Microsoft Dynamics CRM 2011 | Prozess Toolbar richtig einsetzen

Oppty_ProcessToolbarWer sich mit den neuen Oberflächen beschäftigt, der wird sich zwangsläufig auch mit den neuen Geschäftsprozessen und der Prozess-Toolbar auseinander-setzen.

In dem Artikel auf dem Microsoft Dynamics CRM Team Blog finden sich bereits erste Hinweise auf mögliche Anpassungen der Prozesse.

Da ich jedoch immer wieder auf die Verwendung und mögliche Einsatzgebiete dieser neuen Werkzeugleiste angesprochen werde, möchte ich in meinem heutigen Artikel auf ein paar Fragestellungen eingehen, um die Funktionsweise besser verstehen, und damit den Einsatzbereich besser beurteilen zu können.

Grundsätzliche Definition:

Zunächst einmal sind die Prozesse in einzelne Phasen und diese wiederum in einzelne Schritte gegliedert. In jeder Phase kann man mehrere Schritte hinzufügen. Die Schritte wiederum bestehen aus einer Bezeichnung und einem Attribut (Feld). Jeglicher Attributstyp kann dabei theoretisch zum Einsatz kommen.

Mit wie vielen Phasen kann man Arbeiten?

Insgesamt kann ich 30 Phasen in einem Prozess hinzufügen. Jede Phase kann ich unterschiedlich benennen.

Praxistipp: Natürlich sollte man keine 30 Phasen hinzufügen, sondern dies wiederum in Relation zu den genutzten Bildschirmauflösungen sehen. Üblicherweise lassen sich 5 – 6 Phasen sehr gut darstellen. Alles darüber hinaus ist entweder mit Scrollen oder aber mit dem Umstand verbunden, dass man die Phasentitel nicht mehr lesen kann.

 

Wie viele Schritte können hinzugefügt werden? Und kann ich die Anzeige (Reihenfolge) beeinflussen?

Während innerhalb des Editors die Reihenfolge der Felder / Schritte verändert werden kann, stellt man auf der Form selbst fest, dass jeweils nach 3 Attributen die Spalte automatisch wechselt und nach 30 Schritten innerhalb einer Phase ein Hinzufügen weiterer Attribute nicht mehr möglich ist.

Praxistipp: Die Prozessschritte werden nach 3 Schritten automatisch in die nächste Spalte umgebrochen. Je nach Bildschirmauflösung hat man damit 4 bis 5 Spalten, bevor man innerhalb der Prozess-Toolbar eine Scrollleiste angeboten bekommt.

 

Wann gelangt man automatisch in die nächste Phase?

Process_Toolbar_Next_PhaseHat man innerhalb einer Phase alle Schritte abgeschlossen, dann wechselt das System automatisch in die nächste Phase. Die vorherige Phase wird dann mit einem Häkchen gekennzeichnet und die aktuelle Phase mit einem (aktiv) gekennzeichnet. Zusätzlich ist die aktive Phase dunkelblau dargestellt.

Wie schließt man einen Schritt ab?

Je nachdem, welches Attribut als Schritt hinzugefügt wurde, reicht die Eingabe eines Wertes. Bei einem Währungsfeld beispielsweise reicht die Eingabe eines Betrages, bei einem Textfeld (mehrzeilig) die Eingabe von Text.

Ich habe meinen Phasen Optionsfelder (Ja/Nein) hinzugefügt, kann den Schritt jedoch nicht beenden. Was mache ich falsch?

Process_Toolbar_Yes_No_Options

Schaut man sich Optionsfelder (Zweier-Option) etwas genauer an, so stellt man in der Toolbar fest, dass es immer einen vorgegebenen Wert gibt und einen “erledigt”-Wert.

Process_Toolbar_Two_Options_No

 

Es lohnt sich daher ein genauerer Blick auf das Attribut. Man stellt fest, dass der Vorgabe-Wert (z.B. “Als erledigt markieren” den Wert 0 hat.

Hingegen hat die “erledigt”-Option den Wert 1.

In der Praxis kann man eine solche Option nur dann abschließen, wenn der Wert = 1 ist.

Wollte man also Beispielsweise ein neues Feld hinzufügen “Kunde informieren” und bietet “Ja/Nein” zur Auswahl, gibt jedoch keinen Wert als Vorgabe vor, so gilt der Schritt nur als erledigt, wenn der Wert = 1 ist. In diesem Fall gilt eine Option “Kunde nicht informieren” also “nein” als ein nicht erledigter Prozessschritt. Dies sollte man bei der Auswahl seiner Optionsfelder also berücksichtigen.

 

Was passiert bei eigenen Optionsfeldern?

Legt man eigene Optionslisten an, so sollte man unbedingt einen Wert “unbekannt” oder “—“ in die Optionsauswahl mit aufnehmen. Denn auch hier gilt: Der Schritt gilt nur dann als abgeschlossen, wenn ein Wert angegeben wurde.

Wird das Feld also leer belassen, gilt der Schritt nicht als abgeschlossen und somit kann nicht automatisch in die nächste Phase gewechselt werden.

 

Kann ich Suchfelder ebenfalls als Attribut hinzufügen?

Ja, auch Suchfelder können hinzugefügt werden.

Eine Besonderheit gibt es hier jedoch, die gern übersehen wird. Füge ich Beispielsweise auf der Form die Suchfelder Kunde und Ansprechpartner hinzu, so kann ich das Suchfeld Ansprechpartner dahingehend konfigurieren, dass nur jene Kontakte angezeigt werden, die im Bezug zum ausgewählten Kunden (Firma) stehen. Sprich eine vorgefilterte Liste.

Füge ich beide Suchfelder in dieser Konfiguration der Prozess-Toolbar hinzu, so ist die Auswahlliste der Ansprechpartner auch nach Auswahl eines Kunden (Firma) nicht gefiltert.

Das Verhalten ist also nicht konsistent zur Form, was bei dem User ein Kopfschütteln auslösen kann.

————-

Berücksichtigt man diese Limitierungen in seinen Design-Prozessen, lassen sich einige Geschäftsprozesse mit Hilfe dieser neuen Werkzeugleiste stützen. Kombiniert mit Prozessen kann man viele Prozesse sinnvoll automatisieren oder unterstützen.

Nicht vergessen sollte man dabei, dass dies ein erster Schritt der neuen Möglichkeiten darstellt und mit kommenden Releases die Funktionen und Erweiterungen mit Sicherheit ausgebaut werden könnten.

 

Technorati Tags:

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s