umgebungen attestiert.

Fazit: Die gewählte Technologie bietet einen guten Kompromiss zwischen Flexibilität und Performance, um die notwendigen Antworten (Suchtreffer) in geeigneter Geschwindigkeit anbieten zu können.

 

User Interface (UI)

US_SearchScreen

Die UI ist aufgeräumt und kommt mit den wesentlichen Informationen daher. Einem Suchfenster, einer Filter-Liste, mit der ich als Nutzer bestimmen kann, in welchen angebotenen Entitäten ich Suchen möchte und dem Suchergebnis.

Vom Suchergebnis selbst kann ich die jeweiligen Datensätze aufrufen und mir damit weitere Details anschauen.

Die Trefferliste gibt dabei die in der Konfiguration als Anzahl Spalten bestimmte Spalten aus der Schnellsuche einer Entität wieder. Ändere ich das Layout dieser Ansicht, ändert sich also auch die Trefferliste.

US_Search_Configuration_only_50_recordsWurden vom Administrator die zurückgelieferte Trefferanzahl konfiguriert (Standardwert ist hier 50) und es kommen in den Entitäten mehr als diese Anzahl zurückgelieferter Datensätze vor, wird dies mit einer (50+) kenntlich gemacht, die Trefferliste enthält in diesem Fall jedoch nur die ausgewählte Anzahl an Datensätzen.

Diese Anzahl wird zentral vorgegeben und kann nicht individuell vom User konfiguriert werden. Somit müssen alle Nutzer mit der vom Administrator vorgegebenen Anzahl “leben”.

US_Ribbon_ENU_System

Die Suche selbst aufzurufen ist hingegen aus der zentralen Werkzeugleiste heraus aus verschiedenen CRM “Sprungpunkten” heraus möglich und damit für den Nutzer einfach in der Bedienung.

Fazit: Die UI ist schlicht, jedoch intuitiv bedienbar und liefert auch ordentliche Informationen für den Nutzer, mit denen weiter gearbeitet werden kann.

 

Zusammenfassung

US_Ribbon_DEU_SystemDie angebotene Version bietet viel Potenzial für Verbesserungen – einige davon sollten aus meiner Sicht noch folgen. So habe ich in einem rein deutschen System (Basissprache Deutsch, keine weitere Sprache installiert) festgestellt, dass hier Übersetzungen fehlen.

US_PreSearch_SearchScreen

Ärgerlich ist ebenfalls, dass wir die Oberfläche selbst nicht übersetzen können und damit dem deutschen Sprachraum besser anpassen können.

Im englischen Sprachraum ist dies kein Nachteil, aber eine Lösung sollte natürlich immer auch unterschiedliche Kulturen berücksichtigen.

US_Configuration

Ich sprach den Umstand bereits an, dass man nur zentral bestimmen kann, welche Trefferanzahl zurückgeliefert werden soll und damit die Konfiguration für den einzelnen User leider (noch) fehlt.

Hingegen sind bereits heute schon Benutzerdefinierte Entitäten (in meinem Beispiel Funktionen) unterstützt.

Fazit: Wer dieses freie Add-On einsetzen möchte, findet hier eine einfach zu installierende und zu konfigurierende Lösung. In größeren Umgebungen sollte man den Cache und die Trefferanzahl unbedingt zuvor austesten.

Da es keine Spezielle Berechtigungsrolle für Universal Search gibt, steht diese Suche allen zur Verfügung. Dies sollte man beachten, wenn man z.B. die Suche auch auf Entitäten ausweitet, die eigentlich nur einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung gestellt werden sollen.

Auch sollte berücksichtigt werden, dass man die Spalten für die Trefferliste nicht konfigurieren kann, sondern es sich immer um die ersten X Spalten aus der Schnellsuchen-Ansicht handelt.

Alles in allem jedoch eine sehr beeindruckende Lösung für eine 1. Version.

 

Verbesserungsvorschläge

  • Konfiguration der Trefferanzahl für jeden User individuell (wie in den pers. Optionen)
  • Übersetzung für verschiedene Bereiche der UI anbieten
  • Sicherheitsrolle mit der bestimmt werden kann, wer die übergreifende Suche nutzen darf
  • Unterstützung der Mobile Version
  • Suche/Filter innerhalb der Suchergebnisse – Suche weiter verfeinern können
  • In der Administration: Ausschluss von Suchwörtern – z.B. Suche nach “und”
  • Angebot von Kombinationssuchfiltern: Alle Entitäten mit Suchbegriff X + enthält Notiz
  • Eine eigene Ansicht den jeweiligen Entitäten hinzufügen, in denen gesucht werden kann.

           Damit könnte über die Konfiguration dieser Ansicht dann auch eine individuelle Reihen-
           folge der Spalten pro Entität konfiguriert / angeboten werden.

 

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5 Gedanken zu “Microsoft Dynamics CRM 2011 | Add-Ons Check–Universal Search

  1. Hallo Carsten, gut gelöst für den „Ersten Schuß“.

    Leider kann ich nicht nach Ort innerhalb der Adresse suchen. Die Eingabe von z.b. Berlin (in meiner Testumgebung 23 Adressen) für zu keinem Ergebnis.

    Ansonsten sicher noch ausbaufähig. Danke für den Test hierzu.

  2. Hallo Carsten.
    Super Blog.
    Ich hätte ne Frage. Weisst du ob man von Sonoma Support für das Universal Search bekommt und wenn ja wie/wo?
    Ich müsste wissen, ob wir das in unserem Anpassungs-CRM einbauen und dann in unsere Lösung integrieren können. Dann unsere Lösung wie immer exportieren und in den anderen Systemen diese Lösung importieren.
    Danke Gruss Peter

  3. Sehr nettes Tool, hab’s grad vorher kurzem noch die PowerGlobalSearch von PowerPack installiert, da wir in unserem Unternehmen so ein Tool suchen. Allerdings kostet das von Powerpack eine Kleinigkeit. Da ist das von Sonoma eine echte alternative! Nur das Thema „Deutsche CRM Umgebung“ ist wie immer ein Knackpunkt.

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